數據目錄流程圖：由登記到認證
數據目錄流程範本，涵蓋登記資產、補充元數據、指派管理責任、核實用戶背景、認證狀態及維護紀錄。
甚麼是數據目錄流程圖：由登記到認證流程
有用的目錄項目需要經過審閱，而不是只靠連接器自動產生。這個範本由資產建立者提交數據集、報告、模型或介面作登記開始。目錄營運記錄穩定識別碼及位置、匯入現有技術元數據，並確認資產真的可以辨識及存取。數據管理專員其後分類領域、類型及敏感程度，加入業務定義，再連結詞彙、負責人及相關資產。真正用戶會在數據負責人選擇發布狀態前，測試紀錄是否找得到及能否正確理解。
這裡的認證是機構內部按準則給出的可信訊號，不是外部保證，也不表示數據適合所有用途。未符合認證準則的資產仍可清楚標示限制，以未核實狀態發布，而不是隱藏或誇大。/yue/templates/數據沿革文件流程 記錄由來源到使用端的關係，可用來補充目錄；/yue/templates/數據質素管理流程 負責質素訊號背後的規則及監察；定義或責任爭議則屬於 /yue/templates/數據治理流程。本圖只負責登記、元數據質素、審閱、發布狀態、搜尋及定期維護。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 以穩定識別碼、位置、聯絡人及匯入的技術元數據登記資產
- 分類領域、類型及敏感程度，再加入業務定義、詞彙、負責人及相關資產連結
- 指派管理責任，核查來源、更新程度、存取路徑、搜尋結果及用戶理解
- 數據負責人按指定準則選擇已認證、需要修訂或以未核實狀態發布
- 發布可搜尋紀錄、通知用戶、監察責任及更新程度，重大變更後重新審閱
何時使用本範本
- 目錄已有自動收集的數據表，但用戶無法判斷意思、負責人或是否仍然更新
- 新報告、數據集或數據產品在定義、存取路徑及限制獲審閱前已被廣泛使用
- 認證標籤套用方式不一致，機構需要清晰準則、負責人及檢討日期
- 來源、結構、負責人或預定用途改變後，目錄紀錄因沒有維護路徑而過時
運作方式
界定可登記資產
列出目錄接受的資產類型及最低技術識別資料，包括如何找到資產，以及誰可回答來源問題。決定哪些元數據可以匯入，哪些背景必須由人手管理。
訂明元數據完整準則
按資產類型列明必需定義、領域、類型、敏感度、負責人、管理專員、存取路徑、更新程度及相關詞彙。把可選細節分開，避免大量自動收集欄位掩蓋必要資料欠缺。
以真實用戶工作測試
請具代表性的用戶尋找資產、解釋其意思、找到存取路徑及指出一項限制。在負責人審閱前，把測試失敗之處送回定義及連結工作修正。
界定發布狀態
寫明認證所需證據、審批人、狀態有效期，以及如何標示未核實資產。不要暗示認證會令資產適合從未評估的用途。
由變更觸發維護
識別會重新展開審閱的來源、結構、負責人、存取、質素及使用變更。設定檢討日期，並利用用戶意見找出技術上仍新但已無法理解的紀錄。
常見問題
數據目錄流程包括哪些步驟？
登記資產及技術位置、匯入現有元數據、確認可存取、分類資產、加入業務背景及關係、指派管理責任、核實來源及存取資料、讓用戶測試搜尋、審閱限制、選擇發布狀態、公開可搜尋紀錄，再監察變更。
數據目錄中的認證代表甚麼？
認證應表示資產在指定範圍及日期符合機構訂明的審閱準則。準則可涵蓋責任、定義、更新程度、質素證據、沿革或預定用途。認證不應被描述為通用保證或外部認證。
未認證資產可以出現在目錄嗎？
可以，只要搜尋到它對用戶有幫助，而且狀態及限制清楚。以未核實狀態發布可能比隱藏更安全，因為用戶可以看到負責人、背景及注意事項，而不是在其他地方找到沒有文件的來源。
數據目錄與數據沿革有甚麼關係？
目錄是資產、詞彙、負責人及狀態的搜尋與背景層；數據沿革則描述數據如何由來源流動及轉換至使用端。目錄可以顯示沿革連結，但這些關係仍需要獨立的探索、繪製及核實流程。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程緊接數據治理流程圖：由問題受理到結案之後，並交接給數據質素管理流程圖。
它是數據治理中的其中一個步驟。
第 1 步: 數據治理營運模式範本
第 2 步: 數據治理流程圖：由問題受理到結案
數據治理流程範本，涵蓋界定問題範圍、指派責任、評估跨領域影響、記錄決策、執行行動及憑證據結案。
第 3 步: 數據目錄流程圖：由登記到認證 當前位置
數據目錄流程範本，涵蓋登記資產、補充元數據、指派管理責任、核實用戶背景、認證狀態及維護紀錄。
第 4 步: 數據質素管理流程圖
數據質素管理流程範本，涵蓋優先處理關鍵數據、界定可量度規則、監察結果，以及持續推行預防性改善。
第 5 步: 數據沿革文件流程圖
第 6 步: 數據生命週期管理流程圖