內部審核流程圖範本
內部審核流程圖範本：按風險訂定的審核方案、審核員獨立性判斷、現場審核取證、不符合事項與觀察事項、糾正措施以及跟進驗證與管理層檢討。
運作方式
把泳道改成你們真實的角色
把「品質負責人」換成你們這裡實際負責審核方案的人——可能是合規負責人、HSE 負責人或 ISMS 負責人——並把「受審核方／流程負責人」改成你們使用的職銜。即使最高管理層只有一個人，也要把它保留為獨立的泳道，因為通往管理層檢討的匯報路徑必須看得見。
寫下審核頻次由甚麼決定
把你們的規則寫到審核方案步驟上：哪些流程每個周期都要審核，甚麼情況會觸發額外審核（一項嚴重不符合事項、一次流程變更、一家新供應商、客戶投訴的趨勢），以及一個認證周期內的最低覆蓋範圍是甚麼。沒有寫明理由的方案，本身就是常見的審核發現。
定義獨立性的判斷準則
在獨立性決策處寫明甚麼情況會令一位審核員失去資格：審核自己的工作、審核自己管理或向其匯報的流程，或者審核由自己編寫的那份程序。記下人手不足時你們採用的替代做法——部門之間交叉審核、由其他廠區借調一位受過訓練的審核員，或聘請外部審核員。
訂死發現的類別，以及每一類各自的責任
決定你們如何區分嚴重不符合事項、一般不符合事項和觀察事項，並把它寫在不符合事項這一步上。要明確寫出觀察事項不要求糾正措施，否則審核員會為了不為別人增添工作而少報。
為糾正措施訂定時限
在糾正措施相關步驟上填上真實的數字：流程負責人有多長時間提出根本原因和措施、多長時間完成落實、驗證在甚麼時候進行。十個工作天回覆、六十天完成是常見的做法，但要選你們機構真正做得到的數字。
寫明證據存放在哪裡
在報告和結案步驟上註明檢查表、抽樣紀錄、報告和措施紀錄的實際存放位置與保存期限。審核方案及其結果的證據必須保留，而「在審核員的收件箱裡」過不了認證審核員這一關。
常見問題
內部審核流程分為哪幾個階段？
六個，就是流程圖裡畫的這些。按流程風險和以往發現制訂按風險編排的年度審核方案。委派審核員，並確認其獨立於所審核的範疇。規劃今次審核，通知受審核方，並提早覆核文件。到現場進行審核：開場會議、抽樣查閱紀錄並面談員工、總結會議。報告結果，把不符合事項和觀察事項分開記錄。隨後與負責人議定糾正措施和限期，驗證它確實起了作用，並在結束審核、歸檔紀錄之前把結果送入管理層檢討。
小型機構怎樣保持審核員的獨立性？
要求是審核員不得審核自己的工作，而不是要求你們設一個獨立的審核部門。實務上，這代表在部門之間互換審核員——負責採購的人去審核倉庫，倒過來亦一樣；把品質職能以外的員工培訓成審核員；由集團內其他廠區或公司借一位受過訓練的審核員；或者在內部沒有人能保持公正的範疇聘請外部審核員。流程圖把它做成一個帶重新委派迴路的決策點，令這項判斷發生在規劃之前，而不是等報告被質疑之後。
內部審核應該多久做一次？
沒有任何管理系統標準訂明固定的間隔。ISO 9001、ISO 14001 和 ISO 27001 都表述為按已規劃的時間間隔進行審核，並要求審核方案考慮相關流程的重要性、影響機構的改變以及以往審核的結果。實務上，多數機構在三年認證周期內至少覆蓋每個流程一次，對高風險或以往出現過不符合事項的流程每年或更頻密地審核，並在發生重大改變或事故後加插計劃以外的審核。
不符合事項和觀察事項有甚麼分別？
不符合事項是沒有滿足某項已訂明的要求——標準的某個條款、你們自己的程序，或者法規或客戶的要求——它令你們有責任加以更正、調查原因並採取糾正措施。觀察事項是審核員記下的、但並不構成違反的事情：一項薄弱的控制、一處不一致，或者一種放着不管遲早會出問題的做法，它不要求糾正措施。把兩者清楚分開十分重要，因為一旦觀察事項被當作不符合事項處理，審核員就會靜靜地不再把它們寫下來。