網上研討會製作流程圖（由題目到交給銷售跟進）
網上研討會製作流程圖範本：確認講者、登記與宣傳、彩排、設有技術故障後備方案的直播、重播跟進，以及交給銷售的服務水平協議。
甚麼是網上研討會製作流程圖（由題目到交給銷售跟進）流程
網上研討會與大多數市場推廣工作不同，在於日期不能悄悄順延。登記、彩排和講者的日程，全部由直播那一小時倒算，而當日發生的事無法逆轉：串流在觀眾面前失敗，不可能重新剪輯。所以這幅圖把三類經常被混為一談的步驟分開。第一類是籌備階段，宣傳可以調整；第二類是當日，後備路徑預先畫好；第三類是活動後的程序，每次都一樣，價值往往在這裏流失。
五條泳道承載工作：掌握計劃和日期的研討會負責人；確認日期並講授內容的講者；負責平台和彩排的製作／主持；建立登記頁面、執行宣傳並發出跟進電郵的市場推廣營運；以及接收潛在客戶的銷售。各個決定對應各種風險：「講者是否確認出席？」、「登記人數是否達標？」、「彩排是否通過？」，以及直播時的「直播期間是否出現技術故障？」和隨後的「後備串流是否運作正常？」。如果後備也失敗，圖中會公布新日期並回到宣傳步驟，令延期成為有管理的路徑，而不是臨場即興。
活動結束後，程序是固定的：處理錄影、發出重播和跟進電郵、為潛在客戶評分並把參加者交給銷售，然後檢查「銷售是否在協定服務水平內跟進？」，錯過時有升級的例外路徑。圖中的服務水平協議和時間只是佔位，請自行訂定。交接的細節，請參考銷售交接流程（/yue/templates/銷售交接流程）和CRM線索管理流程（/yue/templates/CRM線索管理流程）；包含網上研討會的較大型活動，請參考推廣活動啟動流程（/yue/templates/推廣活動啟動流程）。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五條泳道（研討會負責人、講者、製作／主持、市場推廣營運及銷售）橫跨五個階段：籌劃、宣傳、彩排、直播及跟進
- 一個講者關卡，「講者是否確認出席？」，以及一個宣傳檢查，「登記人數是否達標？」，「落後」的循環是加強宣傳而非取消
- 一個彩排循環：「彩排是否通過？」在「須修正」時退回「向講者發出簡報並鎖定投影片」
- 當日的後備方案：「直播期間是否出現技術故障？」、例外步驟「切換到後備串流並通知參加者」和「後備串流是否運作正常？」，失敗時以「公布新日期並以電郵致歉」作結
- 活動後的固定程序：「處理錄影和字幕」、「發出重播和固定的跟進電郵」，以及「為潛在客戶評分並把參加者交給銷售」
- 一個交接管控，「銷售是否在協定服務水平內跟進？」，設有例外步驟「升級至銷售經理並重新分派潛在客戶」，以及最後的檢討
何時使用本範本
- 網上研討會全靠人情和共用日曆，而彩排一再被略過，或者用的設定與直播不同
- 技術故障已經發生，或令人擔心會發生，而沒有人協定誰來宣布，也沒有說明要向觀眾交代甚麼
- 登記人數太遲才有人看，來不及補救，宣傳在慌亂中才加上
- 活動帶來的潛在客戶擱在名單裏好幾天，因為沒有人負責交給銷售
- 你想建立一個可重複的系列，每場活動都依照同一套跟進程序和檢討
運作方式
把泳道改成你團隊的角色
把研討會負責人、講者、製作／主持、市場推廣營運和銷售換成你們自己的角色。如果講者是外部人士，仍然保留該泳道，並註明由誰負責聯絡。
定下日期並倒算工作
把直播日期寫在最頂，再為登記頁面、講者簡報和彩排訂出你們自己的期限。計劃中的時間差距會與任何範例不同。
界定「達標」
把「登記人數是否達標？」背後的目標換成你自己選定的數字，並決定「落後」會觸發甚麼，例如加發一次電郵或請合作夥伴協助推廣。
令彩排與直播設定一致
訂明彩排使用與直播相同的平台、帳戶、網絡和投影片，並指定誰負責確認「彩排是否通過？」。
寫好後備方案
指明誰宣布出現故障、要等多久、後備串流連結存放在哪裏，以及參加者會看到甚麼訊息。如收集參加者資料，請向法律顧問查詢你們司法管轄區的同意和保存規定。
訂立跟進程序和服務水平協議
列出每場活動後必定發出的電郵及你們自己的時間，並協定銷售多快聯絡潛在客戶。把這些數字標示在圖中作為服務水平協議。
用上一場活動試行
把過往的一場網上研討會放到圖上走一遍，標出它在哪裏等候或臨場即興，再調整關卡和泳道使之相符。
常見問題
網上研討會製作流程有哪些步驟？
先協定題目、目標和日期，並確認講者。建立登記頁面、宣傳活動，並對照目標檢查登記人數。向講者發出簡報、定稿投影片，並在與直播相同的設定上彩排。直播時備有技術故障的後備方案，之後處理錄影、發出重播和固定的跟進電郵，在服務水平協議內把評分後的潛在客戶交給銷售，最後檢討出席和參與情況。
網上研討會出現技術故障時應該怎樣處理？
預先決定好。圖中會切換到後備串流並通知參加者；如果仍然不行，就公布新日期、以電郵致歉，然後回到宣傳。至於細節，例如誰宣布出現故障、要等多久，則由你們自行訂定。
為何彩排畫成循環？
因為彩排不通過時，團隊要退回講者簡報和投影片，而不是繼續往前。把循環畫出來，彩排就成為必須通過的關卡，而不是前一晚可有可無的客套。
網上研討會的潛在客戶應如何交給銷售？
按出席和參與情況為潛在客戶評分，把合資格的盡快交給銷售，並協定回覆時間。圖中會把錯過服務水平協議的情況升級至銷售經理。交接本身請參考銷售交接流程（/yue/templates/銷售交接流程），其後的線索管理則請參考CRM線索管理流程（/yue/templates/CRM線索管理流程）。