SOP 修訂歷史範本
SOP 修訂歷史範本：一項擬議的變更如何變成一條帶日期的紀錄項目，先對照待處理的變更查核，再經審閱、審批，最後連同它所取代的版本一併定案。
甚麼是SOP 修訂歷史流程
修訂歷史紀錄冊，是一份為 SOP 解答一個問題的登記冊：改了甚麼、幾時改的、誰做的變更、誰批准了它，以及現行版本取代了哪一個版本。它是與 SOP 本身分開的一份文件——程序描述今天的工作應該怎樣做，修訂歷史則是它之前每一個版本的只可新增紀錄。審核員與新上任的流程負責人會先看這份紀錄冊，因為這是判斷眼前這份程序究竟是受控的現行版本，還是一份被審閱人忘記更新的舊稿，最快的方法。
這張圖把紀錄冊本身當成一套獨立的工作流程來畫，而不是 SOP 審批的一個附註。一項擬議的變更會先按安全關鍵程度查核，以決定是走加急審閱還是標準審閱，然後再對照紀錄冊本身查核：如果同一份 SOP 已經有另一條紀錄項目待處理，兩項變更會被協調在一起，令紀錄冊永遠不必事後調解兩條同時聲稱同一個版本號的項目。只有在那之後，起草才會真正產生紀錄項目本身——日期、變更摘要、作者，以及它所取代的版本號——這正是起草與定案這兩步採用「檔案」形狀而不是「流程」形狀的原因：它們是真正把東西寫進登記冊的時刻，而不只是把工作往下傳。
這並不是 SOP 文件本身的審批流程——那是 /yue/templates/受控標準作業程序範本 那個受控 SOP 範本，那一頁把程序的內容送經起草、審閱與簽署。這張圖是那套流程每一次產生新版本時，會寫入一條項目的登記冊。它亦比一般的文件管制範圍更窄——後者管治每一類受控文件的起草、簽發、分發與定期檢討，見 /yue/templates/文件管制流程；這張圖只涵蓋紀錄冊本身，那份列明改了甚麼、取代了哪個版本的文件。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 頂部五個階段——識別變更、擬定紀錄項目、審閱、審批與紀錄項目定案——對應五條泳道，涵蓋接觸修訂歷史項目的角色：流程負責人、SOP 編寫人、審閱人、審批人與文件管理員。
- 受理與分流：先識別並描述一項變更，然後「變更是否影響安全關鍵步驟？」這道判斷，會在起草開始之前，把它送去加急審閱或標準審閱。
- 起草之前的重複項目查核：「修訂歷史紀錄冊是否已有這份 SOP 的待處理項目？」會導向與待處理項目的負責人協調，令同一份 SOP 的兩項變更，永遠不會被記錄成兩條互相競爭的修訂。
- 項目本身，以「檔案」而非「流程」形狀起草並在其後定案：日期、變更摘要、作者，以及它所取代的版本號，先提交審閱，再提交審批。
- 審閱循環：「審批前是否有待了結的意見？」會把項目送回 SOP 編寫人更新並重新審閱，而不是逼審批人直接拒絕它。
- 審批與結案：「是否批准？」這道判斷，要麼在被拒絕時把項目送回重做，要麼讓文件管理員把它記錄為定案，更新 SOP 的版本號與生效日期，並把它所取代的版本存檔。
何時使用本範本
- 你們正在為 SOP 建立修訂歷史紀錄冊，希望有一套把受理、起草、審閱、審批與定案分開的結構，而不是一個開放式的「新增一行」步驟。
- 兩個人可以同時就同一份 SOP 提出變更，你們需要一個檢查點，在重複項目以兩條互相競爭的修訂走到審批之前，把它攔截下來。
- 你們需要向審核員說明修訂歷史紀錄冊裡某一行是怎樣出現的：誰提出這項變更、誰審閱過、誰批准了它，以及它取代了哪個版本。
- 你們正在把修訂歷史紀錄冊，與 SOP 審批流程本身分開，因為同一份紀錄冊在其生命周期內，要記錄不止一位負責人對同一份 SOP 提出的變更。
運作方式
把泳道改成你們真實的角色
把流程負責人、SOP 編寫人、審閱人、審批人與文件管理員，換成你們實際採用的職銜。在小型團隊裡，SOP 編寫人與流程負責人往往是同一個人——把這兩條泳道合併，而不是留一條空置的；如果品質主管同時做審閱和簽署，就改為合併審閱人與審批人。
定下安全關鍵的判斷準則
寫低甚麼情況會令一項變更被送去加急審閱，而不是把「變更是否影響安全關鍵步驟？」交由個人判斷：涉及上鎖步驟、關鍵控制點或法規規定查核的變更，應該一律合資格；其餘一律預設走標準周期。
定下每條紀錄項目必須包含的欄位
在起草這一步，定下登記冊所需的確切欄位：項目日期、SOP 編號、以淺白語言寫的變更摘要、作者，以及被取代的版本號。無論加急還是標準項目，欄位都保持一致，令紀錄冊不會因為走哪條路線而有出入。
決定重複項目如何解決
定下「修訂歷史紀錄冊是否已有這份 SOP 的待處理項目？」背後的規則：第二項變更是等待第一項結案、合併進同一條項目，還是另行記錄並附上交叉參照？三種做法都可行，只要紀錄冊不會出現兩條同時聲稱同一個版本號的項目。
定下你們的版本編號與生效日期規則
固定版本號如何遞增——常見做法是已發放的修訂用整數、草稿用小數——並定下生效日期需要預留多長時間，好讓文件管理員可以在生效之前更新總登記冊，並淘汰被取代的副本。
常見問題
甚麼是 SOP 修訂歷史紀錄冊？
它是一份日期登記冊，列出一份 SOP 的每一個版本，以及版本之間改了甚麼：項目的日期、誰提出這項變更、變更摘要、誰審閱與批准了它，以及它取代了哪個版本。它與 SOP 本身的審批簽署是分開的——SOP 記錄誰批准了現行版本，修訂歷史紀錄冊則記錄令它走到這一步的整個版本序列。
這與 SOP 本身的審批流程有甚麼分別？
/yue/templates/受控標準作業程序範本 那個受控 SOP 範本，把程序內容本身送經起草、審閱與審批，產生一個現行的、已簽署的版本。這張圖則是那套流程每次產生新版本時寫入的登記冊——一份只可新增的歷史，記錄日期、作者、摘要與被取代的版本號，作為獨立的一份文件保存，令這個序列可以獨立於文件本身留存下來。
為何在起草新項目之前，要先查核是否有待處理的項目？
因為兩個人可以在同一個審閱周期內，各自對同一份 SOP 提出變更而互不知情，如果兩條項目各自獨立走到審批，紀錄冊最終就會出現兩行，各自聲稱取代同一個版本。在起草之前的最初階段就查核，可以令第二項變更協調進第一條項目，而不是等到審批階段才發現有衝突。
是不是每一項 SOP 變更都要走加急路線？
不是。加急路線是為安全關鍵步驟的變更而設，因為由識別變更到生效之間的時距必須短。其餘的——澄清用字、排版、非關鍵的程序性變更——都應該走標準審閱周期，因為把所有變更都當成加急處理，會令設有兩條路線的意義盡失。
