كيفية إعداد دورة مراجعة الوثائق

باختصار

• قم بتعيين كل فاصل زمني من مخاطر المستند ومعدل التغيير، ثم قم بتوزيع تواريخ الاستحقاق على مدار العام.
• تعامل مع التغييرات والنتائج المادية كمحفزات للمراجعة قبل تاريخ التقويم.
• الاحتفاظ بالسجلات أو مراجعتها أو سحبها؛ لا يزال قرار عدم التغيير بحاجة إلى مالك وتاريخ.

اجعل قرار المراجعة مرئيًا

التذكير وحده ليس دورة مراجعة. يحتاج المالك إلى وقت لمقارنة التعليمات بالعمل الحالي، وطريق لحل التناقضات ومكان لتسجيل النتيجة حتى عندما لا يتغير شيء. يمكن للحوادث وتغييرات النظام ونتائج التدقيق أن تؤدي إلى تقدم المراجعة.

قم بترتيب العمل وفقًا للمخاطر والقدرة بدلاً من جعل كل مستند مستحقًا في نفس اليوم. يجب أن يُظهر السجل المراجعة الأخيرة والنتيجة وتاريخ الاستحقاق التالي وطلب التغيير المفتوح. يقوم مخطط دورة الحياة أدناه بإغلاق الحلقة عن طريق إرسال مراجعة مرة أخرى إلى طلب التغيير الخاص بها بدلاً من إنشاء مسار جانبي غير رسمي.

كيف تعمل

1. تعيين الإيقاع والمشغلات

   إعطاء كل عنصر خاضع للرقابة مالكًا وتاريخ استحقاق؛ تحديد الحوادث وتغييرات القانون أو النظام ونتائج التدقيق التي تتطلب مراجعة مبكرة.

2. مراجعة ضد الأدلة

   استخدام مثال عمل حديث والمستخدمين المتأثرين لاختبار الخطوات والأدوار والأنظمة والضوابط والسجلات؛ التقاط التناقضات بدلاً من مجرد تجديد التاريخ.

3. إغلاق وإعادة جدولة

   قم بتسجيل المراجع وتاريخه واحتفظ بالنتيجة أو قم بمراجعتها أو سحبها. إذا لم يتغير، قم بتعيين تاريخ استحقاق جديد؛ إذا تم تغييرها، قم بالتمرير عبر الموافقة والانسحاب.

أخطاء ينبغي تجنّبها

• تغيير التاريخ دون التحقق من العمل

  لا يُظهر تاريخ الاستحقاق المحدث ما إذا كانت التعليمات لا تزال تتطابق مع الأنظمة والأدوار وعناصر التحكم الحالية. سجل ما تم فحصه.

الأسئلة الشائعة

هل تحتاج المراجعة بدون تغيير إلى مراجعة جديدة؟

لا، قم بتسجيل قرار المراجعة وتاريخ الاستحقاق التالي دون تغيير مراجعة المحتوى المعتمدة.

هل يمكن مراجعة المستند مبكرًا؟

نعم. يمكن أن يؤدي تغيير العملية أو وقوع حادث أو اكتشاف إلى إجراء مراجعة قبل التاريخ المحدد.

من يتتبع المراجعات المتأخرة؟

يقوم مالك المستند بالمراجعة؛ يقوم مالك السجل أو وحدة التحكم في المستندات بمراقبة تواريخ الاستحقاق وتصعيد العناصر المتأخرة.