كيفية إنشاء مخطط جانت في Excel، ومتى تكون أداة جانت أفضل
كيف تصنع مخطط جانت في Excel بمخطط أشرطة مكدّسة، وما لا يستطيعه Excel (بلا اعتماديات ولا إعادة جدولة تلقائية)، وكيف تحوّل جدول المهام نفسه إلى مخطط جانت في QueryChart.
لا يملك Excel نوع مخطط باسم جانت. الطريقة المعتادة مخطط أشرطة مكدّسة تُخفى سلسلته الأولى، فيرسم الأشرطة لكنه لا يعرف شيئاً عن الاعتماديات.
باختصار
- لا يملك Excel نوع مخطط جانت: الطريقة المعتادة مخطط أشرطة مكدّسة تُخفى فيه سلسلة تواريخ البدء.
- تأتي الأشرطة من تواريخ بدء ومدد مكتوبة، فالتأخير يعني إعادة كتابة كل تاريخ بعده.
- لا يعرف Excel الاعتماديات ولا المعالم الرئيسية ولا المجموعات ولا المسار الحرج ما لم تبنها.
- انسخ جدول مهامك والصقه في جدول جانت في QueryChart: وإن سمّى السطر الأول الأعمدة طُوبقت بأسمائها.
- لا يوجد رفع ملفات لمخططات جانت بعد، وملفات Microsoft Project غير مدعومة.
كيف تعمل طريقة Excel، وأين تتوقف
لا يحتوي Excel على مخطط جانت في قائمة أنواع المخططات. وما يسمّيه الناس مخطط جانت في Excel هو مخطط أشرطة مكدّسة مبني على جدول مهام فيه تاريخ بدء ومدة. تُجعل السلسلة الأولى، أي تواريخ البدء، غير مرئية، فتبقى السلسلة الثانية، أي المدد، أشرطة عائمة في موضعها الصحيح على محور التاريخ. ويُعكس ترتيب المهام لتظهر أولاها في الأعلى. وتقدّم Microsoft أيضاً قوالب مخطط جانت لتخطيط المشاريع، تغلّف الفكرة نفسها في ورقة عمل بصيغ وتنسيق شرطي.
هذه الطريقة مناسبة لجدول صغير بسيط لا يتغير كثيراً. وهي سيئة حين يتحرك الجدول، لسبب واحد: الأشرطة تُرسم من تواريخ البدء والمدد التي تكتبها، ولا شيء في المصنّف يعرف أن مهمة تعتمد على أخرى. فإن تأخرت المهمة 3 أسبوعاً وجب أن تعيد كتابة بدء المهمة 4، ثم 5، ثم كل مهمة تلتها. والاعتماديات والمعالم الرئيسية بوصفها شيئاً مميزاً والمسار الحرج وخط اليوم كلها أشياء تبنيها بنفسك بالصيغ والتنسيق، أو تستغني عنها.
تقلب أداة جانت هذا الوضع. تُدخل المدد والاعتماديات وتُحسب التواريخ. والجدول الذي لديك في Excel هو معظم المُدخلات: أسماء المهام والمدد. تبني الخطوات أدناه نسخة Excel أولاً لترى بالضبط ما تحصل عليه، ثم تبيّن كيف تنقل الجدول نفسه إلى QueryChart. لا يوجد رفع ملفات لمخططات جانت بعد؛ تنسخ الصفوف في Excel وتلصقها في الجدول بجانب المخطط.
يعرض المثال أدناه نتيجة ذلك اللصق لخطة فعالية: جدول من المهام والمدد والاعتماديات، والجدول الزمني الناتج عنه.
الجدول نفسه، مخطط جانت محسوباً
خطة فعالية من خمس عشرة مهمة. الأعمدة هي نفسها التي ستكون لديك في Excel: المهمة والمجموعة والمدة وما تنتظره. أما التواريخ فمحسوبة.
المهام ومددها
«تحديد الميزانية والأهداف» و«اختيار المكان وحجزه» و«تأكيد الموعد والمكان» بمدد 3 و8 و0 أيام عمل. في Excel كنت ستكتب تاريخ بدء لكل منها؛ أما هنا فتكتب المدة وما تتبعه فقط.
ما ينتظر ماذا
«دعوة المتحدثين وتأكيدهم» تبدأ بعد الميزانية وتجري بجانب المكان، و«إعداد جدول الفعالية» ينتظرها وينتظر «تأكيد الموعد والمكان». و«طلبات الضيافة والصوتيات» تنتظر جدول الفعالية.
التداخل والالتقاء
«الترويج والرسائل البريدية» تبدأ بعد يومين من «فتح صفحة الفعالية والتسجيل»، فتتداخل مع «فترة التسجيل». و«إحاطة الفريق والمتحدثين» و«فترة التسجيل» يجب أن تنتهيا قبل «يوم الفعالية».
المتابعة، والتاريخ
«رسائل الشكر» و«استبيان الآراء» كلتاهما تتبعان «يوم الفعالية»، و«تقرير الختام» ينتظرهما معاً. ثبّت «يوم الفعالية» على تاريخه الحقيقي فيشير المخطط إليه بعلامة إن كان العمل السابق له لا يكتمل في الوقت، وهذا ما لا يستطيع مخطط جانت في Excel المبني على تواريخ مكتوبة أن يخبرك به.
كيف تعمل
جهّز الجدول في Excel
ضع أسماء المهام في العمود A وتواريخ البدء في العمود B والمدد بالأيام في العمود C. وأضف تاريخ الانتهاء في العمود D إن شئت، بوصفه البدء مضافاً إليه المدة.
أدرج مخطط أشرطة مكدّساً
حدّد أسماء المهام وتواريخ البدء والمدد، ثم أدرج مخطط أشرطة مكدّساً. تصير تواريخ البدء والمدد سلسلتين، تُرسمان إحداهما بعد الأخرى.
أخفِ سلسلة البدء
نسّق السلسلة الأولى، أي تواريخ البدء، بلا تعبئة. فتطفو المدد في الموضع الصحيح على المحور. اضبط الحد الأدنى للمحور على أول تاريخ بدء.
ضع المهمة الأولى في الأعلى
فعّل خيار عرض الفئات بترتيب عكسي على المحور الرأسي لتظهر المهمة الأولى في الأعلى.
اعرف ما ليس لديك
لا يربط المصنّف بين المهام. يمكنك إضافة عمود للسوابق إن شئت، لكن لا شيء يقرؤه: تغيير مدة لا يحرّك أي شريط آخر.
أو الصق الجدول في QueryChart
افتح مخطط جانت، وانسخ الصفوف من Excel مع سطر الترويسة، والصقها في عمود «المهمة» (Task). تُطابَق الأسماء المهمة (Task) والبدء (Start) والانتهاء (End) والمدة (Duration) وتعتمد على (Depends on) والتقدّم (Progress) والمجموعة (Group) والمسؤول (Owner) بأسمائها، وتُقبل الأسماء الإنجليزية أيضاً؛ وتُقرأ التواريخ بصيغة ISO أو بترتيب لغتك الرقمي، فقد يعني تاريخ مثل 3/4 يوم 3 أبريل أو 4 مارس.
أخطاء ينبغي تجنّبها
لصق تواريخ بترتيب مختلف
التاريخ المكتوب 3/4 يُقرأ بترتيب لغتك، وقد لا يكون الترتيب الذي استخدمه جدولك. نسّق عمود التاريخ بصيغة yyyy-mm-dd في Excel قبل النسخ.
لصق عمود حالة (Status)
يقرأ QueryChart العمود المسمّى Status تقدّماً، ويفهم النسبة المئوية أو كلمة Done. أما كلمات أخرى مثل In progress فلا تُفهم وتُعلَّم الخلية.
توقّع انتقال اعتماديات Excel
يُقرأ عمود السوابق (Predecessors) على أنه «تعتمد على» (Depends on)، برقم المهمة أو اسمها. أما الاعتماديات التي رسمتها أسهماً أو ملاحظات في Excel فليست في الخلايا، ولذلك لا تنتقل.
الاحتفاظ بنسختين
متى صارت الخطة في QueryChart فحرّرها هناك. تحرير نسخة Excel أيضاً يعني أن تختلف النسختان.
حوّل جدول Excel إلى مخطط جانت
افتح خطة الفعالية كمخطط خاص بك، ثم الصق صفوفك في جدولها.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
هل في Excel مخطط جانت مدمج؟
لا يوجد نوع مخطط يسمّى جانت. الطريقة المعتادة مخطط أشرطة مكدّس تُخفى فيه سلسلة تواريخ البدء، وتنشر Microsoft أيضاً قوالب مخطط جانت لتخطيط المشاريع لـ Excel.
هل يستطيع مخطط جانت في Excel إظهار الاعتماديات؟
ليس من تلقاء نفسه. تُرسم الأشرطة من تواريخ البدء والمدد، ولا شيء يربط مهمة بأخرى ما لم تكتب الصيغ بنفسك.
كيف أنقل مخطط جانت من Excel إلى QueryChart؟
انسخ صفوف المهام والمدد والسوابق من ورقة العمل، مع سطر ترويسة، والصقها في جدول جانت في QueryChart. لا يوجد رفع ملفات بعد.
ما الذي يفعله QueryChart ولا يفعله Excel؟
يحسب كل تاريخ من المدد والاعتماديات، ويدعم أربعة أنواع من الاعتماديات مع تأخير، ويُظهر المسار الحرج، ويرسم المعالم الرئيسية والمراحل، ويتيح سحب الأشرطة على المخطط. ولا يوازن الموارد ولا يتتبع التكلفة، وهو ما يستطيعه جدول البيانات إن بنيته.