كيفية تتبع الإجراءات التصحيحية

باختصار

• سجل الإجراء: اربط النتيجة والسبب الجذري بالمالك والالتزام وتاريخ الاستحقاق والأدلة المتوقعة.
• مراقبة الاستثناءات: تسجيل التقدم، وتبرير الامتدادات مرة واحدة، وتصعيد النتائج المتأخرة أو الرئيسية.
• اختبار النتيجة: تأكيد التنفيذ وتحديد موعد لمراجعة الفعالية لاحقًا باستخدام مقياس محدد.

كيفية تتبع الإجراءات التصحيحية في الممارسة العملية

تخفي الحالة الحمراء أو الخضراء ما إذا كان السبب الأساسي قد تمت إزالته أم لا. ويجب أن يميز السجل بين الإجراء المخطط له، والإجراء الذي تم تنفيذه، والأدلة التي تمت مراجعتها، والنتيجة الفعالة. يجب أن يحافظ التمديد على تاريخ الاستحقاق الأصلي وسببه.

استخدم سجل متابعة مرتبطًا بالنتائج. اطلب من المالك نشر الأدلة قبل تاريخ الاستحقاق، ووضع علامة على العناصر المتأخرة، والموافقة على أي تمديد، ثم جدولة التحقق في الوقت الذي يمكن فيه ملاحظة التكرار فعليًا.

كيف تعمل

1. سجل الإجراء

   ربط النتيجة والسبب الجذري بالمالك والالتزام وتاريخ الاستحقاق والأدلة المتوقعة.

2. مراقبة الاستثناءات

   سجل التقدم، وقم بتبرير التمديدات مرة واحدة، وقم بتصعيد النتائج المتأخرة أو الرئيسية.

3. اختبر النتيجة

   تأكيد التنفيذ وتحديد موعد لمراجعة الفعالية لاحقًا باستخدام إجراء محدد.

أخطاء ينبغي تجنّبها

• فقدان سجل القرار

  إبقاء الفاعل والقرار والحالة الفعلية إلى جانب المخرجات. تخفي الحالة الحمراء أو الخضراء ما إذا كان السبب الأساسي قد تمت إزالته أم لا. ويجب أن يميز السجل بين الإجراء المخطط له، والإجراء الذي تم تنفيذه، والأدلة التي تمت مراجعتها، والنتيجة الفعالة. يجب أن يحافظ التمديد على تاريخ الاستحقاق الأصلي وسببه.

الأسئلة الشائعة

هل اكتمال نفس فعالة؟

رقم، الانتهاء يثبت أن المهمة قد تمت؛ تتحقق الفعالية مما إذا كانت المشكلة الأصلية قد توقفت عن التكرار.

ما الذي ينتمي إلى التمديد؟

التاريخ الأصلي والتاريخ المعدل والسبب والموافقة والتأثير على المخاطر.

ما الذي يجب أن تظهره لوحة القيادة؟

المالك، والنتيجة، وتاريخ الاستحقاق، والحالة، والعمر المتأخر، والأدلة، ونتائج الفعالية.