點樣維護文件登記冊
文件登記係受管制項目嘅權威索引，顯示每個 ID 、擁有者、有效修訂、狀態、位置同下次審查日期。睇下一個正常運作嘅 QueryChart 工作流程同埋使用佢所需嘅檢查。
文件登記係受管制項目嘅權威索引，顯示每個 ID 、擁有者、有效修訂、狀態、位置同下次審查日期。
簡而言之
- 定義必填欄位：記錄 ID 、標題、擁有者、狀態、有效修訂同日期、受控位置同下次審查。
- 控制更新：將登記變更同核准同發佈結合，並加入可歸因編輯同時間戳記。
- 定期對帳：將目前嘅連結、逾期嘅評論同埋已經退休嘅項目同實際使用緊嘅檔案進行抽樣。
實際上點樣維護文件登記冊
當寄存器喺發佈幾日後更新，或者當佢儲存咗一份由受控位置漂移嘅獨立副本嗰陣，就會失敗。佢嘅工作係答邊個項目而家有效，同埋邊個擁有下一個決定。
每個文件 ID 保留一行，而唔係每個草稿保留一行。連結去核准嘅副本，同埋另外保留修訂記錄。喺同發佈同撤銷相同嘅發佈步驟更新寄存器，然後將佢根據工作站嘅文件進行抽樣。
跟住登記條目通過問題
睇下核准、生效日期、發佈、撤銷同埋審查點樣更新一份文件嘅登記列。
定義必填欄位
變更要求同草稿先確立文件編號同負責人，登記冊之後就可以索引相關版本。
控制更新
核准同版本指派決定有效狀態；草稿唔會取代佢。
日常和解
註冊更新、受控發佈同撤銷應該係一個發佈包完成。
運作方式
定義必填欄位
記錄 ID 、標題、擁有者、狀態、有效修訂同日期、受控位置同下次審查。
控制更新
將登記變更同核准同出版結合，並加入可歸因編輯同時間戳記。
日常和解
根據實際使用緊嘅檔案，抽取目前嘅連結、過期評論同埋退休項目嘅樣本。
應避免的錯誤
手動複製嘅當前檔案
連結去受控位置，而唔係將第二份副本儲存喺寄存器入面。
打開已經完成嘅工作流程
將文件控制流程範本適應你嘅團隊，然後發佈一個受控嘅當前版本。
相關指南
常見問題
係咪應該列出草稿？
追蹤佢哋，但係唔好畀草稿覆寫主文件登記冊入面嘅有效修訂。
最低狀態設定係幾多？
草稿、生效、被取代同退休係有用嘅唔同狀態。
應該幾頻繁對帳？
使用以風險為基礎嘅時間表，並喺重大發佈或者系統轉移之後抽樣。