數據質素問題管理流程圖
數據質素問題管理範本，涵蓋報告單一缺陷、評估影響、遏制使用、確認成因、修復數據及憑證據結案。
甚麼是數據質素問題管理流程
當問題報告、受影響紀錄及業務影響散落在不同訊息裡，質素問題就更難控制。這個範本建立單一紀錄，先檢查是否有可重現的重複個案，再評定嚴重程度並識別受影響使用者。嚴重或正在擴散的問題會觸發通知及遏制，日常問題亦會獲指派管理專員及技術處理人。診斷必須同時確認成因及受影響範圍，讓修復工作可以改正源頭管控、重新處理下游輸出，並避免遺下互不一致的副本。
本圖跟進單一問題，不會界定整個質素計劃。規則、門檻、定期監察及長期趨勢改善屬於 /yue/templates/數據質素管理流程，當監察門檻被突破時可觸發本流程。責任爭議、共用定義或修復取捨可透過 /yue/templates/數據治理流程 升級，而不必把每項問題都交到委員會。此處結案取決於已核實紀錄、負責人及使用者驗收、獲授權解除遏制，以及已連結的證據。若仍有預防工作，可在問題結案後以具名負責人及限期繼續，不必令事故紀錄永久保持開啟。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 報告問題時記錄受影響數據、使用者影響、例子、可重現程度，並連結重複個案
- 評定嚴重程度，並判斷是否有嚴重影響或不受控制的下游擴散
- 遏制使用、指派責任、技術重現、追查源頭，以及在成因或範圍不明時升級
- 批准及執行源頭數據與管控修正，再重新處理及核對相依輸出
- 由管理專員核實、負責人及使用者驗收、解除遏制、保存結案證據及預防跟進
何時使用本範本
- 數據缺陷經聊天或電郵報告，在識別受影響使用者之前已展開多項重複調查
- 團隊只修正可見紀錄，沒有確認源頭失效，亦沒有核對已送往下游的副本
- 高影響問題欠缺一致遏制及升級路徑，而日常問題卻要等待相同級別會議
- 問題工單在程式部署後便結束，而不是等到已修正數據及相依輸出獲接受
運作方式
界定可用的問題紀錄
要求提供資產或欄位、觀察結果、預期結果、例子、時段、受影響用途及報告人聯絡資料。分流前先搜尋重複個案，讓相關報告加強同一調查，而不是把工作拆散。
設定嚴重程度及遏制觸發條件
按使用者影響、擴散程度、時間迫切性及可恢復程度評級。為每個級別列明要通知誰、是否暫停或標示使用，以及誰可批准解除遏制。
同時確認成因及影響範圍
把問題追溯至源頭，識別所有可能受影響的紀錄、時段及下游輸出。若存取權、責任或技術證據妨礙任何一項結論，應升級處理，不要由第一個例子猜測。
規劃端對端修復
分開現有紀錄的修正，以及防止重現的源頭或管控變更。按數據路徑加入重新處理、對照、快取、匯出及使用者核對步驟。
界定驗收及結案條件
為已修正紀錄及相依輸出編寫測試，指明負責驗收的數據負責人及使用者，並保留結果。若仍有較廣泛工作，建立有負責人及限期的連結預防行動。
常見問題
數據質素問題管理包括哪些步驟？
記錄報告並合併重複個案、評定嚴重程度及影響、在需要時遏制使用、指派管理及技術責任、重現並追查問題、確認成因及受影響紀錄、批准和執行修復、核對輸出、由負責人及使用者核實、解除遏制、保存證據，並指派預防跟進。
何時應升級數據質素問題？
當影響或擴散超出團隊權限、需要緊急遏制、責任有爭議、無法確認來源或受影響範圍，或修復造成跨領域取捨時，便應升級。應在事故前訂明觸發條件，避免是否升級取決於由誰發現。
修正與預防行動有甚麼分別？
修正會修復這次問題所影響的紀錄及輸出；預防行動則改變源頭流程、設計、監察或管控，以減少重現。兩者可能都需要，但應有獨立證據及負責人，避免把恢復當前數據誤當成消除問題模式。
數據質素問題何時可以結案？
受影響範圍已處理、源頭及下游修正已核對、議定測試通過、負責人及使用者接受結果、遏制由獲授權角色解除，而且紀錄已連結證據及任何餘下預防行動後，才可結案。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程緊接數據質素管理流程圖之後，並交接給數據治理流程圖：由問題受理到結案。
前置流程
- 數據質素管理流程圖 — 數據質素管理流程範本，涵蓋優先處理關鍵數據、界定可量度規則、監察結果，以及持續推行預防性改善。
後續流程
- 數據治理流程圖：由問題受理到結案 — 數據治理流程範本，涵蓋界定問題範圍、指派責任、評估跨領域影響、記錄決策、執行行動及憑證據結案。