Mapa de procesos desde hoja de cálculo (respuesta a una licitación)
Plantilla de mapa de procesos desde hoja de cálculo sobre una respuesta a licitación: cinco fases, cinco carriles de responsable, una puerta que detecta las fechas internas posteriores al plazo límite y cuatro finales registrados.
¿Qué es mapa de procesos desde hoja de cálculo (respuesta a una licitación)?
La mayoría de los procesos de este tipo ya está escrita. No como un diagrama, sino como una hoja. Hay una pestaña con una fila por requisito, una columna de nombres de responsable, una columna de fechas internas y un color para el estado. A veces es una matriz RACI completa, con los roles arriba y una R o una A en cada celda. Te dice quién hace qué, y durante lo que dura una oferta es de verdad útil. Lo que no te dice es el orden. Una lista de tareas es un conjunto, no una secuencia, y nada en ella registra que Legal no puede leer un anexo antes de que el anexo exista, ni que la ventana de aclaraciones se cierra mucho antes de que alguien llegue a las condiciones contractuales.
Así que el fallo, cuando llega, es aritmético, y una hoja es muy buena escondiendo aritmética. Cada fecha parece razonable en su propia línea. Lee las filas juntas, contra el plazo de presentación y contra el orden en que el trabajo tiene que ocurrir de verdad, y tres de ellas resultan imposibles: la revisión técnica vence el día siguiente a que termine la redacción, la lectura de Legal está agendada después de que se haya cerrado el plazo de aclaraciones, y el último día lleva a la vez el montaje y la subida. Nadie ha mentido. Cada responsable aceptó una fecha planificada hacia delante desde hoy en lugar de hacia atrás desde el plazo límite, y la hoja no preguntó nunca qué va después de qué.
El diagrama de abajo es esa hoja mapeada. Una respuesta a licitación recorre cinco columnas de fase (Cualificación, Planificación, Redacción, Revisión y Presentación) y cinco carriles de responsable, porque la columna de responsable venía haciendo trabajo real todo el tiempo y cada nombre marca un traspaso. Va de una invitación a uno de cuatro finales registrados, y pone la aritmética en la página como una puerta: la comprobación de fechas está justo después de desglosar los requisitos en filas con responsable, y un no lleva a una petición de prórroga en lugar de a la esperanza. Cada revisión que puede rechazar tiene un sitio al que devolver el trabajo.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cinco columnas de fase (Cualificación, Planificación, Redacción, Revisión y Presentación) cruzadas con cinco carriles de responsable (Ventas, Responsable de la oferta, Revisor técnico, Legal y Patrocinador ejecutivo) para que la columna de responsable de la hoja se convierta en un traspaso visible en lugar de una celda.
- La cualificación en el carril de Ventas: «Recibir la invitación a licitar», después «Puntuar la oportunidad con los criterios de licitación» y después «¿Presentar oferta o no?», que toma el patrocinador ejecutivo y cuya negativa termina en «Decisión de no licitar, con su motivo» en lugar de en silencio.
- La puerta de viabilidad de fechas que una lista de tareas no puede dar: «¿Todas las fechas internas caen antes del plazo límite?» va justo después de «Desglosar la licitación en filas de requisitos con responsable», y un no pasa a «¿El comprador concede una prórroga?», que o devuelve la oferta a replanificarse o la retira.
- Dos puertas de revisión en carriles distintos: «¿La respuesta técnica está completa y con evidencias?» devuelve las respuestas sin acreditar a «Redactar las respuestas técnicas con evidencias», mientras «¿Son aceptables las condiciones contractuales del cliente?» tiene tres salidas, una de ellas un bucle por «Plantear una pregunta de aclaración al comprador».
- La presentación tratada como un hecho comprobado: «¿Subida y con acuse antes del plazo límite?» separa una subida fallida con tiempo todavía en el reloj, que vuelve a «Montar y aprobar el dosier final de respuesta», de un plazo que ya ha vencido.
- Cuatro finales explícitos («Respuesta presentada dentro del plazo», «Decisión de no licitar, con su motivo», «Oferta retirada y comprador informado» y «Presentación fuera de plazo») para que ninguna vía de la hoja se pierda sin un desenlace que alguien pueda comunicar.
Cuándo usar esta plantilla
- El trabajo ya vive en un seguimiento con columna de responsable y columna de fechas, y necesitas saber si esas fechas sobreviven a ponerse en orden.
- Tienes una matriz RACI del proceso y sigue sin poder decirte qué pasa después cuando un revisor dice no.
- Una presentación llegó tarde, o casi tarde, y el análisis posterior necesita señalar un traspaso en lugar de una persona.
- Dos personas creen que la misma fila de requisitos es suya, y de la brecha entre la redacción y la lectura de Legal no es dueño nadie.
- Vas a dejar una oferta en marcha a quien te cubra la semana que viene, y la lista de tareas lleva las tareas pero no la secuencia.
Cómo funciona
Renombra los cinco carriles con tus funciones
Sustituye Ventas, Responsable de la oferta, Revisor técnico, Legal y Patrocinador ejecutivo por las funciones de tu propio equipo de ofertas. Dale carril a todo lo que pueda retener el trabajo: si en tu empresa el precio lo lleva Finanzas, Finanzas se lleva un carril en lugar de dejar «Elaborar la oferta económica y las condiciones» en el carril de Ventas. Un carril para el que no puedes nombrar una decisión es un carril que puedes fusionar.
Pega tus filas de requisitos, una por requisito numerado
Conserva la numeración del propio comprador para poder contrastar la respuesta con el pliego, y pon una persona con nombre en la columna de responsable de cada fila. Un nombre de equipo en esa columna es una fila sin asignar, y es la fila que desaparece en la última semana.
Fija la reserva que hay detrás de la puerta de fechas
Una puerta de fechas sin reserva detrás aprueba cualquier plan. Este diagrama reserva al menos dos días laborables al final para montar, aprobar y subir, porque los portales de compras encolan las subidas y expiran. Cambia esa cifra por lo que hayan necesitado de verdad tus tres últimas presentaciones, y planifica hacia atrás desde el plazo límite y no hacia delante desde hoy.
Di quién firma la decisión de licitar, y a partir de qué importe
«¿Presentar oferta o no?» está aquí en el carril del Patrocinador ejecutivo. Si en tu organización un director comercial puede decidir por debajo de un valor de contrato, escribe el umbral y la moneda en la decisión y añade la segunda vía. Un umbral sin declarar significa que se escalan todas las ofertas o ninguna.
Recorta las salidas de condiciones contractuales a las que tengas
La decisión de condiciones ofrece tres: aceptables, necesitan aclaración, riesgo inaceptable. Borra la rama de aclaración si el comprador no abre ventana de preguntas, y conserva la rama de retirada aunque no la hayáis usado nunca: es la rama que convierte el retirarse en una decisión y no en un plazo incumplido.
Mueve a Legal a donde lo obligue tu ventana de aclaraciones
En el paso donde se crean las filas de requisitos, este diagrama te dice que pases a Legal los anexos contractuales entonces y no cuando llegue la puerta de revisión, porque el plazo de aclaraciones se cierra antes y a partir de ahí una cláusula solo se puede aceptar o rechazar. Si tus compradores funcionan de otra manera, mueve esa instrucción a donde Legal lea de verdad, y después vuelve a leer la puerta de fechas: cambiar cuándo empieza un responsable cambia a quién le resultan imposibles ahora las fechas.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las etapas de un proceso de respuesta a una licitación?
Cinco, y se corresponden con las columnas de fase de este diagrama. Cualificación: registrar la invitación, puntuar la oportunidad y tomar la decisión de presentar oferta o no. Planificación: desglosar la licitación en filas de requisitos con responsable y fechas internas, y contrastar esas fechas con el plazo límite. Redacción: escribir las respuestas técnicas con evidencias y elaborar la oferta económica. Revisión: comprobar que la respuesta está completa y que las condiciones contractuales tienen un riesgo aceptable. Presentación: montar el dosier, obtener la aprobación, subirlo y guardar el acuse. Las ofertas pequeñas comprimen las tres fases centrales, pero una oferta que se salta la planificación es la que descubre la última mañana que a un revisor no se le reservó nunca.
¿Quién es responsable de una respuesta a licitación, y de cada paso?
El responsable de la oferta es dueño del proceso de extremo a extremo: las filas de requisitos, las fechas internas, el seguimiento y el montaje. Ventas es dueño de la relación con el comprador, de la puntuación de cualificación, del precio y de las preguntas de aclaración. El revisor técnico es dueño de si una respuesta está completa y acreditada. Legal es dueño de la posición de riesgo sobre las condiciones contractuales. El patrocinador ejecutivo es dueño de la decisión de presentar oferta o no y de nada más, y por eso ese carril tiene un solo paso; la aprobación del dosier montado es del responsable de la oferta, que es la única persona en posición de decir si el dosier está terminado. Repartirlo así importa porque la columna de responsable de la mayoría de los seguimientos de ofertas registra quién redacta una fila, no quién responde de que la oferta llegue a tiempo.
¿Qué pasa si las fechas internas no caben antes del plazo límite?
Se pregunta, y el diagrama te obliga a preguntar pronto. Cuando la comprobación de fechas falla, el flujo pasa a una petición de prórroga al comprador. Si la concede, la oferta vuelve a replanificarse y las filas de requisitos se refechan contra el nuevo plazo. Si la deniega, la oferta se retira y se informa al comprador, que es un desenlace peor que ganar y mucho mejor que no presentar nada el día señalado. El sentido de poner la puerta justo después de asignar responsable a las filas es que en ese momento todavía se puede pedir una prórroga. Una semana después, normalmente ya no.
¿Puedo llevar una respuesta a licitación solo con la hoja de cálculo?
Puedes llevar las tareas. No puedes ver la secuencia, y la secuencia es donde fallan las ofertas: la fecha de una fila solo significa algo al lado de la fila por la que espera. El mapa es lo que hace visible una fecha imposible, y lo que hace que un traspaso sin dueño parezca una brecha en lugar de una celda en blanco. Quien recurría al complemento Data Visualizer para Excel buscaba esta misma forma; la vía que Microsoft recomienda en su lugar es Visio Plan 2 y un diagrama de Data Visualizer creado en la aplicación de escritorio de Visio. La razón para mirar a otro sitio en una oferta concretamente es que cinco responsables tienen que trabajar sobre un mismo documento a la vez: Microsoft documenta la coautoría en escritorio como algo que requiere Visio Plan 2 para todos los autores, y dice que un autor en la web y uno en escritorio no pueden editar el mismo archivo al mismo tiempo. Aquí el equipo entero edita una URL, y la hoja sigue siendo el diagrama, así que no hay que redibujar nada cuando una fecha se mueve.