如何製作決策流程圖

如何製作決策流程圖:把每個決策寫成一個問題,令出口窮盡且互斥,把判斷準則寫在圖上,並給每一種結果一個結束。附缺陷分流實例示範。

運作方式

  1. 先列問題,再列答案

    把流程裡包含的每一次選擇都寫成問題。然後按「各自能省掉多少工作量」排序:用最少力氣關掉最多個案的那個問題排在最前。把昂貴的問題問在最前的分流圖,浪費掉的正是它本來要節省的那些力氣。

  2. 令每個問題都答得上來

    確認讀者能用眼前已有的東西回答它。「這是重複的嗎?」在有一個可搜尋的缺陷追蹤系統時是成立的;「這是已知問題嗎?」則不成立,除非圖上寫明已知問題記錄在哪裡。

  3. 把判斷準則寫在決策本身上

    把門檻寫進該步驟的備註裡:怎樣的缺陷算嚴重、甚麼算充分的證據、多大金額會觸發那道額外的審批。沒有寫明準則的決策,產出的是看起來一致的圖和實際上並不一致的決策。

  4. 檢查出口覆蓋每一種情況——而且只覆蓋一次

    對每個決策自問:有沒有哪一種處境不配對任何一條出口?有沒有哪一種同時配對兩條?兩者都是缺陷。三路分支完全沒問題——標準、常規、緊急——只要每一種情況恰好落在一處。

  5. 如實地畫出迴環

    檢視不通過、驗證不通過、關閉後又重開:它們各自都在某個特定步驟上回到流程之中。假裝工作是線性的,正是令估算最後描述出一個誰也沒經歷過的流程的原因。

  6. 拿真實個案來驗證

    取上個月走完這個流程的十個個案,逐個放進圖裡走一遍。那些走不通的個案,會告訴您缺了一條出口,或者某條準則其實只存在於某個人的主觀判斷裡。

常見問題

甚麼是決策流程圖?

一種結構以決策點為主、而非以順序活動為主的流程圖:每個菱形提出一個問題,每條標註過的出口通往不同的處理方式。分流、資格審查、升級規則和審批路由,都屬於決策流程圖。真正把它們區分出來的設計約束是:每個決策的各條出口必須把每一種情況恰好覆蓋一次,這樣任何按圖行事的讀者都會走到同一個結果。

一個決策可以有兩個以上的結果嗎?

可以,只要這些結果窮盡且互斥。一個變更申請分成標準、常規、緊急,就是一個乾淨的三路決策。真正會帶來麻煩的,是帶五六條出口的決策,它往往其實是套在一個菱形裡的兩個決策——拆成兩個之後,兩個都更好回答,日後亦更容易修改。

決策準則應該寫在哪裡?

寫在決策本身上,而不是附錄裡。在 QueryChart 中,每個步驟都帶一個備註欄位,門檻、定義或對制度條文的引用就應該寫在那裡。放在另一份文件裡的準則,只會被查閱一次、被大致記住、然後被不一致地使用——這正好抵消了把決策記錄下來的全部意義。

怎樣表示一個向後跑的決策?

把這條出口指向它所返回的那個步驟的行號。程式碼檢視不通過退回開發,或者驗證不通過重開缺陷,兩者都只是一條連回圖中間的連線。迴環是正常的,把它們畫出來,正是令決策流程圖對流程真實包含多少返工保持誠實的方式。

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