點樣建立文件控制制度
喺移動現有檔案之前，定義庫存、擁有者、目前位置、核准權限同埋提取點，嚟設定文件控制。
建立文件控制制度，先要確認邊啲文件指導實際工作，再為每份文件定好負責人、固定編號、審批流程，同埋唯一嘅現行版本存放位置。
簡而言之
- 喺揀存儲庫之前，庫存控制班同埋佢哋嘅真正用點。
- 為每個項目指派擁有者、核准者、識別碼、目前嘅修訂同審查日期。
- 喺轉移整個圖書館之前，試點發出同撤銷一份高風險文件。
由人哋實際用嘅文件開始
新嘅存儲庫唔可以修復一個庫嘅擁有者、現行版本同使用點都未知。喺工作現場試下一個重要程序：搵出用緊嘅副本、核准、上一期同埋要求變更嘅地方。嗰條路徑入面嘅缺口就係推出嘅積壓。
呢個指南係關於為現有圖書館建立控制系統。對於一個新或修訂項目之後嘅生命週期，請使用 /yue/guides/如何建立文件管制流程 。一旦個系統運作， /yue/guides/文件控制檢查清單 就會提供一個基於證據嘅對照樣本。
運作方式
按風險同使用點庫存
列出指引工作嘅政策、程序、工作指示、空白表格同埋外部指示。記錄佢哋嘅擁有者、現有嘅修訂版本同埋用戶攞到副本嘅每個地方。
設定權威同身份規則
定義邊個審查技術內容、邊個核准問題、邊個維護登記冊，同埋 ID 同修訂版本點樣喺每個受控副本上面顯示。
喺轉移之前做試點
透過要求、審查、核准、發佈同埋撤回，攞一份經常用嘅文件。修正斷咗嘅交接，然後按風險順序轉移剩餘嘅庫。
應避免的錯誤
移動檔案而唔使提取副本
新嘅主資料夾會留低舊嘅打印輸出同共用驅動器副本。將呢啲地點加入試點提款檢查。
常見問題
應該先設定啲咩？
定義受控庫存同埋佢嘅擁有者。存儲庫權限同工作流程配置係喺呢個範圍入面跟住做。
每個檔案都一定要控制？
唔係。控制人哋依賴嚟執行或者管理工作嘅資訊；喺正式發行過程之外保留普通嘅工作筆記。
我哋點知個推出成功咗？
喺文件嘅使用點抽取樣本，然後喺登記冊入面追蹤佢嘅現行版本、核准、舊版本、擁有者同埋下次審查。