貨倉揀貨與包裝流程圖
貨倉揀貨與包裝流程圖，由訂單下達到包裹備妥待收：揀貨路線、掃碼揀貨、缺貨與短揀分支、包裝，以及過磅與內容核對。
甚麼是貨倉揀貨與包裝流程
揀貨與包裝是訂單履行當中實體的那一半。一張已經受理的訂單被下達到貨倉，系統產生揀貨單與揀貨路線，揀貨員走完路線並掃描所取的貨品，周轉箱在包裝檯上與訂單行逐一核對，貨品配上正確的保護物料與隨貨單據完成包裝，包裹經過過磅與內容核對，最後貼上標籤並放到出貨區等候承運商。通常有兩個人經手——一名揀貨員與一名包裝員——而下游幾乎所有出錯的情況（錯貨、錯數量、漏發一行、貨品損毀），不是在這段時間窗之內產生的，就是本來可以在這段時間窗之內攔下的。
這張圖在兩端都是刻意收住的。它不涵蓋訂單受理、核實、信貸審查與存貨分配，這些發生在訂單下達之前；較闊的那段流程由訂單履行範本涵蓋。它亦不涵蓋承運商上門收件、運輸、簽收憑證與開單，這些由包裹離開出貨區開始。它同樣不是補貨循環：再訂貨點、循環盤點與存貨調整屬於存貨管理，而本流程只問一條補貨問題——同一貨品此刻能否由備貨區移到揀貨位。退貨是另一條獨立的入倉流程。想把整個客戶訂單生命週期放在一頁上，請用訂單履行流程圖；想把貨倉現場畫得清楚，就用這一張。
三個判斷撐起整個流程。「揀貨位有貨嗎？」是大部分揀貨作業文件跳過的一條，而流程究竟是就地挽回，還是靜靜地少發一件，正正取決於它。它的「否」分支接入「備貨區有貨可補嗎？」，把可以補上的缺口——貨就在備貨區——與真正的短揀區分開來；後者必須加上標記，以免整張訂單為了一行而被扣住。過磅工位上的「核對通過嗎？」決定包裹是去列印標籤，還是退回包裝檯。這三個判斷都需要一位具名負責人與一條寫下來的規則，圖才會由描述變成一道控制。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五條泳道——訂單系統、揀貨員、包裝員、品質核對與出貨——橫跨五個階段：訂單下達、揀貨、揀貨核對、包裝與出貨備妥
- 訂單系統泳道中的下達：訂單被下達到貨倉，揀貨單以文件步驟產生，並分配揀貨路線與批次——附一條註記，請你們寫明是按單揀、批量揀、分區揀還是波次揀
- 揀貨員泳道中的揀貨：走到揀貨位，然後是「揀貨位有貨嗎？」這個判斷，其「是」分支揀出貨品並在貨位上掃描條碼
- 大部分作業文件從來不畫出來的缺貨路徑：「否」把缺貨登記到訂單行上，隨後由「備貨區有貨可補嗎？」這個判斷，或者由備貨區補滿揀貨位並讓揀貨員回到同一貨位，或者做短揀並標記該行，讓其餘貨品照樣送到包裝檯
- 核對與包裝：周轉箱送到包裝檯並與訂單行核對，隨後選擇包裝與保護物料、入箱並放入隨貨清單——附一條註記，要抓住規格錯誤，即產品正確但尺碼或顏色不對
- 品質核對泳道中的「核對通過嗎？」判斷，位於包裹過磅與內容核對之後：不通過則把包裹退回重新包裝，通過則進入承運商標籤與單據、在出貨區備妥，最終包裹待收
何時使用本範本
- 你們正在編寫揀貨與包裝的作業標準，或者包裝檯的作業指引，需要把揀貨員、包裝員、核對員與出貨之間的交接放在一頁上，而不是四張各說各話的過膠卡
- 錯揀與少發是由客戶發現的，而不是在包裝檯上發現的，你們需要看清究竟是哪一道控制——貨位掃描、揀貨核對還是過磅核對——缺失了或者被跳過了
- 你們要在 WMS 中設定揀貨與包裝，希望在有人動手建置之前，先把路線規則、缺貨處理與包裝核對步驟議定
- 揀貨位缺貨由當值的人各自處理，於是有的變成補貨，有的變成無聲替換，有的變成一張為了一行而一直等著的訂單
- 新入職的倉務同事需要知道貨架空了應該怎樣做，以及過磅核對不通過的包裹會怎樣處理
運作方式
把泳道改成你們真實的角色
用你們實際擁有的角色取代訂單系統、揀貨員、包裝員、品質核對與出貨。如果揀貨員自己包裝自己所揀的訂單，就把揀貨員與包裝員兩條泳道合併，而不要畫一次從來不會發生的交接。如果現場由第三方物流承辦，就給這間 3PL 一條泳道，令你們控制的邊界看得見。如果包裝員同時執行過磅核對，請寫明——單獨設一條品質核對泳道，意味著多一雙眼睛。
把你們的揀貨方式與路線規則寫入圖中
「分配揀貨路線與批次」這一步就是你們方式的所在。寫明你們是按單揀、批量揀、分區揀還是波次揀，以及次序由甚麼決定：貨位次序、承運商截單時間，還是訂單優先次序。批量揀與分區揀之後都會產生分播或合單的工作，所以如果你們採用這兩種方式，就把那一步畫入圖中，而不要讓它停留在言外之意。
把缺貨規則寫明
決定誰有權宣布短揀、甚麼情況下改為由備貨區觸發補貨，以及客戶服務如何得知某一行已經短揀。替換值得有自己一條成文規則：如果揀貨員可以換成另一個規格，就寫明在甚麼條件之下、由誰記錄；如果不可以，同樣要寫下來。正是這條分支決定了缺貨是在包裝檯上浮現，還是在客戶那邊浮現。
界定「核對通過」是甚麼意思，以及由誰記錄
過磅公差請你們自己設定，依據是貨品主檔中的重量加上包裝，並且在信任它之前先用真實包裹測試一遍。決定內容核對是每件包裹都做還是抽驗，並寫明抽樣依據。記錄由誰執行了核對、在甚麼時間——沒有紀錄的核對，事後無法作為證據。
補上你們的包裝、標籤，以及可能需要的受限貨品分支
把包裝規格掛到「選擇包裝與保護物料」這一步：紙箱等級、填充物料，以及易碎品與冷鏈的處理方式。如果你們付運的貨品受運輸限制，例如鋰電池或噴霧罐，就為它們所需的額外標示、單據與承運人聲明加一條分支，並指定有權放行的人。
用真實訂單在現場走一遍
在揀貨位與包裝檯上，跟著兩三張即時訂單走完整張圖，其中要包括一張發生了短揀的，以及一張過磅核對不通過的。按照大家實際的做法去修改圖，而不是按照作業文件的寫法。如果它成為受控文件，就讓它走一次審批，令牆上貼的那一版就是獲批的那一版。
常見問題
貨倉揀貨與包裝流程包含哪些步驟？
訂單下達到貨倉，產生揀貨單，分配揀貨路線與批次，走到揀貨位，確認貨位有貨，揀出貨品並掃描條碼，把周轉箱送到包裝檯，將實揀與訂單行核對，選擇包裝與保護物料，入箱並放入隨貨清單，為包裹過磅並核對內容，最後貼上承運商標籤與單據並把包裹放到出貨區。把一套行得通的流程與一套紙上流程分開的，是那些例外：貨架空了會怎樣，核對不通過又會怎樣。
揀貨與包裝有甚麼分別？
揀貨是按揀貨單把貨品由存放貨位取出來：走動、掃貨位、掃貨品、確認數量。包裝是把這些貨品變成一件可以付運的包裹，即是選擇包裝與保護物料、放入隨貨清單、貼上標籤與單據。把兩者連起來的那道控制，是包裝檯上的核對，即把周轉箱與訂單行逐一比對。跳過它，揀貨錯誤就變成包裝錯誤，包裝錯誤就變成客戶投訴。
揀貨過程中出現缺貨應該怎樣處理？
就在揀貨員站在空貨位前面的那一刻，把缺貨登記到訂單行上，而不是稍後到了包裝檯、細節已經散失時才補。然後回答一條問題：同一貨品在備貨區或整箱存放區還有沒有？有，就補滿貨位並揀出。沒有，就把該行做短揀、加上標記讓客戶服務可以採取行動，並讓訂單其餘部分繼續送往包裝檯，而不是為了一行扣住整件包裹。不作記錄就換成另一個規格，正是把一次缺貨變成一次退貨的做法。
過磅與內容核對應該抓住甚麼？
它是包裹封箱貼標之前的最後一道關卡，抓住兩類錯誤：漏裝或多裝貨品，表現為與貨品主檔重量加包裝得出的預期值之間的偏差；以及重量相近的錯貨，那只有內容核對才找得出來。它是否有用，完全取決於那些貨品重量是否準確，所以在依賴公差之前先把重量驗證一遍。核對不通過應該把包裹退回重新包裝並記錄原因，否則你們會失去唯一能說明包裹為甚麼不通過的資料。
這個範本對 ISO 9001 有幫助嗎？
它給你們一份可以據以開展工作的成文流程，而這與合規並不是同一回事。真正相關的有兩個條款。8.5.4 防護要求在為確保符合要求所必需的程度上對輸出加以防護，標準本身的註釋所舉的例子就是包裝、搬運、防護與運輸，對應圖中選擇包裝與保護物料那一步。8.6 產品與服務的放行要求在放行之前完成已策劃的驗證，確認要求已獲滿足，並保留符合性的紀錄以及可追溯至放行授權人的資訊，對應揀貨核對與過磅和內容核對。你們仍然需要底層的紀錄，審核員亦會要求看到現場確實按圖作業的證據。