虛驚事件呈報流程圖（具名或匿名、潛在嚴重程度）
虛驚事件呈報流程圖範本：先使現場安全，具名或匿名呈報，主管在時限內確認接收並分類，評定潛在嚴重程度，高潛在後果展開調查，並把結果回覆呈報人。
甚麼是虛驚事件呈報流程圖（具名或匿名、潛在嚴重程度）流程
虛驚事件是一宗沒有傷及任何人、亦沒有損毀任何物件，但現實中大有可能造成後果的意外事件。它的觸發點是有人留意到了：一件吊運物在空無一人的通道上方掃過，一部倒車的鏟車在一米之外停下，一個本應上鎖隔離卻被發現打開的閥門。沒有東西需要維修，也沒有人需要救治，而這正正就是這類事件在沒有通道時會靜靜消失的原因。這張圖跟著一宗險失事件，由被看見的一刻走到結案的一刻：使現場安全，以具名或匿名渠道提交報告，區域主管在目標時限內確認接收，為報告中真正描述的內容分類，評定它本來可能造成的傷害，為高潛在後果的事件做一次像樣的調查，分派並核實一項措施，把改動告知呈報人，再把這宗事件匯入職安健委員會所看的趨勢。
這是沒有傷及任何人的那一類事件的呈報通道。如果有人受傷、患病或需要接受治療，圖會在「屬虛驚事件、不安全狀況還是受傷？」這個決策上交接出去，由工作場所意外呈報流程接手，連同它的急救、缺勤登記和法定通報時限。嚴重事故的深入調查又是另一條獨立流程：這張圖會展開調查並委任負責人，但證據保存、目擊者會見與系統性分析，屬於工業意外調查流程。它亦不是員工叫停工作的權利，那是停工權，另有專圖；在這裡，等到有人動筆寫下些甚麼的時候，工作通常早已繼續做下去。請把這張圖當作起點，按貴機構自己的程序、監管機構的要求，以及具備資格人士的審視去調整，而不要把它本身當成合規文件：某宗事件是否必須向當局通報、多快通報，由貴機構所在地的法例決定，而不是由這張圖決定。
四個決策撐起整張圖。「具名呈報還是匿名呈報？」放在員工泳道的最前面，因為對呈報數量影響最大的那個設計選擇，是在任何人動筆填寫之前就已經定下來。「屬虛驚事件、不安全狀況還是受傷？」落在區域主管身上，他最先讀到報告，亦只有他有條件判斷所描述的究竟是一宗事件、一個長期存在的狀況，還是一宗應該走另一條完全不同路徑的人身傷害。至於是否有造成嚴重傷害的高潛在後果，這條問題被刻意放在職安健主任而不是主管手上：最貼近工作的人，往往亦是最容易把風險看慣了的人，何況要評的是那個並沒有發生的後果。而「控制措施是否已在現場核實？」排在措施被標示完成之後而不是之前，因為登記冊與工作現場之間的出入，遠比任何人預期的都要多。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五條泳道——員工／呈報人、區域主管、職安健主任、調查團隊、場地管理層——鋪在六個階段上：發現與處置、呈報、確認與分類、評級與調查、執行與結案，以及回覆與趨勢。
- 在任何文書工作之前先有一道分支：「是否仍有人暴露於危害之中？」把呈報人引向「使現場安全或圍封範圍」，讓通道先清空、吊運物先落地，然後才有人去開啟表格。
- 「具名呈報還是匿名呈報？」被畫成同等地位的分支：具名報告帶著一張相片，匿名登記進入同一條隊列，於是那條專門承接員工不願簽名內容的渠道是被設計出來的，而不是被假設存在的。
- 區域主管泳道裡的三向分類「屬虛驚事件、不安全狀況還是受傷？」：受傷離開本圖轉入意外呈報路徑，不安全狀況加入危害登記冊，虛驚事件則繼續走向評級。
- 是否有造成嚴重傷害的高潛在後果，這道分叉決定這宗事件配得上多少流程：一次有委任負責人的正式調查、把成因追溯至欠缺的防護屏障、再向其他範圍發出安全警示，又或者只是「在現場與班組一同追問原因」。
- 靠證據而不是靠信任來結案：逾期的措施會呈報管理層並且跟進，「控制措施是否已在現場核實？」把不奏效的處理退回重新籌劃，只有核實過的控制措施才走到「告知呈報人改動了甚麼」與趨勢統計。
何時使用本範本
- 貴機構正在編寫或重寫虛驚事件的程序，需要用一張圖說清楚誰呈報、誰確認接收、誰為潛在後果評級、誰為措施結案。
- 呈報數量乾涸了，需要看清楚流失究竟發生在表格、確認接收，還是那份從來沒有人送回去的回覆上。
- 貴機構正在設置呈報應用程式或二維碼表格，希望在建立欄位之前，先把分類、潛在後果評級和上報機制談定。
- 虛驚事件紀錄裡全是清潔與整理一類的條目，沒有一宗屬於高潛在後果，所以評級這一步和它背後的門檻必須寫明，並且有人負責。
- 審核員或認證機構問起，在貴機構的職業安全健康管理體系裡，虛驚事件是怎樣呈報、怎樣調查、怎樣跟進的。
運作方式
把泳道改成貴機構的角色
把員工／呈報人、區域主管、職安健主任、調查團隊、場地管理層，換成貴機構真正設有的角色。在小型場地，職安健主任與區域主管往往是同一個人，那就把這兩條泳道合併，而不要畫一次根本不會發生的交接；如果承辦商亦向貴機構的系統呈報，就再加一條承辦商泳道。
寫下貴機構自己的虛驚事件定義
把甚麼算是虛驚事件講清楚，因為人不會呈報自己叫不出名字的東西。要決定：沒有人受傷的財物損毀、高處墮物、不安全行為、長期存在的不安全狀況，是否全部由這條通道進來；並且在程序裡寫上貴機構自己場地的例子，而不是從教科書借來的通用例子。
訂定渠道，並就匿名作出決定
把一份報告可能到達的每一條途徑都寫明：紙卡、應用程式、告示板上的二維碼，又或者先口頭告知區域主管、事後再補寫。然後決定匿名渠道是否存在、由誰查閱，以及在沒有人可以被追問的情況下，表格必須承載哪些細節才真正可以跟進。
訂下確認接收的時限與負責人
為確認接收這一步填上一個真實的數字：同一更之內、二十四小時、兩個工作天。圖上的寫法是一個待填的欄位，不是一條規則。還要決定：當區域主管本人就是報告所指的對象時由誰確認接收，以及呈報人究竟憑甚麼知道報告已經收到。
定義高潛在後果，以及由誰判斷
在需要用到之前就把準則寫下來。多數機構會問：如果再失效一道防護屏障，最壞的現實後果會是甚麼；並把凡是可能致命或令人永久傷殘的，一律定為高潛在後果。寫明由誰評級、是否有第二個人覆核這個評級，以及一旦定為高潛在後果，場地必須做些甚麼。
談定措施、核實與回覆
決定誰可以承擔一項措施、最長可接受的限期是多久、誰有權延期、延期時通知誰。把核實究竟是甚麼談清楚：是有人走到工作現場去看，並且由誰簽署確認。最後訂下給呈報人的回覆採取甚麼形式、由誰發出，因為這一步正是最容易靜靜消失的一步。
拿上個月的真實報告走一遍
抽幾份近期的虛驚事件報告，當中包括一份被定為高潛在後果的，和一份即日結案的，逐一沿著圖走一遍。凡是大家口中描述得出、圖上卻沒有畫的步驟，又或者圖上畫了、實際卻被略過的步驟，就是程序公布之前最值得處理的發現。
常見問題
虛驚事件呈報流程有哪些步驟？
員工看到一宗險失事件。如果仍有人暴露於危害之中，先使現場安全或者把範圍圍封起來。之後呈報事件，可以具名並附上一張相片，亦可以經匿名渠道，區域主管在目標時限內確認接收。報告隨即分類：受傷轉入意外呈報路徑，不安全狀況加入危害登記冊，虛驚事件繼續往下走。職安健主任評定的是潛在嚴重程度而不是實際後果。高潛在後果的事件會得到一次有委任負責人的正式調查，把成因追溯至那道欠缺的防護屏障，並向其他範圍發出安全警示；潛在後果較低的，則在現場與班組一同作一次簡短的追問。接著分派一項措施，訂明負責人與限期，執行，逾期就跟進，並在現場核實。最後告知呈報人改動了甚麼，事件計入趨勢統計。
虛驚事件與意外有甚麼分別？
這要看你用的是誰的一套說法，所以貴機構的程序必須自行定義。ISO 45001:2018 把事故（incident）定義為由工作引起或在工作過程中發生、可能導致或已經導致受傷與健康損害的情況，並指出沒有導致受傷與健康損害的情況，可以稱為虛驚事件、險失事件或者差點出事。按這種讀法，虛驚事件是事故的一種，而不是事故的反面。美國國家安全委員會則把它描述為一宗沒有造成受傷、疾病或損毀，但具備造成這些後果之潛在可能的意外事件。不少機構把意外一詞寬鬆地用於一切確實造成傷害的情況，把虛驚事件用於一切沒有造成傷害的情況，另外再加上第三個詞——不安全狀況——用來指還未有人接近過的危害。選定你們的用詞，寫下例子，並在表格上、登記冊裡與職安健委員會上始終如一地使用。
虛驚事件是否必須向監管機構通報？
通常不必，不過答案取決於司法管轄區而非放諸四海皆準。按照美國 29 CFR Part 1904 的紀錄規則，只有出現與工作相關的受傷或疾病，事件才成為須紀錄事項，所以真正意義上的虛驚事件不會進入 OSHA 300 紀錄表，儘管 OSHA 鼓勵僱主在內部調查這類事件。英國的 RIDDOR 2013 走的是另一條路：一批稱為 dangerous occurrences、列於 Schedule 2 的特定虛驚事件，無論有沒有人受傷都必須向 Health and Safety Executive 呈報，例子包括起重設備倒塌或傾覆，以及引致火警或爆炸的電力短路。所以大部分虛驚事件留在貴機構自己的系統之內，而某些被點名的類別則不然，具體清單、時限與途徑由貴機構所在地的監管機構訂定。要去查你們自己的規定，不要想當然。
怎樣判斷一宗虛驚事件是否高潛在後果？
沒有統一的標準定義，所以各機構自行寫下準則。慣常的問法是：如果再失效一道防護屏障，最壞的現實後果會是甚麼；常見的門檻是死亡或者改變一生的傷害。按實際後果來評級，正正是把最值得學習的事件藏起來的那個錯誤：跌在空無一人通道上的物件，與跌在人身上的物件，是同一次失效，分別只在時機。有兩個習慣很有用。讓範圍以外的人來評級，因為熟悉會把風險常態化；並在起步階段以小組方式統一評級的尺度，讓這個門檻在整個場地意味著同一件事。還要留意，經典的意外三角形，以及與它一同被引用的輕微事件與嚴重事件固定比例，從來沒有人能夠用它最初的數據重現出來，在文獻中一直有爭議；所以不要用一個比例來推動整個計劃，去評定你手上真實發生的事件。
虛驚事件呈報為甚麼會乾涸，靠甚麼維持？
三件事可以殺死一套呈報系統：甚麼都沒有明顯改變、表格填起來太費時、有人因此被追究。第一件最常見，亦最容易修補，這正是確認接收這一步和給呈報人的回覆被畫進圖裡、而不是被假設存在的原因。ISO 45001 要求機構識別並消除員工參與的障礙，並把報復以及報復的威脅明確列於其中，所以一套懲罰呈報人的系統，除了是個壞主意，本身亦是不符合項。同樣的原則亦出現在美國關於受傷與疾病紀錄的規則裡：如果一套呈報程序會令一名合理的僱員不敢呈報，那它就不算合理；這條準則拿來檢驗貴機構的虛驚事件渠道同樣公道。對呈報數量指標要小心：把呈報宗數當成績效指標來考核，考出來的是報告，未必是你們真正需要的那些報告。