點樣建立文件定期覆核機制
建立一個文件審查週期，包括指定擁有者、基於風險嘅到期日、變更觸發因素、審查證據，同埋明確保留、修訂或者退休嘅結果。
文件覆核機制會為每份受控文件指定負責人同到期日，並記錄繼續使用、修訂或者停用嘅決定。
簡而言之
- 設定文件嘅風險同變化率嘅每個間隔，然後將到期日分佈喺全年。
- 喺日曆日期之前，將重大變動同發現視為審查觸發因素。
- 記錄保存、修訂或退休；一個唔改變嘅決定仍然需要擁有者同日期。
令審查決定可見
單單提醒唔係一個審查週期。業主需要時間將指示同現時嘅工作比較，需要一條解決差異嘅路線，同埋一個即使冇任何變化都可以記錄結果嘅地方。事件、系統變更同審計結果可以將審查推進。
根據風險同能力，交錯工作，而唔係每份文件都要喺同一日到期。登記表應該顯示上次審查、結果、下一個到期日同埋開放嘅變更要求。下面嘅生命週期圖會透過將修訂版本發送返去佢嘅變更請求，而唔係建立一個非正式嘅側路徑，嚟關閉循環。
運作方式
指派節奏同觸發器
畀每個受控物品一個擁有者同到期日；定義需要提早審查嘅事件、法律或系統變動，同埋審計結果。
根據證據審查
用最近嘅工作例子同受影響嘅用戶去測試步驟、角色、系統、控制項同記錄；捕捉差異而唔係簡單咁續約日期。
閂咗同重新安排
記錄審查員、日期同埋保留、修改或者退休結果。如果冇變，就設定新嘅到期日；如果改咗，路線通過核准同撤銷。
應避免的錯誤
改緊日期而唔使檢查工作
重新整理嘅到期日唔會顯示指示係咪仍然同目前嘅系統、角色同控制項相符。記錄下檢查咗嘅嘢。
常見問題
冇變動嘅評論係咪需要重新修訂？
唔係。喺唔改變核准嘅內容修訂嘅情況下，記錄審查決定同下一個到期日。
文件可唔可以提早審查？
係。流程變更、事件或者發現可以喺預定日期之前觸發審查。
邊個追蹤過期嘅評論？
文件擁有者執行審查；登記擁有者或者文件控制者會監察到期日期同埋升級過期項目。