قالب مخطط انسيابي بسيط للعمليات

كيف تعمل

1. أعد تسمية المراحل الخمس بمراحلك أنت

   تقديم الطلب، والمراجعة، وتنفيذ العمل، والفحص، والإغلاق أسماء بديلة عن الاستلام، والفرز، والتنفيذ، والتحقق، والإقفال. استبدلها بأسماء المراحل التي يقولها فريقك فعلاً. وإن لم تكن لديك مرحلة تحقق أصلاً، فادمج الفحص في تنفيذ العمل بدل ترك عمود فارغ يوحي بمراجعة لا ينفّذها أحد.

2. سمِّ الأدوار الثلاثة، وأبقِ المراجع منفصلاً

   أعد تسمية مقدّم الطلب ومالك العملية والمراجع بأدوارك الحقيقية — مسار واحد لكل صاحب قرار، لا لكل شخص. والدمج الوحيد الذي يجب مقاومته هو وضع المراجع ومن ينفّذ العمل في مسار واحد. فإن كانا الشخص نفسه، فخطوة الفحص زخرفة، والأفضل أن تقول ذلك على المخطط بدل رسم مراجعة لا تخفق أبداً.

3. اكتب حقول الطلب الدنيا في الصف الثاني

   «وصف الحاجة والموعد النهائي» مبهم على نحو مقصود لأن حقولك ليست حقولنا. اسردها صراحةً: ما المطلوب، ولماذا، والتاريخ المطلوب فيه، ومن يُرجع إليه. وهذه القائمة نفسها هي ما تقيس عليه «هل المعلومات كافية للبدء؟» بعد صفّين، فاكتبها مرة واحدة في حقل التعليق واستخدمها في الموضعين.

4. اضبط حدّك أنت لإعادة العمل

   قرار المراجعة يصعّد عند الإخفاق الثاني. فإن كانت عمليتك تسمح فعلاً بثلاث محاولات قبل التصعيد، فأضف تفرّعاً وقل ذلك؛ وإن لم تسمح بأي محاولة، فاحذف سهم العودة إلى «تنفيذ العمل» وأرسل كل إخفاق إلى التصعيد مباشرةً. والمهم أن يكون للحلقة مخرج معلَن، لأن الحلقة غير المحدودة هي الطريقة التي يختفي بها العمل ربع سنة كاملاً.

5. احسم إلى من يصل التصعيد، وما الذي يحق له

   «تغيير الأسلوب أم إغلاق الطلب؟» يفترض أن أحدهم مخوّل بإغلاق طلب دون حلّه. فإن لم يكن أحد في مؤسستك مخوّلاً بذلك، فاحذف «أُغلق دون استيفاء المعايير» واجعل التصعيد يعود دائماً إلى «الاتفاق على معايير القبول» — ثم كن صريحاً بأن العملية لا تملك طريقة للتوقف، وسمِّ من يحمل تلك المخاطرة.

6. استخدم الأشكال التي تحتاجها فعلاً وحدها

   يستخدم هذا المخطط ستة أنواع من المربعات لا أكثر: بداية، وخطوات إجرائية عادية، وقرارات، وخطوة تسجيل واحدة، ونوعين من نقاط الإنهاء تغطي نهاياته الثلاث. وهذا مقصود. فتوجيهات Microsoft لقالب Basic Flowchart الخاص بها تقول إن أي شكل يمكن أن يحمل أي معنى يتفق عليه من سينشئون المخططات ويقرؤونها، وإن معظم المخططات الانسيابية تميل إلى استخدام ثلاثة أو أربعة من الأشكال فقط. فاتفقوا على مجموعة صغيرة، واكتبوا معنى كل شكل، وتوقفوا عند ذلك.

الأسئلة الشائعة

ما مراحل المخطط الانسيابي البسيط للعملية؟

خمس، في الحالة العامة. الاستلام، حيث يُطلب العمل ويُوصف. والمراجعة، حيث يقرّر أحدهم ما إذا كان الطلب مكتملاً بما يكفي للتصرف عليه. والتنفيذ، حيث يُنجَز العمل ويُسجَّل. والتحقق، حيث يختبر شخص ثانٍ النتيجة وفق معايير اتُّفق عليها مسبقاً. والإقفال، حيث تُؤكَّد النتيجة ويُغلَق الطلب رسمياً. ويستخدم المخطط أعلاه هذه الخمس بالضبط أعمدةً لمراحله — تقديم الطلب، والمراجعة، وتنفيذ العمل، والفحص، والإغلاق — لأن أي عملية تشغيلية تقريباً، من مهمة صيانة إلى تغيير مستند، تنطبق على هذا العمود الفقري بمجرد أن تتوقف عن تسمية المراحل بأسماء الإدارات التي تملكها.

من يملك عملية مرسومة على هذا النحو؟

ثلاثة أدوار، ولكل منها شيء مختلف يملكه. مقدّم الطلب يملك المعلومة: فإن كان الطلب ناقصاً تعذّر بدء العملية، والمخطط يعيده بدل أن يخمّن. ومالك العملية يملك التدفق نفسه — قائمة الانتظار، والإسناد، وتاريخ الاستحقاق، والتصعيد حين تخفق المراجعة مرتين. والمراجع يملك المعايير ويطبّقها، ولهذا يُتفق على المعايير في مسار المراجع قبل أن يبدأ العمل بدل ابتكارها عند خطوة الفحص. وامنح مالك العملية المساءلة الكاملة من البداية إلى النهاية؛ فبلا مسؤول مُسمّى، الطلب المتوقف بين مسارين لا يملكه أحد، وهذه أكثر الطرق شيوعاً لفقدان العمل.

ماذا يجب أن يحدث حين يخفق العمل في المراجعة مرتين؟

يجب أن يتوقف عن الدوران. الإخفاق الأول اعتيادي: يسرد المراجع الفجوات المحددة ويعود العمل ليُعاد تنفيذه. أما الإخفاق الثاني على الطلب نفسه فيعني أن الخطأ في شيء آخر غير الجهد — فالمعايير كانت غامضة، أو الأسلوب لا يستطيع استيفاءها، أو الطلب نفسه لم يكن قابلاً للتحقيق. وإعادته دورة ثالثة تكرّر النتيجة نفسها ببطء أكبر. وفي هذا المخطط يُصعَّد الإخفاق الثاني إلى مالك العملية، فيختار بين تغيير الأسلوب، وهو ما يعود إلى موضع الاتفاق على معايير القبول، وبين إغلاق الطلب دون حلّه. وكلتا النتيجتين تُسجَّل، ولا تترك أيٌّ منهما العمل معلّقاً.

هل لأشكال المخطط الانسيابي معانٍ قياسية؟

أقل مما يفترض معظم الناس. هناك أعراف واسعة الانتشار — مربع مستدير الزوايا للبداية أو النهاية، ومستطيل للخطوة، ومعيّن للقرار — واتّباعها يجعل المخطط أسهل على قارئ غريب. لكن توثيق Microsoft نفسه لقالب Basic Flowchart يقول صراحةً إن أي شكل يمكن أن يحمل أي معنى يتفق عليه من سينشئون المخططات ويقرؤونها، ويلاحظ أن معظم المخططات الانسيابية تميل إلى استخدام ثلاثة أو أربعة من الأشكال فقط. فليست هناك مكتبة أشكال يجب تعلّمها قبل البدء. اختر حفنة منها، وعرّفها في مفتاح للرموز، والتزم بها. فالوضوح يأتي من وسم مخارج القرارات لا من الهندسة.