如何準備審核用的流程文件
審核員只看流程圖是否有負責人、已批准的現行版本，以及證明有跟足的紀錄。以 QueryChart 的 CAPA 示例逐項準備。
審核員不會評論流程圖美不美。他們測試每一張是否現行、有負責人、已批准、有紀錄支持，所以要按這四條問題來準備文件。
簡而言之
- 審核員抽一份紀錄，再回頭找程序，所以要準備線索，而不是文件夾。
- 每張流程圖都應顯示每一步的負責人、已批准的現行版本，以及有標籤的決策結果。
- 寫明每一步產生的紀錄；沒有紀錄的步驟無法提供證據。
- 留意回頭的路線：糾正措施從未被驗證，通常就是審核發現。
為問題做準備，而不是為文件夾做準備
多數審核準備只是整理一番：收集程序、核對日期、把被索取的列印出來。到了第一份被抽樣的紀錄就失靈，因為審核員是從工作出發、再回頭找文件，而不是反過來。他們會揀上一季的一項糾正措施，問當時依據的是哪份程序、哪個版本由誰批准、證據在哪裡。
所以要沿著這條線索準備。對範圍內每一條流程，確認流程圖寫明每一步由誰做、畫面上顯示的版本就是已批准的那個、每個決策的結果都有標籤，而每一個會產生紀錄的步驟都說明是甚麼紀錄。答不了這四點的流程圖，無論版面怎樣，末次會議上都會被提出來討論。
下面的示例是一個 CAPA 流程，它是常被抽樣的對象，因為它橫跨負責人、決策和紀錄。它分四個階段搭建，每一階段加入一樣審核員會測試的東西：觸發事件及其登記項目、根本原因而不是表面徵狀、行動之前的批准，以及確認修正有效的檢查。
沿著審核線索搭建的 CAPA 流程
跟著審核員測試的四樣東西：觸發事件有記錄、找到根本原因、行動獲批准、修正已驗證。
觸發事件已有紀錄
圖由一項被提出的問題開始，並在任何事情發生之前先把它記入登記冊。審核員抽查一項 CAPA 時就從那個項目入手，所以登記那一列排在調查之前，而「是否需要全面 CAPA？」是一個有標籤的決策，「否」亦有文件記錄。
是根本原因，不是表面徵狀
指派了有限期的調查負責人、收集證據之後，「根本原因是否已確定？」把「否」送回去擴大範圍。這條回頭的路線，正是讓審核員看到流程不會停在第一個似是而非的答案。
先批准，後行動
計劃草擬好、為類似流程加入預防措施之後，「是否批准計劃與資源？」為工作把關。「修改」分支回到草擬那一列，所以被否決的計劃有一條記錄在案的路徑，而不是悄悄重新提交。
經驗證，否則不算結案
先更新文件並重新培訓員工，才做成效檢查，而「措施是否有效？」把「否」送回根本原因。結案跟在驗證之後，而多數糾正措施的審核發現，正是卡在這一點。
運作方式
列出範圍內的流程並指明負責人
寫下審核會涉及的每一條流程，並為每條指定一位負責人。沒有負責人的流程，就沒有人回答審核員，那是他們最先找到的缺口。
檢查每張圖都寫明每一步由誰做
打開每張圖表，確認每一步都落在有名稱的角色或泳道裡。在 QueryChart 裡，「垂直泳道」欄放角色，所以缺了負責人，就會顯示為不在任何泳道內的步驟。
確認顯示的版本就是已批准的版本
把顯示的版本與批准紀錄對照。已批准的圖表其後若被編輯過，就不再是已批准的版本，而歷史紀錄應該顯示何時、由誰修改。
讓每個決策都有帶標籤的結果
每個決策需要兩條或以上有標籤的分支，在「連線文字」欄填寫，次序與「連線至」一致。沒有標籤的分支，無法憑紙面追蹤。
在每個產生紀錄的步驟寫明紀錄
把紀錄寫進步驟文字或備註：登記冊項目、簽署的計劃、驗證報告。說不出是甚麼紀錄，就無法拿給審核員看。
倒過來追蹤一份真實紀錄
揀一項近期的糾正措施，像審核員那樣，由證據一路追回流程圖。追不到的地方，要在審核之前而不是審核期間補好。
應避免的錯誤
準備了文件夾，而不是線索
一整套程序只證明文件存在。審核員測試的是工作有沒有依照它們進行，所以要準備由被抽樣紀錄回到流程圖的路徑。
只畫順利路徑的流程圖
如果失敗、返工和被否決都沒有畫出來，圖表描述的是理想，而紀錄描述的才是其餘部分。把回頭的路線畫出來，因為審核發現就在那裡。
在審核前一星期編輯已批准的圖表
臨時整理一下，會造出一個沒人批准過的版本。經過審閱才改，或者不改，只把它記為已知的改善項目。
把 CAPA 示例開成你自己的圖表
把 CAPA 流程開成你自己的圖表，在下次審核之前，為每一步指明負責人，並寫上每一步產生的紀錄。
相關指南
常見問題
審核員在流程文件中會看甚麼？
是否現行、有負責人、已批准、有依照執行：每條流程有負責人、版本有批准紀錄、決策可以追蹤，以及證明工作按描述完成的紀錄。
應該提前多久準備審核用的流程文件？
要早到來得及修補所發現的問題，對多數團隊來說，即是提前幾個星期開始。最後一步的追蹤練習，通常會找出需要時間補上的缺口。
每條流程都需要流程圖嗎？
不一定。ISO 9001 等標準要求的是在需要時有文件化資訊，以便運作並顯示受控，並不是凡事都要畫圖。圖比文字更能清楚顯示負責人和決策的流程，才需要畫圖表。
可以直接在畫面上給審核員看圖表嗎？
通常可以，只要版本、批准狀態和歷史紀錄一併看得到。批准和修改歷史就在同一頁的圖表，可以一次回答好幾個問題。