文件審批工作流程決策樹 — Excel

簡而言之

• 八道判斷構成主幹：新文件還是修訂、編輯性修改還是實質性修改、是否屬於受規管的文件類別、審閱意見是否全部了結、撰寫人能否即場解決、是否批准發布、是否需要第二審批人，以及是否要求已閱並理解。
• 分支標籤是答案而不是下一項任務：修訂或新建、編輯性或實質性、受規管或業務、已了結或未了結、已批准、返工或否決、需要或不需要。
• 五個具名終點，而不是一條共同的終點線：作為輕微編輯性更新發布、經完整審批後發布、發布並同時指派培訓、退回撰寫人返工，以及否決並結案。

來源資料表: 文件審批工作流程決策樹

喺 Excel 每行記錄一個步驟，填寫獨立編號、說明、下一步同負責人。 文件審批工作流程，就是介乎一份寫好的草稿和一份正式發布的文件之間的那段審閱與審批路徑。它要回答的問題數目不多：這是一份新文件還是一次修訂，這次修改是否真的改變了別人必須做的事，誰必須審閱，是否還有未了結的意見，是否需要第二審批人或法規審批人，以及發布之後是否要求有人閱讀並簽認。它刻意比文件管制更窄：文件管制還要涵蓋版本編號、發放、分發、收回已作廢的副本以及定期檢討。如果你們要的是帶文件管理員泳道的完整生命周期，請用文件管制流程圖；本頁是嵌在那個流程內部的那棵決策樹。

將說明對應 Box text、目的地對應 Line to、分支名稱對應 Line text、負責人對應 Vertical lane。 這兩張圖回答的是不同的問題，值得把你們到底需要哪一張說清楚。跨職能流程圖回答的是接下來會發生甚麼、由誰去做：一串任務由左至右穿過各條部門泳道，最後匯合到同一條終點線。本圖回答的是這份文件走哪條路、由誰作決定：一串八道問題，它們的分支通向五個各不相同的具名結果。一次編輯性更正、一次完整審批、一次退回返工、一次否決，以及一次附帶培訓任務的發布，在這裡是各自獨立的終點——由它們上方那些問題的答案決定去向，而不是同一條順利路徑上的幾個階段。 對照資料表，逐一檢查圖中所有分支同負責人。 亦可參閱 /yue/guides/點樣整理-excel-流程圖資料.

運作方式

1. 把泳道改成你們真實的決策權

   喺 Excel 每行記錄一個步驟，填寫獨立編號、說明、下一步同負責人。 這四條泳道命名的是誰去回答每一道問題：撰寫人、文件負責人、審閱人與審批人。把它們換成你們自己的角色，按角色而不是按人名命名，這樣圖才經得起人員離職和組織重組。如果你們的品質經理既是文件負責人又是審批人，就把這兩條泳道合併，而不是扮作這個決定是分開作的。如果技術審閱和法規審閱由不同的人回答，就把審閱人這條泳道一分為二。

2. 用一句話寫清編輯性的判定準則

   將說明對應 Box text、目的地對應 Line to、分支名稱對應 Line text、負責人對應 Vertical lane。 編輯性修改還是實質性修改？是最容易被濫用的一道判斷，因為它是唯一一條略過審閱與審批的路徑。寫一條人人都套用得到的準則：如果讀者會因為這次修改而做出任何不同的動作，它就是實質性的。然後把可以接受的編輯性情形逐一列明，例如改正錯別字、調整排版、部門易名以及修正交叉參照，並寫明由文件負責人而不是撰寫人去作這個判定。

3. 按文件類別固定必審的審閱人

   分享前沿住一般路徑、拒絕路徑同迴圈逐一檢查圖表。 把是否屬於受規管的文件類別？做成一張短表，令你們的文件登記冊可以憑一個欄位而不是憑記憶去回答。對每一種類別，寫明哪些審閱人必須簽署、哪些是可選的。受規管通常代表該文件落在某個管理體系、某項牌照或某份安全論證的範圍之內；如果你們無法從登記冊的條目判斷一份文件屬於哪一類，這道判斷一定會被不一致地作出。

應避免的錯誤

• 缺少連線

  每一步有清楚目的地、每個決定有命名結果，工作清單先會成為流程圖。 你們的文件管制程序列出了步驟，卻從來沒有說明哪些修改可以略過完整審閱，於是改一個電話號碼和發布一條新的安全關鍵作業指引一樣要走六個星期

常見問題

可唔可以用自己嘅 Excel 檔案？

可以。將欄位對應 QueryChart 工作表編輯器，改動資料列之後再核對目的地。 它是一份草稿由寫完到發布之間所走的路徑：為這次修改歸類、選定必須過目的審閱人、了結他們的意見、取得審批，並決定這次發布要求別人做甚麼。它是一個決策結構，而不是一張任務清單，因為真正值得關心的不是有沒有審閱，而是進行的是哪一種審閱、誰有權作決定。一個對每份文件都套用同一條路徑的工作流程，並不是工作流程，那是排隊。

它與文件管制流程圖有甚麼分別？

分別在範圍和形態。文件管制流程圖是一張跨職能流程圖，涵蓋完整生命周期，包括版本編號、向受控位置發放、收回已作廢的副本以及按計劃進行的定期檢討，它回答的是接下來會發生甚麼、由誰去做。本頁只是審閱與審批這一段的決策樹，它回答的是一份文件走哪條路、由誰作決定。如果你們正在編寫一份程序文件，很可能兩者都需要：用流程圖描述生命周期，用本圖作為其審批階段內部的路由規則。

一次修改在甚麼情況下可以按編輯性批准並略過完整審閱？

只有在含義沒有改變時。改正錯別字、調整排版、部門易名以及修正交叉參照是合資格的；任何改變了一個人必須做甚麼、按甚麼次序做、受甚麼限值約束或對照甚麼驗收準則的修改都不合資格，無論那處改動看上去有多小。有兩道防線令這條路徑保持誠實：只有對現有文件的修訂才可以歸類為編輯性，而且由文件負責人而不是撰寫人去作這個判定。要把歸類結果記錄下來，因為那是審核員最先要查的東西。