كيفية إنشاء عملية التدقيق الداخلي
كيفية تصميم عملية التدقيق الداخلي دورةً لا مشروعاً: برنامج قائم على المخاطر يقرّر ما الذي يُدقَّق، وتحقق من الاستقلال في كل تكليف، وإغلاق يعيد سحب عيّنة.
عملية التدقيق الداخلي تعمل على مستويين: برنامج قائم على المخاطر يقرّر أي العمليات تُدقَّق وكم مرة، ثم التدقيق نفسه: تخطيط، فمعاينة عيّنة، فتقرير، فتصحيح، ثم تحقق.
باختصار
- البرنامج يقرّر ما الذي يُدقَّق ومتى، والتدقيق الواحد تكرار منه.
- الوتيرة تتبع المخاطر والتغيير وتاريخ النتائج، لا تقويماً متساوي المسافات.
- الاستقلال خاصية في التكليف، وهذا ما يجعله سؤالاً عن المسارات.
- الإغلاق عمل ميداني: يعيد المدقّق سحب عيّنة من المجتمع الذي جاءت منه نتيجة التدقيق.
- عدم المطابقة توجب إجراءً تصحيحياً، والملاحظة بدرجتها الأدنى لا توجبه، فالتصنيف قرار تمويل.
البرنامج هو العملية، لا التدقيق
تكاد كل خريطة تدقيق داخلي توثّق تدقيقاً واحداً وتترك البرنامج ضمنياً. وهكذا تراكم المؤسسة ثلاث سنوات من التقارير تغطي المجالات الثلاثة نفسها: تلك التي يسهل جدولتها ويكون الطرف الخاضع فيها متعاوناً. البرنامج هو العملية: جدول مشتقّ من المخاطر، ومن التغييرات الحديثة، ومما وجدته عمليات التدقيق السابقة، يغطي كل عملية خلال مدة محدَّدة. والتدقيق المفرد تكرار واحد منه.
والقرار الثاني هو ممّ يتألف الإغلاق. التحقق من نتيجة تدقيق ليس تغييراً لحالة، بل يعني العودة إلى المجتمع الذي سُحبت منه العيّنة وسحب عيّنة جديدة مقابل المتطلب نفسه، مسجَّلة بنطاق وحجم كأي اختبار آخر. وذلك عمل ميداني، ولهذا يقع صف التحقق في مسار المدقّق: فمن نفّذ الإجراء لا يجوز أن يكون هو من يقيس هل صارت السجلات مطابقة.
المثال أدناه دورة واحدة عبر ست مراحل وأربعة أدوار. «هل المدقّق مستقل عن المجال؟» يُطرح قبل أن يبدأ أي تخطيط، لأن الاستقلال خاصية في التكليف لا في المدقّق. وعند الطرف الآخر يحمل «هل الإجراء التصحيحي فعّال؟» فرعاً باسم «إعادة الفتح» يعود إلى «الاتفاق على السبب الجذري والإجراء التصحيحي»، أحد مسارين اثنين لا غير يشيران إلى الوراء في هذا المخطط، وهو الذي يعيد نتيجة التدقيق إلى محاولة ثانية بدل أن يودعها السجل.
أربعة أدوار، ونتيجة واحدة مُغلقة
راقب البرنامج وهو يسبق أول تدقيق، وفرع «إعادة الفتح» وهو يعيد نتيجة تدقيق إلى محاولة ثانية في إجرائها التصحيحي.
ابدأ من البرنامج
يفتتح المخطط بـ«مراجعة المخاطر ونتائج التدقيق السابقة» لا بتدقيق، ثم يبني البرنامج السنوي ويعيّن مدقّقاً لكل بند فيه. ثلاثة صفوف، وليس واحد منها تدقيقاً، وهو النصف الذي تسقطه معظم خرائط التدقيق الداخلي.
الاستقلال قبل التخطيط
«هل المدقّق مستقل عن المجال؟» يوجّه «لا» إلى «إسناد المهمة إلى مدقّق آخر»، التي تعود إلى البوابة نفسها لتُسأل من جديد. وعندها فقط يبدأ التخطيط: قائمة تحقق، ومواعيد متفق عليها مع الجهة الخاضعة، و«تقديم الإجراءات والسجلات» واقعة في مسار تلك الجهة نفسها.
التقرير ليس خط النهاية
يعاين العمل الميداني السجلات ويصنّف ما يجده. «هل تستوفي الأدلة المتطلب؟» يرسل «وجود فجوة» إلى «تسجيل عدم مطابقة أو ملاحظة»، ويلتقي المساران عند الاجتماع الختامي، ثم يصدر التقرير. ومعظم خرائط التدقيق الداخلي تقف عند ذلك الصف.
نتيجة التدقيق تُغلق بالتحقق
يُتفق على السبب الجذري مع مالك العملية، ويُنفَّذ الإجراء في موعده، ثم يقرّر «هل الإجراء التصحيحي فعّال؟». و«إعادة الفتح» يعود إلى الصف السادس عشر لا إلى الأمام، ولا يبلغ مراجعةَ الإدارة والسجلَّ المحفوظ إلا المسارُ المتحقَّق منه.
كيف تعمل
اسرد كل عملية قبل أن تجدول واحدة
البرنامج يحتاج مقاماً. دوّن كل عملية داخل النطاق ومالكها، ثم سجّل متى دُقّقت آخر مرة وماذا خرج منها. والفجوات في تلك القائمة هي الحجة التي يقوم عليها الجدول، وهي تقنع الإدارة أكثر مما يقنعها الجدول وحده.
اشتقّ كل دورية من درجة مخاطر
قيّم كل عملية على الأثر والتغيير الحديث وتاريخ النتائج، ودع الدرجة تحدّد الدورية: كل ربع سنة لعملية أخفقت مرتين، ومرة واحدة في الدورة لعملية ظلّت مستقرة سنوات. ودوّن السبب بجوار الدورية، لأن مدقّقاً يُسأل لماذا يُدقَّق الشحن كل ثلاث سنوات يحتاج جواباً.
ابنِ صفوف البرنامج أولاً
الصفوف الافتتاحية في QueryChart هي البرنامج لا التدقيق: شكل «بداية» على «مراجعة المخاطر ونتائج التدقيق السابقة»، ثم الصفوف التي تبني الجدول وتعيّن مدقّقاً لكل بند فيه. وإبقاؤها في المخطط نفسه مع العمل الميداني هو ما يجعل الدورة مرئية لمن يتّبعها.
أضف بوابة الاستقلال قراراً
صُغ صف التكليف سؤالاً، ثم غيّر عمود «الشكل» إلى «قرار» وامنح «الوصل إلى» رقمَي صفّين، مع الإجابتين في «نص الخط» بالترتيب نفسه. ومسار إعادة الإسناد يعود إلى البوابة ليُعاد الفحص، فرقمه أصغر من رقم الصف المكتوب هو فيه.
ضع كل خطوة في مسار مالكها
عمود «المسار الرأسي» يحمل الدور (مدير الجودة، والمدقّق الداخلي، والجهة الخاضعة، والإدارة العليا) وعمود «المسار الأفقي» يحمل المرحلة. والمسارات هي ما يجعل الاستقلال قابلاً للفحص بنظرة واحدة: فحين تقع صفوف العمل الميداني في المسار نفسه مع العملية الخاضعة للتدقيق، يكون المخطط قد أراك نتيجة تدقيق.
أغلق الدورة في مسار المدقّق
أضف صف التحقق في مسار المدقّق، وامنحه نطاقاً (أي مجتمع، وكم سجلاً، وبعد كم من الوقت) ووجّه إخفاقه إلى «الاتفاق على السبب الجذري والإجراء التصحيحي». ثم شارك الرابط مع الجهة الخاضعة لا مع فريق التدقيق وحده: فمن يرى ذلك الصف يعرف أن نتيجة التدقيق تُغلق على إعادة سحب العيّنة لا على تقرير الإجراء.
أخطاء ينبغي تجنّبها
ملء التقويم شهراً بشهر
اثنا عشر تدقيقاً، واحد كل شهر، اختيرت لأنها مريحة الترتيب. تبدو التغطية كاملة ولا تظهر المخاطر فيها في أي موضع. اكتب كل وتيرة مقابل درجة مخاطر، فتكفّ المجالات المزعجة عن كونها قابلة للتأجيل.
معاملة التقرير كأنه المُخرَج
إصداره يبدو نهاية العمل، وكل قيمته تقريباً تقع بعده. والثقل على الخريطة ينتمي إلى ما بعد التقرير: السبب الجذري، والإجراء، والتحقق، وما الذي سيفعله البرنامج التالي على نحو مختلف.
تدقيق العملية التي تديرها
مريح، ويُبطل النتيجة، فلا أحد يعاين سجلاته هو مقابل إجرائه هو ويجد كثيراً. بادل المدقّقين بين الإدارات، أو استعِر مدقّقاً مدرَّباً من موقع آخر، بدل التنازل عن الفحص.
نتائج تدقيق بلا بند مُستشهَد به
نتيجة التدقيق التي لا تسمّي المتطلب الذي خُولف رأيٌ، ويجري تمييعها بالكلام في الاجتماع الختامي. استشهد بالبند أو بالإجراء، فينتقل النقاش إلى الأدلة حيث ينتمي.
ابنِ دورة التدقيق الداخلي الخاصة بك
افتح مثال التدقيق الداخلي كمخطط خاص بك، واضبط وتيرة التدقيق لديك، وسمِّ من يتحقق من النتيجة قبل إغلاقها.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
كم مرة ينبغي إجراء عمليات التدقيق الداخلي؟
على فترات مخطَّطة تحدّدها المخاطر، وهو ما يعني في معظم أنظمة الإدارة تدقيق كل عملية مرة واحدة على الأقل في دورة الشهادة، وتدقيق المعرَّضة منها أكثر من ذلك بكثير. وتطلب ISO 9001 فترات مخطَّطة ولا تسمّي وتيرة عمداً، فتدقيق كل شيء مرة في السنة اختيار لا اشتراط، وهو اختيار رديء عادةً، لأنه يوزّع جهداً متطابقاً على عمليات تتباين عواقبها تبايناً هائلاً. والوتيرة ينبغي أن تتحرك كذلك: عملية لديها نتيجتان مفتوحتان استحقّت زيارة أبكر.
من يجوز له إجراء تدقيق داخلي؟
كل من دُرّب على التدقيق وكان مستقلاً عن المجال الخاضع، فالقيد هو الاستقلال لا الأقدمية. ومدقّق من إدارة أخرى، أو من موقع آخر، أو متعاقَد معه، كلهم مؤهلون. أما مالك العملية فلا، وكذلك من كتب الإجراء الذي تُعاين سجلاته. والمؤسسات الصغيرة تحلّ هذا بمبادلة المدقّقين بين الوظائف لا بالتنازل عن الاشتراط، وخطوة التكليف هي الموضع الصحيح لهذا الفحص، لأن التكليف هو الموضع الذي يُخلق فيه تضارب المصالح.
متى يجوز إغلاق نتيجة تدقيق داخلي؟
حين يعود مدقّق إلى المجتمع الذي جاءت منه النتيجة، ويسحب منه عيّنة جديدة، ويجده مستوفياً للمتطلب. فالإغلاق عمل ميداني له نطاق وحجم عيّنة وتاريخ، لا حقل يتغيّر من مفتوح إلى مغلق، ولهذا ينتظر مدة متفقاً عليها بدل الأسبوع التالي: فالعيّنة المسحوبة في اليوم التالي للإصلاح تُظهر أن الإصلاح رُكّب، لا أنه يصمد. أما هل كان الإجراء اختياراً موفقاً فسؤال تجيب عنه عملية الإجراء التصحيحي.
ما الفرق بين عدم المطابقة والملاحظة؟
عدم المطابقة إخفاق في استيفاء متطلب معلن، وهي توجب إجراءً تصحيحياً؛ أما الملاحظة (وهي الدرجة الأدنى من نتائج التدقيق) فضعف أو مخاطرة ناشئة لا تخالف شيئاً ولا تحمل ذلك الإلزام. فالتصنيف إذاً قرار تمويل لا قرار صياغة: صنّف إلى أعلى فيحمل السجل التزاماً لم يرصد له أحد ميزانية، وصنّف إلى أدنى فيكون التزام مستحق قد أُبرئت الذمة منه بهدوء. واحسمه في الاجتماع الختامي، مع الاستشهاد بالبند وتسجيل العيّنة.