如何建立流程文档体系
如何搭一个两年后依然站得住脚的流程文档体系：一份指名责任人的流程清单、按变动频率设定的复审间隔，以及给每一张滞后的流程图记上一个日期。
运作方式
先写流程清单，再画任何图
把组织跑的每一条流程列出来，一条一行，写上对它的描述负责的那个人名、它应当被记录到什么颗粒度，以及它有多关键。要预料到这份清单比担心的要短，而归属那一列会是争论的焦点。只要那一列还有空格，别的东西都建不起来。
按变动频率定复审间隔
从这条流程过去两年实际改动的频次来取间隔，而不是从制度里的默认值来取：改过三次的定六个月，五年没动过的定两年。把间隔、下一个到期日和记录颗粒度都写进清单，这三件事就不必在每次修订时重新吵一遍。
先把元流程搭成一张图表
在记录任何一条真实流程之前，先把你们自己那条文档路线写成行：什么触发复审、谁确认责任人、要征求谁的意见、谁审批、怎么发布和培训。把这些阶段填进“方框文字”一列，用“连线至”一列按行号把它们连起来。后面每一份文件都从它继承。
把审批层级作为决策放到图上
分流那一行的“形状”填决策，各个层级按“连线至”里的数字写进“连线文字”，这样一次修订走哪条路，在起草之前就已经确定。用“横向泳道”一列放阶段，用“纵向泳道”一列放责任人，让图表显示出制度归口部门和审批机构不是一回事。
把退回回路画成一个向后的行号
审批把工作退回去，是一个指向更靠前那一行的行号，而不是事后有人在图上补画的一支箭头。因为“连线至”一列装的是数据，这条回路在它上方插入一个步骤之后依然成立。一张只有向前流动的图表，描述的是一个从未有过一次不同意见的审批机构。
拿文档库自己的日期去审它
每个季度数四个数：过了复审日期的文件、没有指名责任人的文件、流程先于流程图变化的文件，以及复审后没有改动的记录。最后一个是健康指标。在结束这一次清点之前，先把下一次写进清单，因为没有下一个日期的清点会自然失效，文档库随即恢复衰减。
常见问题
什么是流程文档体系？
它是让一整套流程文档保持真实的那套规则和角色，与文件本身是两回事：一份每条流程只有一位指名责任人的清单、每条流程被记录到什么颗粒度、一个到期日真能送达那些责任人的复审间隔、一个被测量出来的文档库落后于实际工作的速度，以及一条创建、审批、发布和废止文件的路线。模板是其中最不重要的。真正的检验是：对一份三年没人碰过的文件，登记册说了些什么。
流程清单里应该有什么？
一条流程一行：流程名称、作为个人而不是团队的责任人、它被记录到的颗粒度、关键程度、现行版本存放在哪里，以及最近一次复审和下一次到期的日期。另外两列很快就能赚回自己的位置——这条流程运行在哪些系统里，它告诉你一次系统迁移会让什么失效；以及它是为满足哪一条条款而存在的，它告诉你审核员会要求看什么。清单先行，因为后面每一个决定都是对它的一次查询。
流程文档体系应该由谁负责？
由一个人负责，而且不是持有文件最多的那个人。体系责任人掌管清单、元流程和复审日期登记册；每份文件的责任人掌管内容。把两者合并，就会出现那个熟悉的故障：每一次修订都排在唯一那位懂这套体系的人后面，而这条队列会被当成人手问题上报，而不是被当成设计问题。只要提醒是自动的、每位责任人都是一个名字，每周半天就能撑起五十条流程的文档库。
流程文档应该存放在哪里？
清单说在哪里就在哪里——这正是存放位置要成为清单里的一列、而不是对整个文档库拍板一次的原因。质量管理体系、wiki 和共享盘都能存放一个现行版本；但它们谁也说不出哪些流程根本没有现行版本。所以真正的检验不是选哪个平台，而是登记册里每一行是否都写明了它把读者送去的地方，以及到了那里拿到的是不是登记册所声称的那一版。清单里没有行的流程，对任何平台选择都是不可见的。