كيفية الحفاظ على سجل الوثيقة
سجل المستندات هو الفهرس الرسمي للعناصر الخاضعة للرقابة، ويظهر كل معرف ومالك ومراجعة فعالة وحالة وموقع وتاريخ المراجعة التالية. اطلع على سير عمل QueryChart الذي تم تنفيذه والفحوصات اللازمة لاستخدامه.
سجل المستندات هو الفهرس الرسمي للعناصر الخاضعة للرقابة، ويظهر كل معرف ومالك ومراجعة فعالة وحالة وموقع وتاريخ المراجعة التالية.
باختصار
- حدد الحقول الإلزامية: معرف السجل، والعنوان، والمالك، والحالة، والمراجعة الفعلية والتاريخ، والموقع الخاضع للتحكم، والمراجعة التالية.
- تحديثات التحكم: قم بربط تغييرات التسجيل بالموافقة والنشر، باستخدام محرر منسوب وطابع زمني.
- التوفيق بشكل روتيني: قم بتجربة الروابط الحالية والمراجعات المتأخرة والعناصر المتوقفة مقابل الملفات المستخدمة بالفعل.
كيفية الحفاظ على سجل المستندات في الممارسة العملية
يفشل السجل عندما يتم تحديثه بعد أيام من النشر أو عندما يخزن نسخة منفصلة تنحرف عن الموقع الخاضع للتحكم. وتتمثل مهمتها في الإجابة على العنصر الفعال الآن ومن يملك القرار التالي.
احتفظ بصف واحد لكل معرف مستند، وليس صفًا واحدًا لكل مسودة. اربط بالنسخة المعتمدة واحتفظ بسجل المراجعة بشكل منفصل. قم بتحديث السجل في نفس خطوة الإصدار مثل النشر والسحب، ثم قم بمقارنتها بالمستندات في محطات العمل.
اتبع إدخال التسجيل من خلال الإصدار
تعرف على كيفية تحديث الموافقة وتاريخ السريان والنشر والسحب والمراجعة لصف سجل مستند واحد.
تحديد الحقول الإلزامية
يحدد الطلب والمسودة الهوية والمالك الذي سيتم فهرسة السجل.
تحديثات التحكم
تحدد الموافقة وتعيين الإصدار الحالة الفعالة؛ المسودات لا تحل محلها.
التوفيق بشكل روتيني
يجب إكمال تحديث التسجيل والنشر والسحب الخاضعين للرقابة كحزمة إصدار واحدة.
كيف تعمل
تحديد الحقول الإلزامية
معرف السجل والعنوان والمالك والحالة والمراجعة الفعلية والتاريخ والموقع الخاضع للتحكم والمراجعة التالية.
تحديثات التحكم
قم بربط تغييرات التسجيل بالموافقة والنشر، باستخدام المحرر المنسوب والطابع الزمني.
التوفيق بشكل روتيني
عينة من الروابط الحالية والمراجعات المتأخرة والعناصر المتوقفة مقابل الملفات المستخدمة بالفعل.
أخطاء ينبغي تجنّبها
ملف حالي منسوخ يدويًا
قم بالارتباط بالموقع الذي يتم التحكم فيه بدلاً من تخزين نسخة ثانية في السجل.
افتح سير العمل
قم بتكييف قالب عملية التحكم في المستندات مع فريقك وانشر نسخة حالية واحدة يتم التحكم فيها.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
هل يجب إدراج المسودات؟
قم بتتبعها، ولكن لا تدع المسودة تحل محل المراجعة الفعالة في السجل الرئيسي.
ما هو الحد الأدنى للحالة المحددة؟
تعتبر المسودة والفعالة والمستبدلة والمتقاعدة حالات مميزة مفيدة.
كم مرة يجب التوفيق بين السجل؟
استخدم جدولًا قائمًا على المخاطر وأخذ عينات منه بعد الإصدارات الرئيسية أو عمليات ترحيل النظام.