電郵推廣品質檢查流程圖（由製作到發送後報告）
電郵推廣品質檢查流程圖範本：在電郵平台製作、顯示和鏈接測試、對象檢查、同意與取消訂閱合規、測試發送與批核、A/B 或全量發送、停止發送監察及報告。
甚麼是電郵推廣品質檢查流程圖（由製作到發送後報告）流程
在市場推廣渠道中，電郵很特別：發出的郵件無法收回。錯誤的鏈接、錯誤的對象或欠缺取消訂閱選項，會同時送到所有人手上，之後唯一能做的，就是截停仍未發出的部分。這個事實決定了這幅圖的結構：發送前是一連串關卡，發送後是一條例外路徑。
各項檢查刻意按角色分開。電郵製作員負責製作和顯示測試，市場推廣營運／送達率專責人員檢查對象並監察送達，合規審查員回答「發送是否合規？」，活動負責人則作最後批核。合規檢查涵蓋同意基礎、抑制名單和取消訂閱，其背後的規則，例如美國的 CAN-SPAM，或歐洲的 GDPR 與 ePrivacy 規定，會因國家和郵件類型而異；這幅圖只是檢查清單，並非法律意見，請按你們的司法管轄區並向法律顧問查詢。更早的階段請參考內容審批流程（/yue/templates/內容審批流程）和推廣活動啟動流程（/yue/templates/推廣活動啟動流程）；來自其他團隊的要求，則見市場推廣需求受理流程（/yue/templates/市場推廣需求受理流程）。
三個循環令返工清楚可見：「顯示和鏈接是否通過？」退回製作，「分眾是否符合簡介？」退回對象設定，而「活動負責人是否批核？」則把修改意見退回製作員。發送後，「退回或投訴是否超過停止發送門檻？」是硬性的剎車。門檻只是佔位，請與送達率專責人員，並按電郵平台的指引訂定。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 四條泳道（電郵製作員、市場推廣營運／送達率、合規審查員及活動負責人）橫跨五個階段：製作、測試、合規、發送及報告
- 一個技術關卡，「顯示和鏈接是否通過？」，退回製作；以及一個對象關卡，「分眾是否符合簡介？」，退回分眾設定
- 一個合規關卡，「發送是否合規？」，涵蓋同意基礎、抑制名單和取消訂閱，發現缺口時會記錄問題並退回製作
- 測試發送與批核：「活動負責人是否批核？」設有要求修改的循環，之後是「以 A/B 測試還是全量名單發送？」
- 送達監察，包括「退回或投訴是否超過停止發送門檻？」，以及例外路徑「停止發送並暫停隊列」
- 發送後報告和檢討，令心得改善檢查清單
何時使用本範本
- 某次活動發給了錯誤的對象，或者帶着失效的鏈接發出，你需要能夠攔截這類錯誤的檢查
- 合規部門問每次發送前如何核實同意、抑制名單和取消訂閱，而答案只存在於個別人的腦海裏
- 你正把電郵擴展到多位製作員，需要一份統一的檢查清單和指定的批核人
- 送達率曾經下跌或投訴曾經激增，你想清楚訂明誰有權截停發送
- 你正引入 A/B 發送，需要把決定方式和勝出規則寫下來
運作方式
把泳道改成你團隊的角色
把電郵製作員、市場推廣營運／送達率、合規審查員和活動負責人換成你們的角色。小團隊裏一個人可能身兼多條泳道，仍要保留各條泳道，確保檢查的人不是製作的人。
寫好製作和顯示檢查清單
列出你們測試的郵件程式、裝置和情況，例如深色模式和關閉圖片，並訂明怎樣才算通過。清單要短得足以真的被執行。
訂明對象檢查
說明如何把分眾與簡介比對、預期的收件人數目，以及適用的排除條件。數目出乎意料就應該停下來。
把合規檢查變成清單
列出審查員要確認的事項：同意基礎、已套用抑制名單、取消訂閱運作正常，以及載有寄件人身分。請法律顧問確認各個市場適用哪些規則；這幅圖不能代替有關意見。
設定停止發送門檻
與送達率專責人員共同訂出觸發停止的退回和投訴水平，並指明誰有權拉下剎車。圖中的數字只是佔位。
決定 A/B 規則
寫明測試的樣本大小、勝出的指標，以及測試開始前的等候時間。看過結果才揀勝出者，容易產生偏差。
用近期一次發送試行
取一次真實的活動，在圖上逐步追蹤。留意過往的錯誤本可在哪一道關卡被攔截，並相應調整檢查。
常見問題
電郵推廣品質檢查清單應包括甚麼？
在你重視的郵件程式上的顯示效果、逐一點擊每個鏈接、對象和收件人數目、同意與抑制名單的處理、正常運作的取消訂閱、寄件人身分、以收件人角度閱讀的測試郵件，以及指定的批核人。這幅圖把這些按次序排列成關卡。
這是法律合規流程嗎？
不是。它是一幅流程圖，令合規檢查成為有負責人、看得見的步驟。包括 CAN-SPAM、GDPR 和 ePrivacy 在內的規則，會因國家和郵件類型而異，檢查清單應包含甚麼，請按你們的司法管轄區並向法律顧問查詢。
既然事前已經檢查，為何還要有停止發送的步驟？
因為有些問題要到發送後才出現：退回、投訴或被列入黑名單。發出的郵件無法收回，有用的控制就是截停餘下的部分。圖中的例外路徑「停止發送並暫停隊列」就是畫出這一點。
這與內容審批流程有何不同？
內容審批決定訊息該不該這樣說；這幅圖檢查做好的電郵能否正常顯示、合法地送到正確的人手上，以及發出後有沒有被監察。較早的階段見內容審批流程（/yue/templates/內容審批流程）。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程緊接推廣活動啟動流程圖（由簡介到活動後檢討）之後。
它是推廣活動交付中的其中一個步驟。
第 1 步: 市場推廣需求受理流程圖（由申請表到積壓工作檢討）
第 2 步: 推廣活動啟動流程圖（由簡介到活動後檢討）
市場推廣活動啟動流程圖範本：簡介與批核、並行的創作和渠道製作、啟動前品質檢查、啟動或暫緩關卡、首週監察，以及帶入下一份簡介的檢討。
第 3 步: 電郵推廣品質檢查流程圖（由製作到發送後報告） 當前位置
電郵推廣品質檢查流程圖範本：在電郵平台製作、顯示和鏈接測試、對象檢查、同意與取消訂閱合規、測試發送與批核、A/B 或全量發送、停止發送監察及報告。