ما هي إدارة الامتثال؟

باختصار

• التزامات الخريطة: قم بتسجيل المتطلبات المعمول بها والنشاط المتأثر والتحكم والمالك المسؤول.
• التشغيل والأدلة: قم بتوثيق الإجراء والاحتفاظ بدليل على تشغيل التحكم عند الحاجة.
• المراقبة والاستجابة: مراجعة النتائج والتعامل مع الاستثناءات وأوجه القصور وتحديث عناصر التحكم بعد التغييرات.

ما هي إدارة الامتثال في الممارسة العملية

قائمة اللوائح أو ملفات PDF الخاصة بالسياسة ليست عملية إدارية. يحتاج الفريق إلى معرفة الالتزام الذي ينطبق، ومن يملك السيطرة عليه، وما هي الأدلة التي توضح التشغيل، وكيف يتم تقييم الفشل أو الاستثناء.

الحفاظ على خريطة الالتزام بالتحكم، وتعيين مالكين مسؤولين، وتوثيق الإجراءات في مكان العمل، ومراقبة النتائج وحل الاستثناءات. يوضح المثال لماذا يحتاج الاستثناء المؤقت إلى تقييم الأثر وإجراءات التعويض وتاريخ انتهاء الصلاحية.

كيف تعمل

1. التزامات الخريطة

   قم بتسجيل المتطلبات المعمول بها والنشاط المتأثر والتحكم والمالك المسؤول.

2. التشغيل والأدلة

   قم بتوثيق الإجراء واحتفظ بدليل على تشغيل التحكم عند الحاجة.

3. المراقبة والرد

   مراجعة النتائج والتعامل مع الاستثناءات وأوجه القصور وتحديث عناصر التحكم بعد التغييرات.

أخطاء ينبغي تجنّبها

• فقدان سجل القرار

  إبقاء الفاعل والقرار والحالة الفعلية إلى جانب المخرجات. قائمة اللوائح أو ملفات PDF الخاصة بالسياسة ليست عملية إدارية. يحتاج الفريق إلى معرفة الالتزام الذي ينطبق، ومن يملك السيطرة عليه، وما هي الأدلة التي توضح التشغيل، وكيف يتم تقييم الفشل أو الاستثناء.

الأسئلة الشائعة

هل البرمجيات تجعل المنظمة متوافقة؟

لا. يجب على الأشخاص تحديد الالتزامات المعمول بها، وتشغيل الضوابط، والاحتفاظ بالأدلة.

ما هي مراقبة الامتثال؟

نشاط محدد مصمم لتلبية أو اختبار التزام أو متطلبات سياسة داخلية.

لماذا تتبع الاستثناءات؟

يمكن للمغادرة المحدودة المدة أن تغير المخاطر وتحتاج إلى إذن ومراقبة وحالة نهائية.