試算表流程地圖範本（投標回應）
以一次投標回應建構的試算表流程地圖範本：五欄階段、五條負責人泳道、一道抓出內部日期落在截標期限之後的日期可行性關卡，以及四個有紀錄的結局。
運作方式
把五條負責人泳道改成你們的職能
把銷售、投標經理、技術審閱人、法律與高層發起人換成你們自己投標團隊裡的職能。凡是可以把工作壓下來的，都給一條泳道：如果報價在你們公司由財務負責，財務就要有一條泳道，而不是把「編製報價與商務回應」留在銷售泳道。一條你講不出它作甚麼決定的泳道，就是一條可以合併的泳道。
把你們的要求行貼進去，一條編號要求一行
沿用買方自己的編號，令回應可以對照規格逐條核對，並在每一行的負責人欄填一位具名人士。那個欄填團隊名稱，就等於這一行沒有人負責，而它正是最後一個星期會不見了的那一行。
訂好日期關卡背後的預留時間
背後沒有預留時間的日期關卡，會通過每一份計劃。這張圖在最後預留至少兩個工作天用作彙整、簽署與上載，因為採購平台會排隊、會超時。把這個數字改成你們最近三次遞交實際需要的時間，並由期限往前倒推編排，而不是由今天往後排。
說明由誰簽署投標決定，以及在哪個金額
「投標還是不投標？」在這裡落在高層發起人泳道。如果在你們機構裡，銷售總監可以在某個合約金額以下自行決定，就把門檻與貨幣寫進這個判斷，並加上第二條路線。沒有寫明的門檻，意味著每一次投標都要升級，或者一次都不用。
把合約條款的出口修到只剩你們有的
條款判斷提供三個：可以接受、須澄清、風險不可接受。如果買方不設提問期，就刪掉澄清分支；而即使你們從未用過，也要保留退出分支——正是這條分支令走開變成一個決定，而不是一次錯過的期限。
把法律部移到你們的澄清期迫使它去的位置
在建立要求行那一步，這張圖叫你當時就把合約附件交給法律部，而不是等到審閱關卡，因為澄清期限通常會先關閉，而在那之後對一項條款就只能接受或拒絕。如果你們的買方做法不同，就把那項指示移到法律部真正閱讀的位置，然後重讀日期關卡：改動一位負責人甚麼時候開始，就會改動現在是誰的日期不可能。
常見問題
投標回應流程有哪些階段？
五個，而它們對應這張圖的階段欄。資格審核：登記招標邀請、為商機評分，並作出投標或不投標的決定。規劃：把招標要求拆成有負責人的逐行並附上內部日期，然後對照期限檢查這些日期。草擬：撰寫附證據的技術回應，並編製報價。審閱：檢驗回應是否完整，以及合約條款的風險是否可以接受。遞交：彙整文件包、取得簽署、上載並保存收據。小額投標會把中間三個壓縮，但一次略過規劃階段的投標，就是那次在最後一個上午才發現從來沒有預約過審閱人的投標。
一次投標回應由誰負責，各個步驟又由誰負責？
投標經理端到端負責這條流程：要求行、內部日期、催促、彙整。銷售負責買方關係、資格評分、報價與澄清問題。技術審閱人負責判斷一個回應是否完整並有證據支持。法律負責合約條款上的風險立場。高層發起人負責投標或不投標的決定，而且僅此而已，這也是為甚麼那條泳道只有一個步驟；已彙整文件包的簽署落在投標經理身上，因為他是唯一處於能說出這份文件包完成了沒有的位置。這樣劃分之所以要緊，是因為大部分投標追蹤表的負責人欄記的是誰草擬一行，而不是誰為投標準時到達問責。
如果內部日期排不進期限之前會怎樣？
你去問，而這張圖迫使你早問。日期檢查不通過時，流程走向向買方申請延期。如果延期獲批，這次投標回到重新規劃，要求行按新期限重新定日期。如果不獲批，就退出投標並通知買方，這個結果比中標差，但比在期限當日甚麼都交不出好得多。把這道關卡放在要求行剛剛有了負責人之後，重點就是那時仍然申請得到延期。一個星期之後，通常就申請不到了。
我可以單靠試算表運行一次投標回應嗎？
任務可以由它運行。次序看不見，而投標正是敗在次序上：一行的日期只有放在它所等待的那一行旁邊才有意義。流程地圖正是令一個不可能的日期看得見的東西，也是令一次沒有人負責的交接看上去像一個缺口而不是一個空格的東西。伸手去找 Data Visualizer 增益集（Excel 版）的讀者，追求的是同一個形狀；Microsoft 建議改用的路徑是 Visio Plan 2，以及在 Visio 桌面應用程式裡建立的 Data Visualizer 圖表。在投標這件事上要另找工具，理由是五位負責人必須同時在同一份文件上工作：Microsoft 記錄桌面版共同編輯要求每一位作者都有 Visio Plan 2，並表示一位網頁版作者與一位桌面版作者無法同時編輯同一個檔案。在這裡，整個團隊編輯同一個網址，而那張表仍然就是那張圖，所以一個日期改動時，沒有東西需要重畫。