Proceskort fra regneark (svar på udbud)
Skabelon til et proceskort bygget på et udbudssvar: fem fasekolonner, fem ejerbaner, et kontrolpunkt for datoer der fanger interne frister efter afleveringsfristen, og fire registrerede slutpunkter.
Hvad er proceskort fra regneark (svar på udbud)?
De fleste processer af denne slags er allerede skrevet ned. Ikke som et diagram: som et ark. Der findes et faneblad med én række pr. krav, en kolonne med ejernavne, en kolonne med interne datoer og en farve til status. Nogle gange er det en fuld RACI-matrix med roller hen over toppen og et R eller et A i hver celle. Det fortæller dig, hvem der gør hvad, og i et tilbuds levetid er det reelt brugbart. Hvad det ikke fortæller dig, er rækkefølgen. En opgaveliste er en mængde og ikke en sekvens, og intet i den registrerer, at Jura ikke kan læse et bilag, før bilaget findes, eller at spørgefristen lukker længe før nogen når til kontraktvilkårene.
Så når fejlen kommer, er den regnestykke, og et ark er meget godt til at skjule regnestykker. Hver dato ser fornuftig ud på sin egen linje. Læs rækkerne sammen, holdt op mod afleveringsfristen og mod den rækkefølge, arbejdet faktisk skal ske i, og tre af dem viser sig at være umulige: den tekniske gennemgang skal ske dagen efter, at skrivningen slutter, den juridiske læsning er lagt efter spørgefristen er lukket, og den sidste dag bærer både samling og upload. Ingen har løjet. Hver ejer sagde ja til en dato sat fremad fra i dag frem for bagud fra fristen, og arket spurgte aldrig, hvad der kommer efter hvad.
Diagrammet herunder er det ark kortlagt. Et udbudssvar løber over fem fasekolonner (Kvalificering, Planlægning, Udarbejdelse, Gennemgang og Aflevering) og fem ejerbaner, for ejerkolonnen lavede reelt arbejde hele tiden, og hvert navn i den markerer en overlevering. Det går fra et udbudsmateriale til et af fire registrerede slutpunkter, og det lægger regnestykket op på siden som et kontrolpunkt: datotjekket ligger umiddelbart efter, at kravene er delt op i rækker med ejere, og et nej fører til en anmodning om udsættelse frem for til håb. Hver gennemgang, der kan sige nej, har et sted at sende arbejdet tilbage til.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fem fasekolonner (Kvalificering, Planlægning, Udarbejdelse, Gennemgang, Aflevering) krydset med fem ejerbaner (Salg, Tilbudsansvarlig, Teknisk reviewer, Jura og Ledelsessponsor), så arkets ejerkolonne bliver en synlig overlevering frem for en celle.
- Kvalificering i salgsbanen: "Modtag udbudsmaterialet", derefter "Score muligheden mod bud/ikke-bud-kriterierne", derefter "Byd eller afstå?" truffet af ledelsessponsoren, hvis afslag ender ved "Afståelse registreret med begrundelse" frem for i tavshed.
- Det kontrolpunkt for datoer, opgavelisten ikke kan levere: "Ligger alle interne datoer før fristen?" kører umiddelbart efter "Opdel udbuddet i kravrækker med ejere", og et nej fører til "Giver ordregiveren udsættelse?", som enten sender tilbuddet tilbage til ny planlægning eller trækker det.
- To kontrolpunkter til gennemgang i forskellige baner: "Er det tekniske svar komplet og dokumenteret?" sender udokumenterede svar tilbage til "Skriv de tekniske svar med dokumentation", mens "Er ordregiverens kontraktvilkår acceptable?" har tre udgange, hvoraf én er en sløjfe gennem "Stil et afklarende spørgsmål til ordregiveren".
- Aflevering behandlet som en kontrolleret begivenhed: "Uploadet og kvitteret inden fristen?" adskiller en fejlet upload med tid tilbage på uret, som fører tilbage til "Saml og godkend det endelige tilbudsmateriale", fra en frist der er overskredet.
- Fire eksplicitte slutpunkter: "Tilbud afleveret inden fristen", "Afståelse registreret med begrundelse", "Tilbud trukket tilbage og ordregiveren orienteret" og "Aflevering nåede ikke fristen", så ingen vej i arket løber ud uden et udfald, nogen kan rapportere.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Arbejdet ligger allerede i en oversigt med en ejerkolonne og en datokolonne, og du har brug for at vide, om de datoer overlever at blive sat i rækkefølge.
- Du har en RACI-matrix for processen, og den kan stadig ikke sige, hvad der sker som det næste, når en reviewer siger nej.
- En aflevering kom for sent eller var tæt på, og evalueringen bagefter skal navngive en overlevering frem for en person.
- To personer mener, at de ejer den samme kravrække, og ingen ejer hullet mellem skrivning og den juridiske læsning.
- Du overdrager et igangværende tilbud til den, der dækker for dig i næste uge, og opgavelisten bærer opgaverne, men ikke rækkefølgen.
Sådan fungerer det
Omdøb de fem ejerbaner til jeres funktioner
Erstat Salg, Tilbudsansvarlig, Teknisk reviewer, Jura og Ledelsessponsor med funktionerne i jeres eget tilbudsteam. Giv en bane til alt, der kan holde arbejdet op: hvis prissætningen ligger hos Økonomi hos jer, får Økonomi en bane frem for at lade "Byg prissætningen og det kommercielle svar" ligge i salgsbanen. En bane, du ikke kan navngive en beslutning for, er en bane, du kan lægge sammen.
Indsæt jeres kravrækker, én pr. nummereret krav
Bevar ordregiverens egen nummerering, så svaret kan holdes op mod kravspecifikationen, og sæt en navngiven person i ejerkolonnen på hver række. Et teamnavn i den kolonne er en række uden ejer, og det er den række, der bliver væk i den sidste uge.
Fastsæt reserven bag datotjekket
Et datotjek uden reserve bag sig godkender hver plan. Dette diagram reserverer mindst to arbejdsdage til sidst til samling, godkendelse og upload, fordi udbudsportaler danner kø og timer ud. Ret det tal til det, jeres tre seneste afleveringer reelt krævede, og planlæg bagud fra fristen frem for fremad fra i dag.
Angiv, hvem der træffer bud-beslutningen, og ved hvilket beløb
"Byd eller afstå?" ligger her i ledelsessponsorens bane. Kan en salgsdirektør afgøre det under en kontraktværdi hos jer, så skriv grænsen og valutaen ind i beslutningen og tilføj den anden rute. En uformuleret grænse betyder, at hvert tilbud eskalerer, eller at intet gør.
Skær udgangene ved kontraktvilkårene ned til dem, I har
Beslutningen om vilkår tilbyder tre: acceptable, kræver afklaring, uacceptabel risiko. Slet grenen om afklaring, hvis ordregiveren ikke har et spørgsmålsvindue, og behold grenen om at trække tilbuddet, selv om I aldrig har brugt den: det er den gren, der gør det at gå fra bordet til en beslutning frem for til en overskredet frist.
Flyt Jura derhen, hvor jeres spørgefrist tvinger den hen
På trinnet, hvor kravrækkerne oprettes, siger dette diagram, at I skal give Jura kontraktbilagene allerede dér frem for at vente til gennemgangen, fordi spørgefristen som regel lukker først, og derefter kan et vilkår kun accepteres eller afvises. Arbejder jeres ordregivere anderledes, så flyt den instruks derhen, hvor Jura faktisk læser, og læs derefter datotjekket igen: ændrer man, hvornår én ejer begynder, ændrer man også, hvis datoer der nu er umulige.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke faser består et udbudssvar af?
Fem, og de svarer til fasekolonnerne i dette diagram. Kvalificering: registrér materialet, score muligheden og træf en beslutning om at byde eller afstå. Planlægning: opdel udbuddet i kravrækker med ejere og interne datoer, og hold de datoer op mod fristen. Udarbejdelse: skriv de tekniske svar med dokumentation, og byg prissætningen. Gennemgang: prøv svaret for fuldstændighed og kontraktvilkårene for acceptabel risiko. Aflevering: saml materialet, indhent godkendelse, upload det og gem kvitteringen. Små tilbud presser de tre midterste sammen, men et tilbud, der springer planlægningsfasen over, er netop det, der den sidste formiddag opdager, at en reviewer aldrig blev booket.
Hvem ejer et udbudssvar, og hvem ejer hvert trin?
Den tilbudsansvarlige ejer processen fra start til slut: kravrækkerne, de interne datoer, opfølgningen, samlingen. Salg ejer relationen til ordregiveren, kvalificeringsscoren, prissætningen og de afklarende spørgsmål. Den tekniske reviewer ejer, om et svar er komplet og dokumenteret. Jura ejer risikopositionen på kontraktvilkårene. Ledelsessponsoren ejer beslutningen om at byde eller afstå og intet andet, og det er derfor, den bane kun indeholder ét trin; godkendelsen af det samlede materiale ligger hos den tilbudsansvarlige, som er den eneste, der er i stand til at sige, om materialet er færdigt. Opdelingen betyder noget, fordi ejerkolonnen i de fleste tilbudsoversigter registrerer, hvem der skriver en række, og ikke hvem der er ansvarlig for, at tilbuddet kommer rettidigt frem.
Hvad sker der, hvis de interne datoer ikke kan ligge før fristen?
Så spørger man, og diagrammet tvinger dig til at spørge tidligt. Når datotjekket fejler, går forløbet til en anmodning om udsættelse hos ordregiveren. Gives udsættelsen, vender tilbuddet tilbage til ny planlægning, og kravrækkerne dateres om mod den nye frist. Afvises den, trækkes tilbuddet, og ordregiveren orienteres, hvilket er et dårligere udfald end at vinde og et markant bedre end at aflevere ingenting på dagen. Pointen med at lægge kontrolpunktet umiddelbart efter, at rækkerne har fået ejere, er, at en udsættelse stadig kan bedes om dér. En uge senere kan den som regel ikke.
Kan jeg køre et udbudssvar fra regnearket alene?
Du kan køre opgaverne fra det. Du kan ikke se rækkefølgen, og rækkefølgen er dér, tilbud fejler: en rækkes dato betyder først noget ved siden af den række, den venter på. Kortet er det, der gør en umulig dato synlig, og det, der gør en overlevering uden ejer til et hul frem for til en blank celle. Læsere, der greb efter Data Visualizer-tilføjelsesprogrammet til Excel, var ude efter netop denne form; den vej, Microsoft anbefaler i stedet, er Visio Plan 2 og et Data Visualizer-diagram oprettet i Visio-desktopappen. Grunden til at se andre steder netop på et tilbud er, at fem ejere skal arbejde i ét dokument samtidig: Microsoft dokumenterer, at samtidig redigering på desktop kræver Visio Plan 2 for hver forfatter, og skriver, at en forfatter på nettet og en forfatter på desktop ikke kan redigere den samme fil samtidig. Her redigerer hele teamet én URL, og arket er stadig diagrammet, så intet skal tegnes om, når en dato flytter sig.