قالب مخطط جانت لتنفيذ CRM مع بوابة جودة البيانات
مخطط جانت قابل للتحرير لتنفيذ CRM: رسم عملية المبيعات، وإزالة التكرار والتنظيف قبل الترحيل، وإعداد خط المبيعات والحقول، وربط البريد والتقويم والتسويق، وقبول المستخدم، وفريق تجريبي، وإطلاق أوسع.
ما هي قالب مخطط جانت لتنفيذ CRM مع بوابة جودة البيانات؟
يبدو مشروع CRM تثبيتَ برنامج، لكنه في الواقع تغيير في طريقة عمل فريق المبيعات. يُضبط البرنامج في أسابيع قليلة. أما الأجزاء البطيئة فهي التي حوله: الاتفاق على معنى كل مرحلة في خط المبيعات، ومعرفة عدد الحسابات المكررة في الأدوات القديمة، وضبط مزامنة البريد والتقويم، وإقناع الناس بتسجيل صفقاتهم في المكان الجديد. تضع الخطة العامة ذلك كله في مهمة اسمها «الإعداد» وأخرى اسمها «التشغيل»، ولهذا ينتهي كثير من مشاريع CRM في موعدها ثم يتجاهلها الناس.
للقالب أربع مجموعات هي المتطلبات والعملية، والإعداد والتكاملات، وجودة البيانات والترحيل، والاختبار والإطلاق. وفيه 22 مهمة وأربعة معالم رئيسية. «الاتفاق على الأهداف ومقاييس النجاح» هي المهمة الوحيدة التي تبدأ أولاً، وهي مكتوبة أولاً عن قصد، لأن «فحص التبنّي مقابل مقاييس النجاح» في النهاية لا يُحكم عليها إلا بما اتُّفق عليه في البداية. و«رسم عملية المبيعات ومراحلها واحتياجات الحقول» (7 أيام عمل) تقود إلى المعلم «اعتماد المتطلبات». وينتظر إعداد خط المبيعات وإعداد الحقول هذا المعلم، فلا يبني أحد مراحل لم يتفق عليها قادة المبيعات.
عمل البيانات بوابة وليس خطوة. تبدأ «تدقيق بيانات جهات الاتصال والحسابات والصفقات» مباشرة بعد الأهداف، بالتوازي مع رسم العملية، لأنها لا تحتاج إلى المتطلبات لمعرفة مدى سوء البيانات. و«تحديد قواعد إزالة التكرار والمطابقة» تنتظر التدقيق والمتطلبات، و«إزالة التكرار وتنظيف بيانات المصدر» تستغرق 8 أيام، ثم يأتي المعلم «اجتياز بوابة جودة البيانات». ولا تبدأ «تشغيل ترحيل تجريبي وإصلاح الأخطاء» قبل اجتياز هذه البوابة ووجود الحقول. وهذا هو الفرق الرئيسي عن خطة ERP: هناك تُحمَّل البيانات في دورات متكررة، أما هنا فيُنهى التنظيف قبل أي تحميل تجريبي كي لا تُرحَّل التكرارات ثم تُصلَح داخل CRM.
تتداخل مجموعة الإعداد عن قصد. تبدأ «بناء لوحات المعلومات وتقارير التوقعات» و«ربط البريد والتقويم» كلتاهما بعد 3 أيام عمل من بدء «إعداد الحقول والأدوار والصلاحيات»، لأنهما تحتاجان إلى أسماء الحقول لا إلى الصلاحيات النهائية. وتبدأ «ربط تسليم العملاء المحتملين من التسويق» بعد 4 أيام من بدء «إعداد مراحل خط المبيعات وقواعد الصفقات». أما «تشغيل اختبار قبول المستخدم» (7 أيام) فتنتظر الترحيل التجريبي والتكاملات والتقارير الثلاثة كلها. ثم تأتي «إصلاح عيوب القبول»، وتبدأ «تدريب الفريق التجريبي» بعد يومين من بدء الإصلاحات. والمعلم «قرار تشغيل التجربة» ينتظر الاثنتين.
الإطلاق على موجتين. تستغرق «تشغيل التجربة مع فريق مبيعات واحد» 10 أيام عمل، وتبدأ «تدريب فرق المبيعات المتبقية» بعد 5 أيام من بدئها، وتنتظر «الإطلاق لجميع الفرق» الاثنتين. ثم تستغرق «فحص التبنّي مقابل مقاييس النجاح» 4 أيام قبل المعلم «اعتماد مراجعة التبنّي». جميع المدد توضيحية: حدّدها من أعداد السجلات وعدد التكاملات وأحجام الفرق. يجدول هذا الجدول الزمني العمل، ولا يجعل البيانات دقيقة ولا النظام معتمداً لدى الناس. ولمنظور العملية انظر عملية خط المبيعات وعملية إدارة العملاء المحتملين في CRM، ولخطوة قبول المستخدم انظر عملية اختبار قبول المستخدم.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- أربع مجموعات بـ22 مهمة وأربعة معالم رئيسية: «اعتماد المتطلبات» و«اجتياز بوابة جودة البيانات» و«قرار تشغيل التجربة» و«اعتماد مراجعة التبنّي».
- بوابة جودة بيانات: تنتهي «إزالة التكرار وتنظيف بيانات المصدر» ويُبلغ «اجتياز بوابة جودة البيانات» قبل أن تبدأ «تشغيل ترحيل تجريبي وإصلاح الأخطاء».
- رسم عملية المبيعات أولاً: «رسم عملية المبيعات ومراحلها واحتياجات الحقول» تغذي «إعداد مراحل خط المبيعات وقواعد الصفقات» و«إعداد الحقول والأدوار والصلاحيات» معاً.
- ثلاثة تكاملات وتقارير كمهام متداخلة: «ربط البريد والتقويم» و«ربط تسليم العملاء المحتملين من التسويق» و«بناء لوحات المعلومات وتقارير التوقعات».
- إطلاق على مراحل وفحص ختامي: «تشغيل التجربة مع فريق مبيعات واحد» و«تدريب فرق المبيعات المتبقية» و«الإطلاق لجميع الفرق» و«فحص التبنّي مقابل مقاييس النجاح».
متى تستخدم هذا القالب
- تخطط لإطلاق CRM لفريق مبيعات أو خدمة عملاء وتحتاج إلى تنظيف البيانات والإعداد والتكاملات والتدريب على جدول زمني واحد.
- يريد قادة المبيعات التشغيل سريعاً وتحتاج إلى أن توضح لماذا ينتظر الترحيلُ إزالةَ التكرار، ولماذا ينتظر الإطلاق الأوسع تجربةً.
- تستبدل جداول بيانات أو عدة أدوات قديمة وتريد أن ترى كم قد يستغرق تنظيف جهات الاتصال والحسابات والصفقات قبل تحميل أي شيء.
- تريد هيكلاً أولياً يركّز على الناس وجودة البيانات، في مقابل إطلاق نظام تقوده المالية.
الخطة، مهمة بمهمة
جميع مهام المخطط مع مدتها بأيام العمل وما تنتظره. الاعتمادية هي رقم خطوة؛ SS تعني بداية إلى بداية، وFF نهاية إلى نهاية، و+n تأخير بأيام العمل.
| # | المهمة | المجموعة | أيام العمل | تعتمد على |
|---|---|---|---|---|
| 1 | الاتفاق على الأهداف ومقاييس النجاح | المتطلبات والعملية | 3 | |
| 2 | رسم عملية المبيعات ومراحلها واحتياجات الحقول | المتطلبات والعملية | 7 | 1 |
| 3 | اعتماد المتطلبات | المتطلبات والعملية | معلم رئيسي | 2 |
| 4 | إعداد مراحل خط المبيعات وقواعد الصفقات | الإعداد والتكاملات | 7 | 3 |
| 5 | إعداد الحقول والأدوار والصلاحيات | الإعداد والتكاملات | 6 | 3 |
| 6 | بناء لوحات المعلومات وتقارير التوقعات | الإعداد والتكاملات | 5 | 5SS+3 |
| 7 | ربط البريد والتقويم | الإعداد والتكاملات | 6 | 5SS+3 |
| 8 | ربط تسليم العملاء المحتملين من التسويق | الإعداد والتكاملات | 6 | 4SS+4 |
| 9 | تدقيق بيانات جهات الاتصال والحسابات والصفقات | جودة البيانات والترحيل | 5 | 1 |
| 10 | تحديد قواعد إزالة التكرار والمطابقة | جودة البيانات والترحيل | 4 | 3, 9 |
| 11 | إزالة التكرار وتنظيف بيانات المصدر | جودة البيانات والترحيل | 8 | 10 |
| 12 | اجتياز بوابة جودة البيانات | جودة البيانات والترحيل | معلم رئيسي | 11 |
| 13 | تشغيل ترحيل تجريبي وإصلاح الأخطاء | جودة البيانات والترحيل | 8 | 5, 12 |
| 14 | تشغيل اختبار قبول المستخدم | الاختبار والإطلاق | 7 | 6, 7, 8, 13 |
| 15 | إصلاح عيوب القبول | الاختبار والإطلاق | 4 | 14 |
| 16 | تدريب الفريق التجريبي | الاختبار والإطلاق | 3 | 15SS+2 |
| 17 | قرار تشغيل التجربة | الاختبار والإطلاق | معلم رئيسي | 15, 16 |
| 18 | تشغيل التجربة مع فريق مبيعات واحد | الاختبار والإطلاق | 10 | 17 |
| 19 | تدريب فرق المبيعات المتبقية | الاختبار والإطلاق | 5 | 18SS+5 |
| 20 | الإطلاق لجميع الفرق | الاختبار والإطلاق | 5 | 18, 19 |
| 21 | فحص التبنّي مقابل مقاييس النجاح | الاختبار والإطلاق | 4 | 20 |
| 22 | اعتماد مراجعة التبنّي | الاختبار والإطلاق | معلم رئيسي | 21 |
كيف تعمل
اكتب مقاييس النجاح أولاً
حرّر «الاتفاق على الأهداف ومقاييس النجاح» لتسمّي ما يعنيه التبنّي عندك، كالصفقات المسجلة في CRM أو التوقعات المقروءة منه. وفائدة «فحص التبنّي مقابل مقاييس النجاح» بقدر فائدة هذه المهمة.
استبدل مدد التنظيف بنتيجة التدقيق
أجرِ التدقيق، ثم اضبط «إزالة التكرار وتنظيف بيانات المصدر» بحسب عدد السجلات المكررة والناقصة التي وجدتها فعلاً. وأبقِ «اجتياز بوابة جودة البيانات» الطريق الوحيد إلى «تشغيل ترحيل تجريبي وإصلاح الأخطاء».
أضف مهمة تكامل لكل نظام مرتبط
انسخ «ربط البريد والتقويم» لكل نظام تربطه، وأبقِ تداخل البدء بالبدء بفارق 3 أيام حيث استقرت أسماء الحقول.
اجعل الفريق التجريبي بوابة حقيقية
أبقِ «قرار تشغيل التجربة» ينتظر «إصلاح عيوب القبول» و«تدريب الفريق التجريبي». وإن كان فريقك التجريبي كبيراً فأطِل «تشغيل التجربة مع فريق مبيعات واحد» بدل تقصير التدريب.
قارن تاريخ الانتهاء بالتاريخ الذي تحتاجه
اقرأ تاريخ انتهاء «اعتماد مراجعة التبنّي» وقارنه بالتاريخ الذي تتطلبه سنة المبيعات أو تجديد الترخيص. فإن كان أبعد فانظر أولاً في مهام البيانات والتجربة.
أضف المسؤولين وشارك وصدّر
ضع الشخص المسؤول في عمود الأشخاص، وشارك المخطط مع قادة المبيعات وتقنية المعلومات، وصدّر ملف PDF أو CSV لملف المشروع حين تحتاج إلى نسخة.
الأسئلة الشائعة
هل الخطة لمنتج CRM بعينه؟
لا. أسماء المهام عامة وتناسب معظم أنظمة CRM الجاهزة. أعد تسمية مهام التكامل والإعداد بحسب النظام الذي تستخدمه.
لماذا تأتي إزالة التكرار قبل الترحيل التجريبي؟
لأن دمج التكرارات في ملفات المصدر أرخص منه داخل CRM، حيث قد تفقد السجلات المدمجة تاريخها. يجعل القالب «اجتياز بوابة جودة البيانات» معلماً رئيسياً، فلا يبدأ التحميل التجريبي مبكراً ما لم تغيّر الارتباط.
ما الفرق بينه وبين قالب تنفيذ ERP؟
خطة ERP مبنية حول بناء الوحدات ودورات تحميل بيانات متكررة. أما هذه فمبنية حول بيانات نظيفة وعملية المبيعات والتكاملات وتبنّي فريق تجريبي ثم بقية الفرق. ولخطة ERP انظر قالب مخطط جانت لتنفيذ ERP.
هل أستطيع استخدامه لنقل جماعي من نظام آخر؟
نعم، لخطوات البيانات. ولخطة ترحيل أكثر تفصيلاً انظر قالب مخطط جانت لترحيل البيانات، واستبدل به مهام الترحيل هنا.
هل المدد مأخوذة من مشاريع حقيقية؟
لا. هي توضيحية وجاءت لتُستبدل. استخدم أعداد سجلاتك وعدد التكاملات وأحجام الفرق.