如何視覺化業務流程
如何視覺化一條業務流程：選出能回答你們那個問題的檢視——次序、歸屬、時間還是例外——並由同一個來源生成它，而不是畫四張圖。
視覺化一條業務流程，意思是選出能回答當下這個問題的檢視：次序、歸屬、決策邏輯，或者工作卡在哪裡。
簡而言之
- 在選定形式之前，先問清楚這張圖必須回答哪個問題。
- 次序 → 流程圖。歸屬 → 泳道。失效路徑 → 把決策畫到有結論。
- 時間屬於交接處，而不是另起一張圖。
- 保留一個來源，再由它生成各個檢視；四張圖會變成四種事實。
- 如果一張圖需要一份圖例來解釋它自己的圖例，那它承載得太多了。
由問題出發選檢視
「這個可以畫張圖嗎？」其實從來都不是在要一張圖。它是在要一個答案，而真正有用的第一步，是弄清楚要的是哪一個：次序對不對，誰來負責，時間花在哪裡，還是出問題的時候會怎樣。這幾個問題各自需要不同的視覺化，而做出錯的那一個，正是一間機構最後儲下一整面牆、卻沒有人去查的流程圖的方式。
關於次序的問題要的是流程圖。關於歸屬的問題要的是泳道。關於例外的問題，要的是把每個決策和它不順利的那條路都畫到有結論為止。關於時間的問題，要的根本不是一張新圖，而是在交接處加註。錯在於想一次回答全部四個：一張同時承載次序、負責人、系統、耗時和控制點編號的圖，技術上是完整的，實際上是讀不了的。
好消息是，這些是同一樣東西的幾種檢視，而不是四份文件。下面的示例是一條品質控制流程——由檢驗、檢測到放行或拒收——它包含一個三路的檢驗點分流、一次超出規格的調查，以及一次有三種結果的物料評審處置。同一張圖，你們既可以按次序讀，也可以按歸屬讀，還可以讀一批貨可能卡在哪裡。
同一張圖，幾種讀法
一條品質控制流程。先按次序讀，再按歸屬讀，最後讀一批貨可能卡在哪裡。
次序：一個入口，三條路進來
來料檢驗、過程檢驗和最終檢驗，全都匯入同一個抽樣步驟。把三條入口路徑畫進同一條流程，比畫三張幾乎一樣的圖更誠實，也令共用的那一段立刻變得清楚。
歸屬：誰可以放行一批貨
檢驗歸品質控制，檢測歸實驗室，放行授權歸品質經理，入倉登記歸倉庫。五個步驟裡有四條泳道——這正是回答「誰簽名」的那一種讀法。
失效：一批貨究竟卡在哪裡
超出規格會開啟一次調查，實驗室誤差會退回複檢，而真正的不合格則會開出不合格報告並把該批貨隔離。這是能解釋發貨為甚麼會遲的那一種讀法。
結果：走出隔離的三條路
物料評審的處置分成返工、讓步接收或報廢，各自通向不同的去向。一種只顯示合格與不合格的視覺化，正正藏起了最花錢的那個決策。
運作方式
先把問題寫下來
一句話：看完這個之後，一個人應該可以回答甚麼？「一份訂單的時間花在哪裡？」和「誰審批一批貨的放行？」會畫出兩張不同的圖，而先把問題問出來，正是令你們不至於兩張都做、又兩邊都不討好的關鍵。
選出能回答它的最小檢視
關於次序的問題不需要泳道。關於歸屬的問題需要泳道，但不需要耗時。不要因為工具支援就多加一個維度——每多一層，都要花掉讀者身上那份答案本來需要的注意力。
把它做成一列列資料，檢視才便宜
在 QueryChart 裡，圖表就是一張表：步驟、連接、形狀，以及兩個泳道欄。加上或去掉歸屬這一個維度，是改一欄，而不是重畫一遍——正是這一點，令做第二個檢視成為一件合理的事，而不是一個項目。
把時間標在交接處
當問題是關於時長時，請在泳道之間的跨越處加註數字，而不是為每一個步驟都加。在幾乎每一條業務流程裡，團隊之間的輪候時間都大於實際作業時間，而把數字放在輪候發生的地方，會令這一點立刻可見。
把例外畫出來，或者說明你們沒有畫
如果你們是有意只畫順利路徑——例如為了一份培訓教材——請在圖上註明。一張沒有註明的順利路徑圖，日後會被當作流程本身來用，而用它的人通常正在決定人手編制。
發布一條連結，而不是五份匯出
把圖表分享出去，而不是把一張圖片貼進簡報。匯出的圖片正是令四個檢視變成四個版本的那套機制，每一個都凝固在某人需要它的那一天。
應避免的錯誤
一次回答四個問題
一張同時承載次序、負責人、系統、耗時和控制點編號的圖，是完整的，也是讀不了的。按問題拆開——由同一個來源出發。
把圖當裝飾
一張放在簡報裡、誰也無法據以行動的流程圖，就是一張配了長方形的圖庫相片。它如果不回答一個問題，就沒有存在的必要。
顏色帶着沒有人被告知的含義
如果紅色有含義，就把它寫在圖上。配色慣例活在作者腦裡，也死在那裡。
用匯出代替連結
一張圖變成簡報裡的 PNG 的那一刻，它就不再追蹤現實了——而一年之後它還在流傳。
視覺化你們自己的流程
把這個品質控制示例作為你們自己的圖表打開，然後把它刪減到能回答你們那個問題的檢視。
相關指南
常見問題
視覺化業務流程最好的方式是甚麼？
由問題出發。如果要的答案是關於先後次序的，一張流程圖就夠了。如果是關於責任或交接的，就用泳道。如果是關於失效路徑的，就把每個決策不順利的那條路都畫到一個真正的結論。如果是關於時間的，就在交接處加註數字，而不是另畫一樣東西。最好的視覺化，是能回答所提問題的那個最小的視覺化，並且它建立在一個日後還可以生成其他檢視的來源之上。
視覺化流程應該用 BPMN 嗎？
只有當下游確實有東西要讀它時才用。BPMN 的精確性——帶類型的事件、閘道、訊息流——在一個工作流程引擎或一個整合項目要讀這個模型時是有價值的。而對於一張給人讀的圖，這種精確性是一項稅：這套記法必須先教，而沒有被教過的讀者只能猜。大部分業務流程用泳道、普通形狀和寫明名稱的決策來表達會更合適。
怎樣做出一張人們真的會用的流程圖？
把它控制在一個畫面之內，只回答一個問題，並且把它放在工作實際發生的地方，而不是一個文件資料夾裡。然後令它保持現行：流程圖之所以沒有人用，幾乎從來不是因為看不懂，而是因為大家已經學會了這張圖是過期的。一張在流程變化時會被修改的圖會被查閱；一張三月時很完美的圖不會。
一份流程視覺化應該有多少細節？
夠回答那個問題就好，不要更多，並且保持同一個顆粒度。十五至二十五個步驟可以放進一個畫面，也可以留在讀者腦裡。當確實還有更多要說時，請連結一條子流程，而不是把字級調細——一張必須放大才讀得到的圖，早就已經不再是一份視覺化了。
