قالب شجرة قرار لسير عمل اعتماد الوثائق — Excel

باختصار

• ثمانية قرارات تشكّل العمود الفقري: وثيقة جديدة أم مراجعة، تغيير تحريري أم جوهري، هل نوع الوثيقة خاضع للتنظيم، هل عولجت كل الملاحظات، هل يستطيع المؤلف معالجتها الآن، الاعتماد للإصدار، هل يلزم معتمِد ثانٍ، وهل يلزم إقرار القراءة والفهم
• تسميات الفروع إجابات لا مهام تالية: مراجعة أو جديدة، تحريري أو جوهري، خاضعة للتنظيم أو وثيقة أعمال، معالجة أو مفتوحة، معتمدة أو إعادة عمل أو مرفوضة، لازم أو غير لازم
• خمس نهايات مُسمّاة بدل خط نهاية واحد: نُشرت كتحديث تحريري طفيف، ونُشرت بعد الاعتماد الكامل، ونُشرت مع إسناد التدريب، وأُعيدت إلى المؤلف لإعادة العمل، ومرفوضة ومُغلقة

جدول المصدر: قالب شجرة قرار لسير عمل اعتماد الوثائق

اكتب خطوة واحدة في كل صف في Excel مع معرف فريد ووصف وخطوة تالية ومسؤول. سير عمل اعتماد الوثائق هو مسار المراجعة والاعتماد الواقع بين مسودة مكتملة ووثيقة صادرة. وهو يجيب عن عدد محدود من الأسئلة: هل هذه وثيقة جديدة أم مراجعة، وهل يغيّر التغييرُ فعلاً ما يجب على الناس فعله، ومن يجب أن يراجع، وهل بقيت ملاحظة مفتوحة، وهل يلزم معتمِد ثانٍ أو معتمِد امتثال، وهل يُلزم الإصدارُ أحداً بالقراءة والإقرار. وهو أضيق عن قصد من ضبط الوثائق الذي يغطي أيضاً ترقيم الإصدارات والإصدار والتوزيع وسحب النسخ الملغاة والمراجعة الدورية. فإن أردت دورة الحياة الكاملة بمسار مسؤول ضبط الوثائق، فاستخدم المخطط الانسيابي لعملية ضبط الوثائق؛ أما هذه الصفحة فهي شجرة القرار الواقعة داخله.

اربط الوصف بعمود Box text والوجهة بعمود Line to واسم الفرع بعمود Line text والمسؤول بعمود Vertical lane. المخططان يجيبان عن سؤالين مختلفين، ومن الأفضل الوضوح بشأن أيهما تحتاج. خريطة العملية متعددة الوظائف تجيب عن: ماذا يحدث تالياً ومن ينفّذه: سلسلة مهام تمتد عبر مسارات الأقسام وتنتهي بخط نهاية مشترك. أما هذا المخطط فيجيب عن: أي مسار تسلكه هذه الوثيقة ومن يقرر: سلسلة من ثمانية أسئلة تنتهي فروعها بخمس نهايات مختلفة مُسمّاة. فالتصحيح التحريري، والاعتماد الكامل، والإعادة لإعادة العمل، والرفض، والنشر مع إسناد تدريب، وجهات منفصلة هنا يُبلَغ إليها بالإجابة عن الأسئلة التي فوقها، لا مراحل في مسار واحد ناجح. تحقق من جميع التفرعات والمسؤوليات في المخطط بمقارنتها بالجدول. راجع أيضاً /ar/guides/كيفية-تنظيم-بيانات-excel-لمخطط-انسيابي.

كيف تعمل

1. أعد تسمية المسارات لتطابق حقوق القرار الفعلية

   اكتب خطوة واحدة في كل صف في Excel مع معرف فريد ووصف وخطوة تالية ومسؤول. تُسمّي المسارات الأربعة من يجيب عن كل سؤال: المؤلف، مالك الوثيقة، المراجعون، المعتمِد. استبدلها بأدوارك أنت، مُسمّاة بالدور لا بالشخص حتى يصمد المخطط أمام المغادرين وإعادة الهيكلة. وإذا كان مدير الجودة لديك هو مالك الوثيقة والمعتمِد معاً، فادمج المسارين بدل التظاهر بأن القرار مقسوم. وإذا كانت المراجعة الفنية ومراجعة الامتثال يجيب عنهما أشخاص مختلفون، فاقسم مسار المراجعين إلى مسارين.

2. اكتب اختبار التغيير التحريري في جملة واحدة

   اربط الوصف بعمود Box text والوجهة بعمود Line to واسم الفرع بعمود Line text والمسؤول بعمود Vertical lane. قرار «تغيير تحريري أم جوهري؟» هو الذي يُساء استخدامه، لأنه المسار الوحيد الذي يتخطى المراجعة والاعتماد. اكتب اختباراً يستطيع أي شخص تطبيقه: إن كان القارئ سيفعل أي شيء بشكل مختلف نتيجة التغيير، فهو جوهري. ثم اسرد الحالات التحريرية المقبولة صراحةً، مثل التصحيحات الإملائية والتنسيق وتغيير اسم قسم وتصحيح الإحالات المرجعية، وانصّ على أن مالك الوثيقة، لا المؤلف، هو من يقرر.

3. ثبّت مجموعة المراجعين الإلزاميين لكل نوع وثيقة

   تتبع المسار المعتاد والرفض والحلقات في المخطط قبل مشاركته. حوّل «هل نوع الوثيقة خاضع للتنظيم؟» إلى جدول قصير يستطيع سجل وثائقك الإجابة عنه من حقل لا من الذاكرة. ولكل نوع، سمِّ المراجعين الذين يجب أن يوقّعوا والمراجعين الاختياريين. والخاضعة للتنظيم تعني عادةً أن الوثيقة تقع ضمن نطاق نظام إداري أو ترخيص أو ملف سلامة؛ وإن تعذّر تحديد نوع الوثيقة من قيدها في السجل، فسيُتخذ القرار على نحو غير متسق.

أخطاء ينبغي تجنّبها

• روابط مفقودة

  لا تصبح قائمة المهام خريطة عملية حتى يكون لكل خطوة مقصد واضح ولكل قرار نتائج مسماة. يسرد إجراء ضبط الوثائق لديك الخطوات ولا يذكر أي التغييرات يمكنها تخطي المراجعة الكاملة، فيستغرق تصحيح رقم هاتف الأسابيع الستة نفسها التي تستغرقها تعليمة سلامة حرجة جديدة

الأسئلة الشائعة

هل يمكنني استخدام ملف Excel الخاص بي؟

نعم. طابق الأعمدة مع محرر جداول QueryChart وراجع الوجهات عند تغيير ترتيب الصفوف. هو المسار الذي تسلكه المسودة بين كتابتها وإصدارها: تصنيف التغيير، واختيار المراجعين الذين يجب أن يروها، ومعالجة ملاحظاتهم، والحصول على الاعتماد، وتحديد ما يُلزم به الإصدارُ الآخرين. وهو بنية قرار لا قائمة مهام، لأن المهم ليس أن مراجعةً تحدث بل أي مراجعة تحدث ومن يملك القرار. وسير عمل يطبّق المسار نفسه على كل وثيقة ليس سير عمل، بل طابور انتظار.

كيف يختلف هذا عن المخطط الانسيابي لعملية ضبط الوثائق؟

بالنطاق والشكل. المخطط الانسيابي لعملية ضبط الوثائق خريطة عملية متعددة الوظائف تغطي دورة الحياة الكاملة، بما فيها ترقيم الإصدارات والإصدار إلى موقع مضبوط وسحب النسخ الملغاة والمراجعة الدورية المجدولة، وهو يجيب عن ماذا يحدث تالياً ومن ينفّذه. أما هذه الصفحة فهي شجرة قرار لقطاع المراجعة والاعتماد وحده، وتجيب عن أي مسار تسلكه الوثيقة ومن يقرر. وإن كنت تكتب إجراءً فأنت غالباً بحاجة إلى الاثنين: خريطة العملية لدورة الحياة، وهذا المخطط كقواعد التوجيه داخل مرحلة الاعتماد فيها.

متى يمكن اعتماد التغيير كتغيير تحريري وتخطي المراجعة الكاملة؟

فقط حين لا يتغير المعنى. التصحيحات الإملائية والتنسيق وتغيير اسم قسم وتصحيح الإحالات المرجعية تنطبق عليها الصفة؛ أما كل ما يغيّر ما يجب على الشخص فعله، أو ترتيبه، أو حدوده، أو معايير قبوله، فلا تنطبق عليه مهما بدا التعديل صغيراً. وحارسان يُبقيان المسار نزيهاً: لا يُصنَّف تحريرياً إلا ما كان مراجعةً لوثيقة قائمة، ومالك الوثيقة هو من يبتّ لا المؤلف. ودوّن التصنيف، فهو أول ما سيختبره المدقّق.