Tabellen-Prozesslandkarte: Angebot auf eine Ausschreibung
Prozesslandkarte aus einer Tabelle, gebaut auf einem Angebot für eine Ausschreibung: fünf Phasenspalten, fünf Verantwortungsbahnen, ein Terminprüftor, das interne Termine nach der Abgabefrist aufdeckt, und vier erfasste Endpunkte.
Was ist tabellen-prozesslandkarte: angebot auf eine ausschreibung?
Prozesse dieser Art sind meist schon aufgeschrieben. Nicht als Diagramm, als Tabelle. Es gibt ein Blatt mit einer Zeile je Anforderung, eine Spalte mit Namen von Verantwortlichen, eine Spalte mit internen Terminen und eine Farbe für den Status. Manchmal ist es eine vollständige RACI-Matrix, mit Rollen am oberen Rand und einem R oder A in jeder Zelle. Sie sagt Ihnen, wer was tut, und für die Dauer eines Angebots ist sie wirklich nützlich. Was sie Ihnen nicht sagt, ist die Reihenfolge. Eine Aufgabenliste ist eine Menge und keine Abfolge, und nichts darin hält fest, dass Recht eine Vertragsunterlage nicht lesen kann, bevor sie existiert, oder dass die Frist für Bieterfragen lange schließt, bevor überhaupt jemand die Vertragsbedingungen erreicht.
Der Fehler ist deshalb, wenn er kommt, eine Rechenaufgabe, und Tabellen sind sehr gut darin, Rechenaufgaben zu verstecken. Jeder Termin sieht auf seiner eigenen Zeile vernünftig aus. Lesen Sie die Zeilen zusammen, gegen die Abgabefrist und gegen die Reihenfolge, in der die Arbeit tatsächlich passieren muss, und drei davon erweisen sich als unmöglich: Die Fachprüfung ist am Tag nach dem Ende des Entwurfs fällig, der rechtliche Blick ist nach dem Ende der Frist für Bieterfragen eingeplant, und der letzte Tag trägt Zusammenstellung und Upload gleichzeitig. Niemand hat gelogen. Jeder Verantwortliche hat einem Termin zugestimmt, der von heute nach vorn geplant war statt von der Frist zurück, und die Tabelle hat nie gefragt, was auf was folgt.
Das Diagramm unten ist diese Tabelle als Landkarte. Ein Angebot auf eine Ausschreibung läuft über fünf Phasenspalten (Qualifizierung, Planung, Entwurf, Prüfung, Abgabe) und fünf Verantwortungsbahnen, denn die Verantwortlichenspalte hat die ganze Zeit echte Arbeit geleistet und jeder Name darin markiert eine Übergabe. Es geht von einer Aufforderung zu einem von vier erfassten Endpunkten, und es stellt die Rechenaufgabe als Tor auf das Blatt: Die Terminprüfung liegt unmittelbar nach dem Zerlegen der Anforderungen in zugeordnete Zeilen, und ein Nein führt zu einer Fristverlängerung statt zu Hoffnung. Jede Prüfung, die ablehnen kann, hat einen Ort, an den sie die Arbeit zurückschicken kann.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Fünf Phasenspalten (Qualifizierung, Planung, Entwurf, Prüfung, Abgabe) gekreuzt mit fünf Verantwortungsbahnen (Vertrieb, Angebotsmanagement, Fachprüfung, Recht und Geschäftsleitung), sodass aus der Verantwortlichenspalte der Tabelle eine sichtbare Übergabe wird statt einer Zelle.
- Die Qualifizierung in der Bahn Vertrieb: „Ausschreibungsunterlagen erhalten“, dann „Chance an den Angebotskriterien bewerten“, dann „Angebot abgeben?“, entschieden von der Geschäftsleitung, deren Nein an „Nichtabgabe mit Begründung erfasst“ endet und nicht im Schweigen.
- Das Terminprüftor, das eine Aufgabenliste nicht leisten kann: „Alle internen Termine vor der Frist?“ läuft unmittelbar nach „Ausschreibung in zugeordnete Anforderungszeilen zerlegen“, und ein Nein geht zu „Auftraggeber verlängert die Frist?“, was das Angebot entweder in die erneute Planung zurückführt oder es zurückzieht.
- Zwei Prüftore in verschiedenen Bahnen: „Fachteil vollständig und belegt?“ schickt unbelegte Antworten zurück zu „Fachliche Antworten mit Nachweisen entwerfen“, während „Vertragsbedingungen akzeptabel?“ drei Ausgänge hat, davon einen als Schleife über „Bieterfrage an den Auftraggeber stellen“.
- Die Abgabe als geprüftes Ereignis: „Fristgerecht hochgeladen und quittiert?“ trennt einen gescheiterten Upload mit noch verbleibender Zeit, der zu „Endgültige Angebotsunterlagen zusammenstellen und freigeben“ zurückführt, von einer verstrichenen Frist.
- Vier ausdrückliche Endpunkte („Angebot fristgerecht eingereicht“, „Nichtabgabe mit Begründung erfasst“, „Angebot zurückgezogen, Auftraggeber informiert“ und „Frist versäumt, keine Abgabe“), sodass kein Weg in der Tabelle ohne ein Ergebnis endet, das jemand berichten kann.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Die Arbeit liegt schon in einem Register mit einer Verantwortlichen- und einer Terminspalte, und Sie müssen wissen, ob diese Termine es überstehen, in eine Reihenfolge gebracht zu werden.
- Sie haben eine RACI-Matrix für den Prozess, und sie kann Ihnen trotzdem nicht sagen, was als Nächstes passiert, wenn eine prüfende Stelle Nein sagt.
- Eine Abgabe war zu spät oder fast zu spät, und die Nachbetrachtung muss eine Übergabe benennen und nicht eine Person.
- Zwei Personen glauben, dieselbe Anforderungszeile zu verantworten, und für die Lücke zwischen Entwurf und rechtlichem Blick ist niemand zuständig.
- Sie übergeben ein laufendes Angebot an die Person, die Sie nächste Woche vertritt, und die Aufgabenliste enthält die Aufgaben, aber nicht die Reihenfolge.
So funktioniert es
Benennen Sie die fünf Verantwortungsbahnen nach Ihren Funktionen
Ersetzen Sie Vertrieb, Angebotsmanagement, Fachprüfung, Recht und Geschäftsleitung durch die Funktionen in Ihrem eigenen Angebotsteam. Geben Sie allem eine Bahn, was die Arbeit aufhalten kann: Wenn die Preisgestaltung bei Ihnen in den Finanzen liegt, bekommen die Finanzen eine Bahn, statt „Preis- und kaufmännischen Teil erstellen“ in der Bahn Vertrieb zu lassen. Eine Bahn, für die Sie keine Entscheidung benennen können, ist eine Bahn, die Sie zusammenführen können.
Fügen Sie Ihre Anforderungszeilen ein, eine je nummerierter Anforderung
Behalten Sie die Nummerierung des Auftraggebers, damit sich die Antwort gegen das Leistungsverzeichnis prüfen lässt, und setzen Sie in die Verantwortlichenspalte jeder Zeile eine namentlich benannte Person. Ein Teamname in dieser Spalte bedeutet, dass die Zeile niemandem gehört, und es ist die Zeile, die in der letzten Woche verschwindet.
Legen Sie die Reserve hinter dem Terminprüftor fest
Ein Terminprüftor ohne Reserve dahinter lässt jeden Plan durch. Dieses Diagramm hält am Ende mindestens zwei Arbeitstage für Zusammenstellung, Freigabe und Upload frei, denn Vergabeportale bilden Warteschlangen und laufen in Zeitüberschreitungen. Ändern Sie die Zahl auf das, was Ihre letzten drei Abgaben tatsächlich gebraucht haben, und planen Sie von der Frist zurück statt von heute nach vorn.
Sagen Sie, wer die Angebotsentscheidung unterschreibt, und ab welchem Wert
„Angebot abgeben?“ liegt hier in der Bahn Geschäftsleitung. Wenn eine Vertriebsleitung in Ihrer Organisation unterhalb eines Auftragswerts entscheiden darf, schreiben Sie Grenze und Währung in die Entscheidung und ergänzen Sie den zweiten Weg. Eine unausgesprochene Grenze bedeutet, dass entweder jedes Angebot eskaliert oder keines.
Kürzen Sie die Ausgänge der Vertragsentscheidung auf die, die Sie haben
Die Entscheidung zu den Bedingungen bietet drei: akzeptabel, Klärung nötig, untragbares Risiko. Löschen Sie den Klärungszweig, wenn Ihr Auftraggeber kein Fragefenster führt, und behalten Sie den Rückzugszweig auch dann, wenn Sie ihn noch nie genutzt haben, er ist der Zweig, der aus dem Weggehen eine Entscheidung macht statt einer versäumten Frist.
Verschieben Sie Recht dorthin, wohin Ihr Fragefenster es zwingt
An dem Schritt, an dem die Anforderungszeilen entstehen, sagt dieses Diagramm Ihnen, Recht die Vertragsunterlagen dort zu geben und nicht erst am Prüftor zu warten, denn die Frist für Bieterfragen schließt in der Regel vorher, und danach lässt sich eine Klausel nur noch annehmen oder ablehnen. Wenn Ihre Auftraggeber anders arbeiten, verschieben Sie diese Anweisung dorthin, wo Recht tatsächlich liest, und lesen Sie dann das Terminprüftor neu: Zu ändern, wann ein Verantwortlicher beginnt, ändert, wessen Termine nun unmöglich sind.
Häufig gestellte Fragen
Aus welchen Phasen besteht die Bearbeitung einer Ausschreibung?
Aus fünf, und sie entsprechen den Phasenspalten in diesem Diagramm. Qualifizierung: die Aufforderung erfassen, die Chance bewerten und die Entscheidung über Abgabe oder Nichtabgabe treffen. Planung: die Ausschreibung in zugeordnete Anforderungszeilen mit internen Terminen zerlegen und diese Termine gegen die Frist prüfen. Entwurf: die fachlichen Antworten mit Nachweisen schreiben und den Preisteil erstellen. Prüfung: die Antwort auf Vollständigkeit und die Vertragsbedingungen auf tragbares Risiko prüfen. Abgabe: die Unterlagen zusammenstellen, freigeben, hochladen und die Quittung aufbewahren. Kleine Angebote verdichten die mittleren drei, aber ein Angebot, das die Planungsphase überspringt, ist genau das, das am letzten Morgen entdeckt, dass eine prüfende Person nie eingeplant war.
Wer verantwortet ein Angebot, und wer verantwortet jeden Schritt?
Das Angebotsmanagement verantwortet den Prozess von Anfang bis Ende: die Anforderungszeilen, die internen Termine, das Nachhalten, die Zusammenstellung. Der Vertrieb verantwortet die Beziehung zum Auftraggeber, die Bewertung, den Preis und die Bieterfragen. Die Fachprüfung verantwortet, ob eine Antwort vollständig und belegt ist. Recht verantwortet die Risikoposition zu den Vertragsbedingungen. Die Geschäftsleitung verantwortet die Entscheidung über Abgabe oder Nichtabgabe und sonst nichts: deshalb hält diese Bahn einen einzigen Schritt; die Freigabe der zusammengestellten Unterlagen liegt beim Angebotsmanagement, der einzigen Stelle, die sagen kann, ob die Unterlagen fertig sind. Diese Aufteilung ist wichtig, weil die Verantwortlichenspalte in den meisten Angebotsregistern festhält, wer eine Zeile schreibt, und nicht, wer dafür einsteht, dass das Angebot rechtzeitig eintrifft.
Was passiert, wenn die internen Termine nicht vor die Frist passen?
Sie fragen, und das Diagramm zwingt Sie, früh zu fragen. Scheitert die Terminprüfung, führt der Fluss zu einer Fristverlängerung beim Auftraggeber. Wird sie gewährt, kehrt das Angebot in die Planung zurück und die Anforderungszeilen werden gegen die neue Frist neu terminiert. Wird sie abgelehnt, wird das Angebot zurückgezogen und der Auftraggeber informiert, ein schlechteres Ergebnis als ein Gewinn und ein deutlich besseres als am Tag der Frist nichts abzugeben. Der Sinn, das Tor unmittelbar nach der Zuordnung der Zeilen zu setzen, ist, dass eine Verlängerung dann noch beantragt werden kann. Eine Woche später in der Regel nicht mehr.
Kann ich ein Angebot allein aus der Tabelle heraus steuern?
Die Aufgaben können Sie daraus steuern. Die Reihenfolge sehen Sie nicht, und in der Reihenfolge scheitern Angebote: Der Termin einer Zeile ist nur neben der Zeile aussagekräftig, auf die sie wartet. Die Landkarte ist das, was einen unmöglichen Termin sichtbar macht und was eine nicht zugeordnete Übergabe wie eine Lücke aussehen lässt statt wie eine leere Zelle. Wer zum Data Visualizer-Add-in für Excel gegriffen hat, war hinter genau dieser Form her; der von Microsoft empfohlene Weg ist stattdessen Visio Plan 2 und ein Data Visualizer-Diagramm, das in der Visio-Desktop-App erstellt wird. Der Grund, sich bei einem Angebot speziell umzusehen, ist, dass fünf Verantwortliche gleichzeitig an einem Dokument arbeiten müssen: Microsoft dokumentiert die gemeinsame Bearbeitung im Desktop als Visio Plan 2 für jede beteiligte Person und schreibt, dass eine Person im Web und eine Person im Desktop dieselbe Datei nicht gleichzeitig bearbeiten können. Hier bearbeitet das ganze Team eine URL, und die Tabelle ist weiter das Diagramm, sodass nichts neu gezeichnet werden muss, wenn sich ein Termin verschiebt.