ISO 9001 品質管理系統的文件版本控制
ISO 9001 第 7.5 條對文件版本控制實際要求甚麼——識別、發放前審批、分發控制與保存——以及一張文件管制圖表如何向審核員證明這一切。
ISO 9001 的版本控制，是每一份受控文件上的一份紀錄：哪個修訂現行、誰批准的，以及它取代的那個修訂後來怎樣了——這正是審核員最先測試的第 7.5 條那一片切面。
簡而言之
- 第 7.5 條要求成文資訊被識別、發放前經檢討與批准、受分發與存取控制，並被保存或處置——版本控制是這份清單裡識別與批准的那一半。
- ISO 9001:2015 拿走了強制的「文件管制」程序；一份成文程序是可有可無的，管制本身不是。
- 審核員抽查版本控制的方式，是在使用現場抽取一份文件、對照登記冊核對修訂，不是靠讀你的程序。
- 版本控制（＝修訂控制）不是變更控制（批准一項變更），也不是文件管制（整套第 7.5 條系統），更不是文件管理（儲存與檢索）。
- 回收已作廢的副本，跟簽發新版本一樣，都是第 7.5 條的要求——大部分審核缺口都在這裡，不在編號方案。
- QueryChart 的版本歷史——變更日誌、比較版本、還原——免費覆蓋了版本控制這項要求；見 /features/version-control。
第 7.5 條拿走的是程序，不是舉證
「版本控制」、「修訂控制」、「變更控制」與「文件管制」，常被當成可以互換使用，而在一次 ISO 9001 審核裡，這種習慣會換來審核發現。版本控制與修訂控制是同一個概念的兩個名稱：知道文件的哪一個迭代是現行的。變更控制，是在一次變更發生之前批准它的那個決定。文件管制，才是第 7.5 條實際指名的那個較廣泛系統，版本控制是它裡面的一項要求。一位說「給我看你的版本控制」的審核員，問的是一個具體問題：對任何一份文件，此刻哪一個修訂生效，以及是誰說了算。
ISO 9001:2015 的第 7.5 條，並不要求一份成文程序——2008 版所要求的六份強制程序，包括一份題為「文件管制」的程序，已經被拿走。取而代之的，是一項管制「成文資訊」的要求：識別並描述它（一個標題、一個日期、一位作者、一個參照編號——即版本）、在發放前檢討並批准其適切性，並管制它的分發、存取、檢索、儲存、防範非蓄意改動，以及保存與處置。這份清單裡沒有任何一項說這項管制必須寫成一份程序。清單裡的每一項都在說，這項管制必須是可以舉證的，而這正是審核員抽查的內容：在使用現場抽取一份文件、對照登記冊核對它的修訂，並問它取代的那一個後來怎樣了。
QueryChart 免費的版本歷史，不用額外設定就給你這個可舉證的一半——每一次儲存都是一次有日期、有歸屬的修訂，變更日誌顯示誰改了哪個欄位、由甚麼值改動，比較版本把兩個修訂並排顯示，還原一個舊版本只需一鍵。見 /features/version-control。它本身不會做的，是運作那個較廣泛的文件管制生命周期——申請、起草、審閱、審批、簽發、撤回、再次檢討——那套較完整的流程，見 /yue/guides/如何建立文件管制流程，並在下面以 /yue/templates/文件管制流程 那張圖表鋪陳出來。本指南只停留在那個生命周期裡版本控制的那一片切面：識別碼與修訂、發放前的審批，以及新修訂取代舊修訂時的撤回。
第 7.5 條的各項管制，坐落在一個生命周期裡的哪裡
二十列，五條泳道：跟審核員會抽查的同一條鏈——識別、審批、版本化、發布、撤回、控制存取，然後保存或處置。
先識別，發放前才審批
第 1 到 8 列，正是第 7.5 條的「識別」與「使用前審批」：「提出文件變更申請」發生在任何人起草之前，「進行技術審閱」與「有待處理的意見？」經「按意見修改草稿」循環，而「批准簽發？」正是第 7.5 條要求、必須在文件送到任何其他人手上之前完成的審批。
版本號、登記冊、撤回
第 9 列，「訂定版本與生效日期」，正是第 7.5 條指名的那個識別碼。第 10 列把它以「檔案」形狀的列，寫進文件總清單。第 11 列發佈到受控位置。第 12 列，「回收已作廢的副本」，是大部分文件管制流程完全略過的處置管制。
分發與存取，各自成列
第 13 到 16 列，是第 7.5 條分發與存取的那一半：「今次變更是否需要培訓？」分岔成「完成變更內容的培訓」或「閱讀並確認新版本」，兩者匯合到「使用現行受控版本」——正是這一列，令使用其他任何版本，變成一宗不合規。
保存與處置，把這個循環收合起來
「觸發既定的定期檢討」與「文件是否仍然有效？」，正是第 7.5 條隱含的那個檢討周期。「有效」在第 19 列記錄結論與下次日期；「修訂」循環返回第 2 列開啟一個新版本；「廢止」到達「文件已回收並廢止」——處置，是大部分登記冊從來沒有真正執行過的管制。
運作方式
給每一份文件一個獨立識別碼與一個修訂
訂定一套編號方案——已發放修訂用整數、草稿用小數——並把識別碼、修訂、生效日期與審批人，印在每一頁的頁首。這是第 7.5 條成文資訊要求裡「識別」的那一半，也是審核員對照登記冊查核的第一件事。
在發放之前記錄審批，不是之後
每一份新的或修訂過的文件，在到達它的受控位置之前，都要送經一位具名審閱人與審批人，並保留誰在何時批准了哪個修訂的紀錄。第 7.5 條要求的是使用前對適切性與充分性的審批——一份已經在流通的文件事後才被追認批准，是審核發現，不是修補。
發布到單一權威位置並登記
在那一個位置以外的每一份副本，都是一個等着被發現的管制缺口。在發布新修訂的同一步，把它寫進文件總清單，令登記冊與受控副本永遠不會走樣分歧。
在同一步撤回已被取代的修訂
在發布之後，緊接給撤回它自己獨立的一步，並列出舊修訂觸及過的每一個使用點——告示板、共用磁碟、供應商資料包。一本登記冊寫着修訂 4 是現行版本，牆上卻仍然貼着修訂 3，正是大部分審核實際找到的那個缺口。
設定檢討周期並記錄結果
為每一份受控文件加上一個檢討日期，並記錄結論——維持、修訂或廢止——而不只是刷新日期。第 7.5 條的處置要求期望有一個結局，所以「廢止」必須是圖表上一個真的到得了的結果，而不是圖外一個假設。
讓 QueryChart 的版本歷史，充當你的憑證
在 QueryChart 建立的每一張圖表或文件，每一次修改都自動是一次有日期、有歸屬的修訂。打開變更日誌，向審閱人準確展示改了甚麼；用比較版本，為審核員把兩個修訂並排顯示；如果一次修訂需要撤回，就還原較早的一個。見 /features/version-control。
應避免的錯誤
一份描述了沒有人真正執行的管制的程序
如果登記冊跟牆上的實際情況不一致，寫一份優雅的文件管制程序，滿足不了任何人。第 7.5 條不要求那份程序；它要求的是憑證，所以要把力氣花在登記冊與撤回清單上，不是花在文字上。
把版本控制跟變更控制混為一談
版本控制回答的是「哪個修訂現行」；變更控制回答的是「這項變更在發生之前有沒有獲批」。一張圖表可以同時顯示兩者，但它們是分開的問題，需要分開的列——把兩者合併成一個審批步驟，正是令審核員追問一個你答不出的問題的原因。變更控制本身的機制，見 /yue/guides/如何建立變更控制流程。
對列印本沒有任何答案
為機台工位列印、或者交給供應商的一份修訂，位於你受控位置以外，也正是審核員第一份要求查看的副本。要麼為容許存在的列印本蓋章並登記，要麼直接禁止列印——「我們對此沒有政策」，不是一套版本控制系統。
把還原當成復原
在 QueryChart 裡還原一個舊圖表修訂，會建立一個新的現行修訂，而不是刪除中間那些修訂，所以完整歷史對登記冊與審核員的軌跡而言，仍然保持完整。還原，跟刪除一個錯誤，不是同一個操作。
建立你的 ISO 9001 文件登記冊
把文件管制圖表當成你的起始登記冊，訂下你自己的編號方案，讓 QueryChart 的變更日誌，充當 ISO 9001 審核抽查時所要找的憑證。
相關指南
常見問題
ISO 9001 第 7.5 條，對文件版本控制實際要求甚麼？
它要求成文資訊被識別（一個標題、日期、作者與參照——即版本）、發放前經檢討與批准其適切性，並就分發、存取、檢索、儲存、防範非蓄意改動，以及保存與處置受到管制。版本控制是這份清單裡識別、發放前審批與處置的部分；分發與存取，則是第 7.5 條在旁邊列明、相關但獨立的另一項管制。
在 ISO 9001:2015 之下，文件管制仍然需要一份成文程序嗎？
不需要。2015 版拿走了 2008 版要求的六份強制成文程序，包括一份題為「文件管制」的程序。現在第 7.5 條要求的是管制本身，透過成文資訊——一本登記冊、一套版本方案、一份審批紀錄——來舉證，不論有沒有一份程序描述你如何運作它。一份程序原本會描述的較完整流程，見 /yue/guides/如何建立文件管制流程。
版本控制跟修訂控制、變更控制、文件管制有甚麼分別？
版本控制與修訂控制，是同一個概念的兩個名稱：知道文件的哪一個迭代是現行的。變更控制，是在一項變更做出之前批准它的那個決定——是關卡，不是紀錄。文件管制，是第 7.5 條指名的整套系統，版本控制是其中一部分；文件管理則是儲存、尋找與保護文件這件事較廣泛的紀律，不論有沒有版本可言。本頁覆蓋版本控制那一片切面；變更控制的機制見 /yue/guides/如何建立變更控制流程。
ISO 9001 的文件版本控制，跟第 4.4 條是同一回事嗎？
不是。第 4.4 條要求你確定一個流程的輸入、輸出、次序、與其他流程的互動、準則、資源、職責與風險——是流程設計，不是文件。第 7.5 條管治的，是一個流程所產生的成文資訊，包括它的版本。一張流程圖，可以滿足第 4.4 條的一部分，卻仍然在第 7.5 條上不合規——如果這張地圖本身沒有修訂、沒有審批紀錄、也沒有登記冊項目。第 4.4 條的那一面，見 /yue/guides/如何建立符合iso9001的流程。
QueryChart 的版本歷史，滿足 ISO 9001 版本控制的要求嗎？
在識別、發放前審批與歷史這一面，滿足——每一次儲存都是一次有日期、有歸屬的修訂，變更日誌記錄誰改了甚麼，比較版本與還原給你審核員抽查時要找的憑證，全部包含在免費方案裡。見 /features/version-control。它預設不會做的，是強制執行一套對應具名合規框架、防篡改的雜湊鏈審計軌跡——那是一項獨立、需要主動開啟的功能，給有需要的機構，不是每一張圖表都預設開啟的東西。