كيفية إنشاء مخطط تدفق العملية

كيف تعمل

1. سمِّ القارئ والغرض

   اكتب جملة واحدة: من يفتح هذا المخطط، وأي سؤال يفتحه ليجيب عنه. فتدريب شخص على أداء عمل، وإصلاح نقاط التسليم بين فريقين، والبحث عن الموضع الذي تضيع فيه أسابيع من الدورة، ثلاثة أسئلة مختلفة، وهي تنتج ثلاثة مخططات مختلفة الحجم للعمل نفسه.

2. ثبّت درجة التفصيل كقاعدة مكتوبة

   اكتبها قبل أن تطبع شيئاً: المربع وحدة عمل لها مالك واحد ونتيجة واحدة، ولا شيء بداخلها يغيّر إلى أين يمضي المسار بعدها. وحدّد سقفاً لعدد المربعات كذلك — من عشرة إلى عشرين للإجراء، ومن عشرين إلى أربعين للعملية التي تعبر الفرق — وعامل التجاوز كخطأ في المستوى لا كدليل على الإتقان.

3. اكتب الخطوات في صفوف عند تلك الدرجة

   عمود «نص المربع» في كل صف مربع واحد، والمخطط يُبنى كما تُبنى الصفوف. امشِ في العملية بترتيبها وقاوم توسيع الجزء الذي تصادف أنك تعرفه أكثر من غيره؛ فقاعدة درجة التفصيل هي ما يجيب عمّا إذا كانت الخطوة التي تريد تقسيمها خطوتين حقاً. والتخطيط يُولَّد، فلا شيء تعيد ترتيبه بعد ذلك.

4. رقّم المسارات وسمِّ المفترقات

   يأخذ عمود «الوصل إلى» أرقام الصفوف التي تقود إليها الخطوة، مفصولة بفواصل عند تعددها، ويحمل «نص الخط» وسوم التفرعات بالترتيب نفسه. والرقم الأصغر من رقم الصف الذي يقع فيه يرسم حلقة راجعة — وهكذا يقول المخطط إن العمل يتكرر دون أن ينزل إلى مستوى أدق.

5. املأ عمودَي المسار ثم افصل الانتفاخ

   عمود «المسار الأفقي» يحمل المرحلة وعمود «المسار الرأسي» يحمل المالك. ثم ابحث عن الانتفاخ: المرحلة التي تحمل ثلاثة أضعاف مربعات جاراتها. انقل محتواها إلى مخطط ثانٍ عند المستوى الأدق، واترك في الأصل مربعاً واحداً مسمّى بنتيجته، وأحِل إلى المخطط الابن من تعليق ذلك الصف.

6. اختبر المستوى على القارئ الذي سمّيته

   تتبّع المخطط المكتمل مع قارئ الخطوة الأولى، واسأل عن كل مربع سؤالاً واحداً: هل حجمه خاطئ بالنسبة إليه؟ توقّع جوابين — مربع واحد يريد فتحه، وثلاثة لم يحتجها قط. ثم اكتب القارئ والمستوى في عنوان المخطط، ليجد من يقترح مربعاً جديداً نطاقاً معلناً يحاجّه به.

الأسئلة الشائعة

ما هو مخطط تدفق العملية؟

مخطط لخطوات عملية وقراراتها، مرسوم عند مستوى تفصيل واحد مختار. والمصطلح يغطي ثلاثة مستندات متمايزة: مخطط على مستوى الإجراء لعمل واحد، ومخطط على مستوى العملية لعمل يعبر عدة فرق ويُرسم عادةً بمسارات، ومخطط على مستوى السلسلة لدورة كاملة كالشراء حتى السداد. وهي تشترك في الرموز وتجيب عن أسئلة مختلفة، ولهذا يجب أن يُعلن المستوى لا أن يُفترض.

هل مخطط تدفق العملية هو المخطط الانسيابي نفسه؟

في الاستعمال الإداري هما مترادفان: مخطط تدفق العملية مخطط انسيابي لعملية. أما في الهندسة الكيميائية وهندسة العمليات فلا. فمخطط تدفق العملية هناك مُخرَج هندسي محدد يُظهر المعدات والتيارات ومعدلات التدفق وحلقات التحكم الرئيسية، وتحكمه المواصفة ISO 10628، ومخطط النشاط الذي يقصده معظم الناس يُسمّى هناك مخططاً انسيابياً للعملية أو خريطة عملية. فاحسم أيّ الاثنين هو المطلوب قبل أن ترسم شيئاً.

كيف أقسّم مخطط تدفق العملية إلى عمليات فرعية؟

اترك مربعاً واحداً في المخطط الأب ودع الابن يملك المستوى الذي تحته. و«إجراء طرح توريد والترسية» هو الفاصل في المثال: يبقيه الأب مربعاً واحداً ينتهي وسمه بالنتيجة التي يعتمد عليها السهم التالي — الترسية — ويبدأ المخطط الابن بالحدث الذي يستقبله ذلك المربع وينتهي عند تلك النتيجة بالضبط. وهذا يجعل الحد قابلاً للاختبار: اقرأ الصف الأخير في الابن، فلا بد أن يذكر ما وعد به مربع الأب. لا شيء يُرسم مرتين، وكل مخطط يحمل مستوى واحداً.

أي مستوى من مخطط تدفق العملية أرسم أولاً؟

المستوى الذي يطابق المشكلة التي أمامك، وهو غالباً مستوى العملية الذي يعبر الفرق. فنقاط التسليم بين الوظائف هي حيث يتعثّر العمل، وذلك المستوى وحده هو الذي يُظهرها. وارسم مستوى السلسلة حين يكون السؤال أين تفقد الدورة كلها أسابيعها، وارسم مستوى الإجراء فقط حين يجب تدريب أحد على عمل بعينه. أما إنتاج الثلاثة دفعة واحدة فيمنحك ثلاثة مخططات ستتناقض فيما بينها خلال ربع سنة.