Tabellen-Prozesslandkarte: Angebot auf eine Ausschreibung
Prozesslandkarte aus einer Tabelle, gebaut auf einem Angebot für eine Ausschreibung: fünf Phasenspalten, fünf Verantwortungsbahnen, ein Terminprüftor, das interne Termine nach der Abgabefrist aufdeckt, und vier erfasste Endpunkte.
So funktioniert es
Benennen Sie die fünf Verantwortungsbahnen nach Ihren Funktionen
Ersetzen Sie Vertrieb, Angebotsmanagement, Fachprüfung, Recht und Geschäftsleitung durch die Funktionen in Ihrem eigenen Angebotsteam. Geben Sie allem eine Bahn, was die Arbeit aufhalten kann: Wenn die Preisgestaltung bei Ihnen in den Finanzen liegt, bekommen die Finanzen eine Bahn, statt „Preis- und kaufmännischen Teil erstellen“ in der Bahn Vertrieb zu lassen. Eine Bahn, für die Sie keine Entscheidung benennen können, ist eine Bahn, die Sie zusammenführen können.
Fügen Sie Ihre Anforderungszeilen ein, eine je nummerierter Anforderung
Behalten Sie die Nummerierung des Auftraggebers, damit sich die Antwort gegen das Leistungsverzeichnis prüfen lässt, und setzen Sie in die Verantwortlichenspalte jeder Zeile eine namentlich benannte Person. Ein Teamname in dieser Spalte bedeutet, dass die Zeile niemandem gehört — und es ist die Zeile, die in der letzten Woche verschwindet.
Legen Sie die Reserve hinter dem Terminprüftor fest
Ein Terminprüftor ohne Reserve dahinter lässt jeden Plan durch. Dieses Diagramm hält am Ende mindestens zwei Arbeitstage für Zusammenstellung, Freigabe und Upload frei, denn Vergabeportale bilden Warteschlangen und laufen in Zeitüberschreitungen. Ändern Sie die Zahl auf das, was Ihre letzten drei Abgaben tatsächlich gebraucht haben, und planen Sie von der Frist zurück statt von heute nach vorn.
Sagen Sie, wer die Angebotsentscheidung unterschreibt, und ab welchem Wert
„Angebot abgeben?“ liegt hier in der Bahn Geschäftsleitung. Wenn eine Vertriebsleitung in Ihrer Organisation unterhalb eines Auftragswerts entscheiden darf, schreiben Sie Grenze und Währung in die Entscheidung und ergänzen Sie den zweiten Weg. Eine unausgesprochene Grenze bedeutet, dass entweder jedes Angebot eskaliert oder keines.
Kürzen Sie die Ausgänge der Vertragsentscheidung auf die, die Sie haben
Die Entscheidung zu den Bedingungen bietet drei: akzeptabel, Klärung nötig, untragbares Risiko. Löschen Sie den Klärungszweig, wenn Ihr Auftraggeber kein Fragefenster führt, und behalten Sie den Rückzugszweig auch dann, wenn Sie ihn noch nie genutzt haben — er ist der Zweig, der aus dem Weggehen eine Entscheidung macht statt einer versäumten Frist.
Verschieben Sie Recht dorthin, wohin Ihr Fragefenster es zwingt
An dem Schritt, an dem die Anforderungszeilen entstehen, sagt dieses Diagramm Ihnen, Recht die Vertragsunterlagen dort zu geben und nicht erst am Prüftor zu warten, denn die Frist für Bieterfragen schließt in der Regel vorher, und danach lässt sich eine Klausel nur noch annehmen oder ablehnen. Wenn Ihre Auftraggeber anders arbeiten, verschieben Sie diese Anweisung dorthin, wo Recht tatsächlich liest, und lesen Sie dann das Terminprüftor neu: Zu ändern, wann ein Verantwortlicher beginnt, ändert, wessen Termine nun unmöglich sind.
Häufig gestellte Fragen
Aus welchen Phasen besteht die Bearbeitung einer Ausschreibung?
Aus fünf, und sie entsprechen den Phasenspalten in diesem Diagramm. Qualifizierung: die Aufforderung erfassen, die Chance bewerten und die Entscheidung über Abgabe oder Nichtabgabe treffen. Planung: die Ausschreibung in zugeordnete Anforderungszeilen mit internen Terminen zerlegen und diese Termine gegen die Frist prüfen. Entwurf: die fachlichen Antworten mit Nachweisen schreiben und den Preisteil erstellen. Prüfung: die Antwort auf Vollständigkeit und die Vertragsbedingungen auf tragbares Risiko prüfen. Abgabe: die Unterlagen zusammenstellen, freigeben, hochladen und die Quittung aufbewahren. Kleine Angebote verdichten die mittleren drei, aber ein Angebot, das die Planungsphase überspringt, ist genau das, das am letzten Morgen entdeckt, dass eine prüfende Person nie eingeplant war.
Wer verantwortet ein Angebot, und wer verantwortet jeden Schritt?
Das Angebotsmanagement verantwortet den Prozess von Anfang bis Ende: die Anforderungszeilen, die internen Termine, das Nachhalten, die Zusammenstellung. Der Vertrieb verantwortet die Beziehung zum Auftraggeber, die Bewertung, den Preis und die Bieterfragen. Die Fachprüfung verantwortet, ob eine Antwort vollständig und belegt ist. Recht verantwortet die Risikoposition zu den Vertragsbedingungen. Die Geschäftsleitung verantwortet die Entscheidung über Abgabe oder Nichtabgabe und sonst nichts — deshalb hält diese Bahn einen einzigen Schritt; die Freigabe der zusammengestellten Unterlagen liegt beim Angebotsmanagement, der einzigen Stelle, die sagen kann, ob die Unterlagen fertig sind. Diese Aufteilung ist wichtig, weil die Verantwortlichenspalte in den meisten Angebotsregistern festhält, wer eine Zeile schreibt, und nicht, wer dafür einsteht, dass das Angebot rechtzeitig eintrifft.
Was passiert, wenn die internen Termine nicht vor die Frist passen?
Sie fragen, und das Diagramm zwingt Sie, früh zu fragen. Scheitert die Terminprüfung, führt der Fluss zu einer Fristverlängerung beim Auftraggeber. Wird sie gewährt, kehrt das Angebot in die Planung zurück und die Anforderungszeilen werden gegen die neue Frist neu terminiert. Wird sie abgelehnt, wird das Angebot zurückgezogen und der Auftraggeber informiert — ein schlechteres Ergebnis als ein Gewinn und ein deutlich besseres als am Tag der Frist nichts abzugeben. Der Sinn, das Tor unmittelbar nach der Zuordnung der Zeilen zu setzen, ist, dass eine Verlängerung dann noch beantragt werden kann. Eine Woche später in der Regel nicht mehr.
Kann ich ein Angebot allein aus der Tabelle heraus steuern?
Die Aufgaben können Sie daraus steuern. Die Reihenfolge sehen Sie nicht, und in der Reihenfolge scheitern Angebote: Der Termin einer Zeile ist nur neben der Zeile aussagekräftig, auf die sie wartet. Die Landkarte ist das, was einen unmöglichen Termin sichtbar macht und was eine nicht zugeordnete Übergabe wie eine Lücke aussehen lässt statt wie eine leere Zelle. Wer zum Data Visualizer-Add-in für Excel gegriffen hat, war hinter genau dieser Form her; der von Microsoft empfohlene Weg ist stattdessen Visio Plan 2 und ein Data Visualizer-Diagramm, das in der Visio-Desktop-App erstellt wird. Der Grund, sich bei einem Angebot speziell umzusehen, ist, dass fünf Verantwortliche gleichzeitig an einem Dokument arbeiten müssen: Microsoft dokumentiert die gemeinsame Bearbeitung im Desktop als Visio Plan 2 für jede beteiligte Person und schreibt, dass eine Person im Web und eine Person im Desktop dieselbe Datei nicht gleichzeitig bearbeiten können. Hier bearbeitet das ganze Team eine URL, und die Tabelle ist weiter das Diagramm, sodass nichts neu gezeichnet werden muss, wenn sich ein Termin verschiebt.