Mapa de procesos desde hoja de cálculo (respuesta a una licitación)

Cómo funciona

1. Renombra los cinco carriles con tus funciones

   Sustituye Ventas, Responsable de la oferta, Revisor técnico, Legal y Patrocinador ejecutivo por las funciones de tu propio equipo de ofertas. Dale carril a todo lo que pueda retener el trabajo: si en tu empresa el precio lo lleva Finanzas, Finanzas se lleva un carril en lugar de dejar «Elaborar la oferta económica y las condiciones» en el carril de Ventas. Un carril para el que no puedes nombrar una decisión es un carril que puedes fusionar.

2. Pega tus filas de requisitos, una por requisito numerado

   Conserva la numeración del propio comprador para poder contrastar la respuesta con el pliego, y pon una persona con nombre en la columna de responsable de cada fila. Un nombre de equipo en esa columna es una fila sin asignar, y es la fila que desaparece en la última semana.

3. Fija la reserva que hay detrás de la puerta de fechas

   Una puerta de fechas sin reserva detrás aprueba cualquier plan. Este diagrama reserva al menos dos días laborables al final para montar, aprobar y subir, porque los portales de compras encolan las subidas y expiran. Cambia esa cifra por lo que hayan necesitado de verdad tus tres últimas presentaciones, y planifica hacia atrás desde el plazo límite y no hacia delante desde hoy.

4. Di quién firma la decisión de licitar, y a partir de qué importe

   «¿Presentar oferta o no?» está aquí en el carril del Patrocinador ejecutivo. Si en tu organización un director comercial puede decidir por debajo de un valor de contrato, escribe el umbral y la moneda en la decisión y añade la segunda vía. Un umbral sin declarar significa que se escalan todas las ofertas o ninguna.

5. Recorta las salidas de condiciones contractuales a las que tengas

   La decisión de condiciones ofrece tres: aceptables, necesitan aclaración, riesgo inaceptable. Borra la rama de aclaración si el comprador no abre ventana de preguntas, y conserva la rama de retirada aunque no la hayáis usado nunca: es la rama que convierte el retirarse en una decisión y no en un plazo incumplido.

6. Mueve a Legal a donde lo obligue tu ventana de aclaraciones

   En el paso donde se crean las filas de requisitos, este diagrama te dice que pases a Legal los anexos contractuales entonces y no cuando llegue la puerta de revisión, porque el plazo de aclaraciones se cierra antes y a partir de ahí una cláusula solo se puede aceptar o rechazar. Si tus compradores funcionan de otra manera, mueve esa instrucción a donde Legal lea de verdad, y después vuelve a leer la puerta de fechas: cambiar cuándo empieza un responsable cambia a quién le resultan imposibles ahora las fechas.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las etapas de un proceso de respuesta a una licitación?

Cinco, y se corresponden con las columnas de fase de este diagrama. Cualificación: registrar la invitación, puntuar la oportunidad y tomar la decisión de presentar oferta o no. Planificación: desglosar la licitación en filas de requisitos con responsable y fechas internas, y contrastar esas fechas con el plazo límite. Redacción: escribir las respuestas técnicas con evidencias y elaborar la oferta económica. Revisión: comprobar que la respuesta está completa y que las condiciones contractuales tienen un riesgo aceptable. Presentación: montar el dosier, obtener la aprobación, subirlo y guardar el acuse. Las ofertas pequeñas comprimen las tres fases centrales, pero una oferta que se salta la planificación es la que descubre la última mañana que a un revisor no se le reservó nunca.

¿Quién es responsable de una respuesta a licitación, y de cada paso?

El responsable de la oferta es dueño del proceso de extremo a extremo: las filas de requisitos, las fechas internas, el seguimiento y el montaje. Ventas es dueño de la relación con el comprador, de la puntuación de cualificación, del precio y de las preguntas de aclaración. El revisor técnico es dueño de si una respuesta está completa y acreditada. Legal es dueño de la posición de riesgo sobre las condiciones contractuales. El patrocinador ejecutivo es dueño de la decisión de presentar oferta o no y de nada más, y por eso ese carril tiene un solo paso; la aprobación del dosier montado es del responsable de la oferta, que es la única persona en posición de decir si el dosier está terminado. Repartirlo así importa porque la columna de responsable de la mayoría de los seguimientos de ofertas registra quién redacta una fila, no quién responde de que la oferta llegue a tiempo.

¿Qué pasa si las fechas internas no caben antes del plazo límite?

Se pregunta, y el diagrama te obliga a preguntar pronto. Cuando la comprobación de fechas falla, el flujo pasa a una petición de prórroga al comprador. Si la concede, la oferta vuelve a replanificarse y las filas de requisitos se refechan contra el nuevo plazo. Si la deniega, la oferta se retira y se informa al comprador, que es un desenlace peor que ganar y mucho mejor que no presentar nada el día señalado. El sentido de poner la puerta justo después de asignar responsable a las filas es que en ese momento todavía se puede pedir una prórroga. Una semana después, normalmente ya no.

¿Puedo llevar una respuesta a licitación solo con la hoja de cálculo?

Puedes llevar las tareas. No puedes ver la secuencia, y la secuencia es donde fallan las ofertas: la fecha de una fila solo significa algo al lado de la fila por la que espera. El mapa es lo que hace visible una fecha imposible, y lo que hace que un traspaso sin dueño parezca una brecha en lugar de una celda en blanco. Quien recurría al complemento Data Visualizer para Excel buscaba esta misma forma; la vía que Microsoft recomienda en su lugar es Visio Plan 2 y un diagrama de Data Visualizer creado en la aplicación de escritorio de Visio. La razón para mirar a otro sitio en una oferta concretamente es que cinco responsables tienen que trabajar sobre un mismo documento a la vez: Microsoft documenta la coautoría en escritorio como algo que requiere Visio Plan 2 para todos los autores, y dice que un autor en la web y uno en escritorio no pueden editar el mismo archivo al mismo tiempo. Aquí el equipo entero edita una URL, y la hoja sigue siendo el diagrama, así que no hay que redibujar nada cuando una fecha se mueve.