Modèle de carte de processus de feuille de calcul (réponse à un appel d'offres)
Un modèle de carte de processus de feuille de calcul construit sur une réponse à un appel d'offres : cinq colonnes de phases, cinq voies réservées aux propriétaires, une porte de date-faisabilité qui détecte les dates internes tombant…
Qu'est-ce que le processus modèle de carte de processus de feuille de calcul (réponse à un appel d'offres) ?
La plupart des processus de ce type sont déjà écrits. Pas sous forme de diagramme : sous forme de feuille. Il y a un onglet avec une ligne par exigence, une colonne de noms de propriétaires, une colonne de dates internes et une couleur pour le statut. Parfois, il s'agit d'une matrice RACI complète, avec des rôles en haut et un R ou un A dans chaque cellule. Il vous indique qui fait quoi et, pour la durée d'une offre, il est véritablement utile. Ce qu'il ne vous dit pas, c'est l'ordre. Une liste de tâches est un ensemble, pas une séquence, et rien n'indique que le service juridique ne peut pas lire un calendrier avant que celui-ci n'existe, ou que la fenêtre de clarification se ferme bien avant que quiconque n'atteigne les termes du contrat.
Donc l’échec, quand il survient, est arithmétique, et une feuille est très efficace pour cacher l’arithmétique. Chaque date semble raisonnable sur sa propre ligne. Lisez les lignes ensemble, par rapport au délai de soumission et par rapport à l'ordre dans lequel le travail doit effectivement être effectué, et trois d'entre elles s'avèrent impossibles : la révision technique est prévue le lendemain de la fin de la rédaction, la lecture juridique est réservée après la clôture du délai de clarification, et le dernier jour concerne à la fois l'assemblage et le téléchargement. Personne n'a menti. Chaque propriétaire a accepté une date fixée à partir d'aujourd'hui plutôt qu'à reculer par rapport à la date limite, et la feuille n'a jamais demandé ce qui suivrait quoi.
Le graphique ci-dessous est cette feuille cartographiée. Une réponse à un appel d'offres s'étend sur cinq colonnes de phases (Qualifier, Planifier, Ébauche, Révision, Soumettre) et cinq voies de propriétaire, car la colonne du propriétaire faisait un vrai travail depuis le début et chaque nom qu'elle contient marque un transfert. Cela va d'une invitation à l'une des quatre fins enregistrées, et cela place l'arithmétique sur la page comme une porte : la vérification de la date a lieu immédiatement après que les exigences sont divisées en lignes possédées, et un non conduit à une demande de prolongation plutôt qu'à un espoir. Chaque critique qui peut refuser a un endroit où renvoyer le travail.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq colonnes de phase (Qualifier, Planifier, Brouillon, Réviser, Soumettre) croisées avec cinq voies de propriétaire (Ventes, Gestionnaire d'offres, Réviseur technique, Sponsor juridique et Exécutif) afin que la colonne du propriétaire de la feuille devienne un transfert visible au lieu d'une cellule.
- Qualification dans le couloir de vente : "Recevoir l'appel d'offres", puis "Évaluer l'opportunité par rapport aux critères d'offre", puis "**Enchère ou pas d'enchère ?**" prise par le sponsor exécutif, dont le refus se termine par « Non-offre enregistrée avec son motif » plutôt que par le silence.
- La porte de date-faisabilité que la liste de tâches ne peut pas fournir : « Est-ce que toutes les dates internes arrivent avant la date limite ? s'exécute immédiatement après « Diviser l'offre en lignes d'exigences détenues » et un non va à « L'acheteur accorde-t-il une prolongation ? », ce qui renvoie l'offre à la re-planification ou la retire.
- Deux portes d'examen dans des voies différentes : « La réponse technique est-elle complète et justifiée ? renvoie les réponses non prouvées à « Rédiger les réponses techniques avec preuves », tandis que « Les conditions contractuelles du client sont-elles acceptables ? dispose de trois sorties, dont une en boucle via « Poser une question de clarification avec l'acheteur ».
- Soumission traitée comme un événement vérifié : « Téléchargé et reçu avant la date limite ? » sépare un téléchargement échoué avec une heure encore affichée, qui revient à « Assembler et signer le pack de réponses final », d'une date limite dépassée.
- Quatre terminaisons explicites ("Réponse soumise avant la date limite", "Aucune offre enregistrée avec sa raison", "Offre retirée et acheteur notifié" et "Soumission non respectée dans les délais") de sorte qu'aucun chemin dans la feuille ne se termine sans un résultat que quiconque puisse rapporter.
Quand utiliser ce modèle
- L'œuvre se trouve déjà dans un tracker avec une colonne propriétaire et une colonne date, et vous devez savoir si ces dates survivent à la mise en ordre.
- Vous disposez d'une matrice RACI pour le processus et elle ne peut toujours pas vous dire ce qui se passe ensuite lorsqu'un évaluateur dit non.
- Une soumission est arrivée tardivement, ou presque, et l'autopsie doit nommer un transfert plutôt qu'une personne.
- Deux personnes croient détenir la même ligne d’exigences, et personne n’est propriétaire de l’écart entre la rédaction et la lecture juridique.
- Vous remettez une offre en direct à celui qui vous remplacera la semaine prochaine, et la liste des tâches contient les tâches mais pas la séquence.
Comment cela fonctionne
Renommez les cinq voies propriétaires selon vos fonctions
Remplacez les ventes, le gestionnaire d'offre, le réviseur technique, le sponsor juridique et exécutif par les fonctions de votre propre équipe d'offre. Donnez une voie à tout ce qui peut retarder le travail : si la tarification relève du service financier de votre entreprise, le service financier obtient une voie plutôt que de laisser « Construire la tarification et la réponse commerciale » dans la voie des ventes. Une voie pour laquelle vous ne pouvez pas nommer de décision est une voie que vous pouvez fusionner.
Collez vos lignes d'exigences, une par exigence numérotée
Conservez la numérotation de l'acheteur afin que la réponse puisse être vérifiée par rapport à la spécification, et placez une personne nommée dans la colonne propriétaire de chaque ligne. Un nom d'équipe dans cette colonne est une ligne non attribuée, et c'est la ligne qui a disparu la semaine dernière.
Mettre la réserve derrière le guichet de date
Une porte de date sans réserve derrière elle passe chaque plan. Ce tableau réserve au moins deux jours ouvrables à la fin pour l'assemblage, la signature et le téléchargement, car les portails d'approvisionnement font la queue et expirent. Changez ce chiffre en fonction de vos trois dernières soumissions réellement nécessaires et planifiez à rebours à partir de la date limite plutôt qu'à partir d'aujourd'hui.
Dites qui signe la décision d'appel d'offres et à quelle valeur
"Enchère ou pas d'enchère ?" se trouve dans la voie des sponsors exécutifs ici. Si un directeur commercial peut décider en dessous d'une valeur contractuelle dans votre organisation, écrivez le seuil et la devise dans la décision et ajoutez le deuxième itinéraire. Un seuil non indiqué signifie que chaque offre augmente ou qu'aucune n'augmente.
Réduisez les termes du contrat à ceux dont vous disposez
La décision en termes de termes en propose trois : acceptable, nécessite des éclaircissements, risque inacceptable. Supprimez la branche de clarification si l'acheteur ne lance aucune fenêtre de questions, et conservez la branche de retrait même si vous ne l'avez jamais utilisée : c'est la branche qui fait du retrait une décision plutôt qu'un délai manqué.
Déplacez le légal là où votre fenêtre de clarification l'oblige
À l'étape où les lignes d'exigences sont créées, ce tableau vous indique de remettre les calendriers contractuels au lieu d'attendre la porte de révision, car le délai de clarification se termine généralement en premier et après cela, une condition ne peut être qu'acceptée ou refusée. Si vos acheteurs travaillent différemment, déplacez cette instruction là où la loi se lit réellement, puis relisez la porte de date : changer le moment où un propriétaire commence des changements dont les dates sont désormais impossibles.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes d’un processus de réponse à un appel d’offres ?
Cinq, et ils correspondent aux colonnes de phase de ce graphique. Qualifiez-vous : enregistrez l'invitation, notez l'opportunité et prenez une décision d'enchère ou de non-enchère. Plan : divisez l'appel d'offres en lignes d'exigences propres avec des dates internes et vérifiez ces dates par rapport à la date limite. Brouillon : rédigez les réponses techniques avec des preuves et construisez la tarification. Examen : testez l'exhaustivité de la réponse et les termes du contrat pour déterminer le risque acceptable. Soumettre : assemblez le pack, obtenez l'approbation, téléchargez-le et conservez le reçu. Les petites offres compriment les trois offres du milieu, mais une offre qui saute la phase de planification est celle qui découvre le dernier matin qu'un évaluateur n'a jamais été réservé.
À qui appartient une réponse tendre et à qui appartient chaque étape ?
Le gestionnaire d'offres est propriétaire du processus de bout en bout : les lignes d'exigences, les dates internes, la poursuite, l'assemblage. Les ventes sont responsables de la relation acheteur, du score de qualification, de la tarification et des questions de clarification. Il appartient à l'examinateur technique de savoir si une réponse est complète et prouvée. Le service juridique détient la position de risque sur les termes du contrat. Le sponsor exécutif est propriétaire de la décision d'offre ou de non-offre et rien d'autre, c'est pourquoi cette voie ne contient qu'une seule étape ; la signature du pack assemblé revient au gestionnaire d'offres, qui est la seule personne en mesure de dire si le pack est terminé. Le diviser de cette façon est important car la colonne propriétaire dans la plupart des outils de suivi des enchères enregistre qui rédige une ligne, et non qui est responsable de l'arrivée de l'offre à temps.
Que se passe-t-il si les dates internes ne correspondent pas avant la date limite ?
Vous demandez, et le graphique vous fait demander tôt. Lorsque le contrôle de date échoue, le flux est dirigé vers une demande de prolongation auprès de l'acheteur. Si la prolongation est accordée, l'offre revient à la re-planification et les lignes d'exigences sont redatées par rapport à la nouvelle date limite. Si elle est refusée, l'offre est retirée et l'acheteur en est informé, ce qui est un résultat pire que de gagner et bien meilleur que de ne rien soumettre le jour même. L'intérêt de placer la porte immédiatement après la possession des lignes est qu'une extension peut toujours être demandée à ce moment-là. Une semaine plus tard, ce n’est généralement pas possible.
Puis-je lancer une réponse à un appel d’offres uniquement à partir de la feuille de calcul ?
Vous pouvez exécuter les tâches à partir de celui-ci. Vous ne pouvez pas voir la séquence, et c'est dans cette séquence que les enchères échouent : la date d'une ligne n'a de sens qu'à côté de la ligne sur laquelle elle attend. La carte est ce qui rend visible une date impossible et ce qui fait qu'un transfert sans propriétaire ressemble à un espace au lieu d'une cellule vide. Les lecteurs qui ont opté pour le complément Data Visualizer pour Excel recherchaient la même forme ; l'itinéraire recommandé par Microsoft est Visio Plan 2 et un diagramme Data Visualizer créé dans l'application de bureau Visio. La raison pour laquelle il faut chercher ailleurs dans une offre est spécifiquement que cinq propriétaires doivent travailler sur un document à la fois : Microsoft documente la co-création de bureau comme exigeant Visio Plan 2 pour chaque auteur, et indique qu'un auteur Web et un auteur de bureau ne peuvent pas modifier le même fichier en même temps. Ici, toute l'équipe modifie une URL, et la feuille reste le graphique, donc rien ne doit être redessiné lorsqu'une date bouge.