Wie oft sollten SOPs überprüft werden?
Überprüfen Sie SOPs nach einem risikobasierten Zeitplan und immer dann, wenn ein wesentliches Ereignis die Arbeit verändert. Es gibt kein universelles Überprüfungsintervall für jede Organisation.
Überprüfen Sie SOPs nach einem risikobasierten Zeitplan und immer dann, wenn ein wesentliches Ereignis die Arbeit verändert. Es gibt kein universelles Überprüfungsintervall für jede Organisation.
Kurz gesagt
- Legen Sie risikobasierte Intervalle fest: Berücksichtigen Sie Schäden, regulatorische Pflichten, Prozessvolatilität und die Kosten veralteter Anweisungen.
- Ereignisauslöser hinzufügen: Überprüfung nach relevanten Systemänderungen, Vorfällen, Abweichungen, Auditfeststellungen oder neuen Anforderungen.
- Zeichnen Sie jedes Ergebnis auf: Bestätigen Sie unveränderte Inhalte mit einem neuen Datum oder leiten Sie eine Überarbeitung oder Einstellung durch die Kontrolle weiter.
Wie oft sollten SOPs in der Praxis überprüft werden?
Ein fester jährlicher Termin kann für sicherheitskritische Verfahren zu langsam und für eine stabile, risikoarme Aufgabe sinnlos sein. Systeme, Vorschriften, Vorfälle, Abweichungen und Auditergebnisse sollten sofort eine Überprüfung auslösen, wenn sie sich auf die Anweisung auswirken.
Legen Sie das Intervall jeder SOP nach Risiko, Änderungshäufigkeit und externen Anforderungen fest. Weisen Sie einen Eigentümer und das nächste Datum zu, überwachen Sie Auslöser zwischen geplanten Überprüfungen und erfassen Sie jedes Mal eine Entscheidung zur erneuten Bestätigung, Überarbeitung oder Einstellung.
So funktioniert es
Legen Sie risikobasierte Intervalle fest
Berücksichtigen Sie Schäden, regulatorische Pflichten, Prozessvolatilität und die Kosten veralteter Anweisungen.
Fügen Sie Ereignisauslöser hinzu
Überprüfung nach relevanten Systemänderungen, Vorfällen, Abweichungen, Auditfeststellungen oder neuen Anforderungen.
Notieren Sie jedes Ergebnis
Bestätigen Sie unveränderte Inhalte mit einem neuen Datum oder leiten Sie eine Überarbeitung oder Einstellung durch die Kontrolle weiter.
Häufige Fehler
Das Fälligkeitsdatum als einzigen Auslöser betrachten
Eine Sicherheits- oder Systemänderung kann dazu führen, dass eine SOP Monate vor der geplanten Überprüfung falsch ist.
Häufig gestellte Fragen
Ist eine jährliche Überprüfung immer erforderlich?
Es gilt keine allgemeingültige Jahresregel; Überprüfen Sie Ihre spezifischen Regulierungs-, Standard- und Organisationsrisikorichtlinien.
Setzt ein Trigger das Intervall zurück?
Zeichnen Sie das Ergebnis der Ereignisüberprüfung auf und legen Sie den nächsten Termin mithilfe Ihrer Richtlinie fest, anstatt stillschweigend eine Neueinstellung vorzunehmen.
Kann eine Überprüfung ohne Änderung abgeschlossen werden?
Ja. Halten Sie fest, wer überprüft hat, was überprüft wurde, das Ergebnis und den nächsten Fälligkeitstermin.