主數據管理流程圖
主數據管理流程範本，涵蓋核實申請、配對紀錄、審批變更、發布識別碼、維護屬性，以及安全停用紀錄。
甚麼是主數據管理流程
客戶、供應商、產品、地點或其他共用參考實體需要完整生命週期，而不只是一張新增表格。這個範本記錄申請屬性、來源及生效日期，在建立新紀錄前先核實必填值及搜尋候選紀錄。完全重複的申請會連回現有主紀錄；可能相符的紀錄則由數據管理專員判斷應合併、連結還是真正新增。擬議紀錄會列出下游及管控影響，待數據負責人批准後，主數據營運才發布識別碼、對照關係，以及向已訂閱應用系統同步變更。
流程不會在發布後結束。管理專員會監察重複訊號、使用情況及屬性變更；更新要重新經過核實及審批，而停用則要先決定相依項、替代紀錄及保留安排。/yue/templates/數據目錄流程 令受管治資產可供搜尋，但不會取代實體配對或發布。/yue/templates/數據沿革文件流程 可以顯示主識別碼流向何處，/yue/templates/數據治理流程 則處理由申請揭示的責任或政策爭議。本圖不綁定供應商；配對方法、審批門檻、存續規則及同步機制，都應按每個實體領域設定。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 新增及變更申請受理，包括必填屬性、參考值核實、來源及生效日期
- 搜尋候選紀錄，分開處理完全重複、可能相符及沒有相符紀錄的建議
- 由管理專員準備紀錄、評估下游影響，再由問責的數據負責人批准新增或更新
- 受控發布識別碼及對照、同步應用系統，以及核對發布結果
- 持續監察變更，並在停用前核查相依項、替代紀錄、保留安排及審批
何時使用本範本
- 共用實體在多個應用系統各自建立，重複紀錄導致報告、服務或交易錯誤
- 紀錄變更送到使用系統時，沒有清晰管理責任、審批、生效日期或核對程序
- 團隊在設定主數據平台的配對、工作流程及發布功能前，需要先議定營運流程
- 舊紀錄無限期保持啟用，因為沒有負責人評估相依項、替代識別碼或停用處理
運作方式
選定實體邊界
界定哪些客戶、供應商、產品、地點或其他實體類型使用本流程，以及哪個系統保存受控紀錄。為每個領域分別列明必填屬性及可接受證據。
設計配對及處理規則
記錄完全及可能相符的訊號、搜尋範圍、審閱證據，以及誰可選擇合併、連結或新增。當來源屬性互有衝突時，加入存續及別名規則。
按影響設定審批
識別問責負責人，以及哪些涉及敏感管控屬性或廣泛下游影響的變更需要明確批准。把申請、配對證據及擬議值放在一起供審閱。
繪製發布及核對流程
列出已訂閱應用系統、識別碼、對照表、發布時間及失敗處理方式。界定每個使用系統如何確認接收，避免把來源更新成功誤當成已完成所有發布。
建立維護及停用安排
讓屬性變更重新經過核實，監察重複及使用訊號，並界定停用證據。按機構的保留及存取規則處理，同時保存解讀歷史所需的識別碼及別名。
常見問題
主數據管理流程包括哪些步驟？
記錄及核實申請、搜尋現有紀錄、處理完全或可能相符、準備受管治紀錄、評估下游影響、取得負責人批准、建立或更新主紀錄、發布識別碼及對照、核對使用系統、監察變更與重複紀錄，最後在停用前評估相依項。
為甚麼必須在審批及建立紀錄前完成配對？
批准一份格式完整的申請，不代表該實體一定是新的。先搜尋及審閱候選紀錄，可避免審批人批准重複紀錄、保存現有識別碼，並讓建議清楚顯示應連結、合併、更新還是新增。
主數據管理與數據目錄有甚麼分別？
主數據管理控制共用實體紀錄的身分及生命週期，包括配對、審批及發布。數據目錄則描述數據資產、詞彙、負責人及使用背景，協助用戶搜尋。目錄項目可以指向主數據，但發布目錄不會執行實體辨識。
何時可以安全停用主數據紀錄？
只可在負責人識別相依系統及流程、選定替代紀錄、界定下游處理、核對現行用途，並決定如何按機構紀錄政策保留識別碼及別名供歷史解讀後停用。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程會交接給數據治理流程圖：由問題受理到結案。
後續流程
- 數據治理流程圖：由問題受理到結案 — 數據治理流程範本，涵蓋界定問題範圍、指派責任、評估跨領域影響、記錄決策、執行行動及憑證據結案。