مخطط انسيابي لعملية إدارة المعايير المرجعية
سير عمل لإدارة المعايير المرجعية: استرجاع معيار معتمد، والتحقق من الهوية والحالة، ومعالجة المادة غير المناسبة، واستكمال الفحوص الإضافية، وتحديث سجل المعيار.
ما هي مخطط انسيابي لعملية إدارة المعايير المرجعية؟
قد تبقى المعايير المرجعية موجودة فعلياً بعد زمن طويل من غموض سجلها أو حالتها أو استخدامها المقصود. يبدأ هذا القالب من طلب أو مراجعة، ويتحقق من توافر معيار معتمد وسجل حالي قبل أن يسترجعه أمين العهدة. وغياب المصدر أو السجل يصبح مسار تحقيق، لا مبرراً لاستبدال حاوية لم يُتحقق منها.
ثم يفصل التدفق بين الملاءمة وأي فحص إضافي أو إعادة تأهيل يتطلبها الإجراء المحلي. فالمادة غير الملائمة تُعزل لتقييم الأثر، بينما يعود المعيار المسموح بصرفه المضبوط عبر السجل المركزي مع استخدامه ومتابعته. كيّف ضوابط العهدة والتخزين والتأهيل والاستخدام وفق أنواع المعايير والطرق في موقعك.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- بداية من طلب أو مراجعة تؤكد وجود معيار معتمد وسجل حالي قبل الاسترجاع.
- مسار تحقيق في السجل المفقود يعود إلى قرار استرجاع مضبوط.
- قرار ملاءمة مع عزل وتقييم أثر للمعيار المقيَّد أو المشكوك فيه.
- فرع فحص إضافي قبل الصرف المضبوط، يليه سجل معيار واحد محدَّث.
متى تستخدم هذا القالب
- تصرف أو تسترجع أو تراجع أو تعيد معايير مرجعية تُستخدم في أنشطة تحليلية أو أنشطة ضبط الجودة.
- يحتاج أمين عهدة المعايير ومستخدمو المختبر إلى تسليمات أوضح للسجلات المفقودة أو الحالة غير المعتادة أو الفحص الإضافي المطلوب.
- تريد التمييز بين الإدارة اليومية للمعايير وعملية التأهيل الأولي لمعيار مرشح جديد.
كيف تعمل
حدّد السجل الرئيسي
حدّد السجل الذي يثبت هوية المعيار ومصدره وحالته وموقعه وتاريخ استخدامه وأي محفّز مراجعة محلي. ووضّح الدور الذي يحدّث السجل بعد الصرف أو الإعادة أو الإيقاف أو المتابعة.
اضبط تسليمات العهدة
استبدل خطوات الاسترجاع والصرف العامة بأدوار العهدة لديك وصلاحيات الوصول إلى التخزين وضوابط الإعادة. وأدرج المسار الذي يتبعه المستخدمون حين يتعذر العثور على المعيار أو السجل المتوقع.
حدّد الفحوص الإضافية محلياً
سمِّ الحدث الذي يستدعي فحصاً آخر أو إعادة تأهيل والمراجع الذي يقرر اكتماله. وأبقِ المعايير الخاصة بالطريقة في الإجراء الحاكم بدلاً من تقريرها في سير العمل المشترك هذا.
الأسئلة الشائعة
ماذا يغطي مخطط عملية إدارة المعايير المرجعية؟
يرسم دورة الحياة الاعتيادية من طلب أو مراجعة عبر الاسترجاع والتحقق من الهوية والحالة وأي فحص إضافي مطلوب والصرف المضبوط وتحديث سجل المعيار. كما يحتفظ بمسار مستقل للمادة المفقودة أو غير الملائمة أو التي تحتاج إلى تقييم أثر.
لماذا تحتاج المعايير المرجعية إلى عملية إدارة مستقلة؟
غالباً ما تكون للمعايير المرجعية عهدة مركزية واستخدام محدد وتاريخ يجب أن يبقى مرتبطاً بالحاوية الفعلية. وتجعل العملية المخصصة هذه التسليمات ظاهرة بدلاً من التعامل مع المعيار كمخزون عادي.
ماذا يجب أن يحدث حين لا يكون المعيار المرجعي ملائماً للاستخدام؟
اعزله ضمن ضبط الحالة المحلي، وقيّم ما إذا كانت حالته تؤثر في عمل سابق أو مخطط له، وسجّل القرار والمتابعة. ويعتمد الإجراء التالي على المعيار والطريقة والإجراء المحلي، لذا لا يفرض القالب تصرفاً واحداً.
أين تندرج هذه العملية
في معظم المؤسسات تأتي هذه العملية بعد مخطط انسيابي لعملية تأهيل المعايير المرجعية.
تأتي قبلها
- مخطط انسيابي لعملية تأهيل المعايير المرجعية — سير عمل لتأهيل المعايير المرجعية: تحديد الهوية والمصدر والاستخدام المقصود، ومراجعة الأدلة، وتقييم المرشح، واعتماده أو إيقافه، وتسجيل شروط التأهيل.