如何维护文件登记册
文件登记册是受控项目的权威索引，显示每个ID、所有者、有效修订、状态、位置和下次审核日期。查看有效的 QueryChart 工作流程以及使用它所需的检查。
文件登记册是受控项目的权威索引，显示每个ID、所有者、有效修订、状态、位置和下次审核日期。
简而言之
- 定义必填字段：记录 ID、标题、所有者、状态、有效修订和日期、受控位置和下次审核。
- 控制更新：将注册变更与批准和发布联系起来，并带有可归属的编辑者和时间戳。
- 定期协调：根据实际使用的文件对当前链接、逾期审查和废弃项目进行采样。
实践中如何维护文件登记
当寄存器在发布几天后更新或存储偏离受控位置的单独副本时，寄存器就会失败。它的工作是回答哪个项目现在有效以及谁拥有下一个决策权。
每个文档 ID 保留一行，而不是每个草稿保留一行。链接到批准的副本并单独保留修订历史记录。在发布和撤回的同一发布步骤中更新登记册，然后根据工作站上的文档对其进行采样。
按照注册条目完成问题
查看批准、生效日期、发布、撤回和审查如何更新一份文档的登记行。
定义必填字段
请求和草案确定了登记册将索引的身份和所有者。
控制更新
审批和版本分配确定有效状态；草稿并不能取代它。
定期对账
注册更新、受控发布和撤回应作为一个发布包完成。
运作方式
定义必填字段
记录 ID、标题、所有者、状态、有效修订和日期、受控位置和下次审核。
控制更新
将变更注册到批准和发布，并附上可归属的编辑者和时间戳。
定期对账
根据实际使用的文件对当前链接、逾期审查和废弃项目进行采样。
应避免的错误
手动复制的当前文件
链接到受控位置，而不是在寄存器中存储第二个副本。
打开工作流程
根据您的团队调整文档控制流程模板并发布一个受控的当前版本。
相关指南
常见问题
应该列出草稿吗？
跟踪它们，但不要让草稿覆盖主文件登记册中的有效修订。
最低状态设置是什么？
草案、生效、取代和退役是有用的不同状态。
登记册应多久核对一次？
使用基于风险的计划，并在主要版本或系统迁移后对其进行采样。