Organigramme du processus de rapprochement des paiements (des…
Modèle de processus de rapprochement des paiements pour la capture complète de la source, la correspondance des transactions et des règlements, la classification des différences, la correction contrôlée, la revanche et les preuves d'audit.
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus de rapprochement des paiements (des… ?
Le rapprochement des paiements n’est pas une comparaison de deux totaux finaux. Un processus défendable retrace les transactions internes et les enregistrements du grand livre via les événements de passerelle ou de processeur, les détails de règlement de l'acquéreur ou du réseau et le compte bancaire ou de règlement. Le flux de travail commence à une période et à une date limite définies, collecte chaque source attendue et vérifie l'exhaustivité avant le début de la correspondance. Les fichiers manquants, les lots partiels et les écarts de coupure reviennent en boucle pour la récupération au lieu d'être traités comme une activité nulle. L'analyste de rapprochement normalise ensuite les identifiants, les lots, les devises et les horodatages afin que les différences de format ne deviennent pas de fausses exceptions financières. La mise en correspondance au niveau de la transaction et du règlement donne au contrôle suffisamment de détails pour expliquer pourquoi les totaux de contrôle concordent ou ne concordent pas.
La classification précède la correction, car les différences de timing, de manque, de doublon, de montant, de frais et de change ont des propriétaires et des remèdes différents, même lorsqu'un résumé les fait se ressembler. L'analyste retrace les événements internes et rassemble les preuves des participants jusqu'à ce que l'état faisant autorité et la cause profonde soient justifiables. Un élément de timing peut attendre son règlement attendu. Une correction ou un ajustement financier suit un chemin plus strict : l'analyste prépare la saisie et les preuves, le contrôle financier/règlement les approuve ou les renvoie de manière indépendante, et la comptabilisation autorisée est effectuée avec un lien d'audit avant que le rapprochement ne soit exécuté à nouveau. La préparation, l'approbation et la publication restent attribuables au lieu de s'effondrer en un seul ticket d'ajustement opaque.
La clôture n’a lieu qu’après une nouvelle correspondance et un examen de contrôle total. Une exception non résolue ou ancienne est transmise à un propriétaire nommé, puis réintègre la classification et l'enquête jusqu'à ce qu'elle soit résolue. Le contrôle financier/règlement confirme les totaux, les frais et les soldes, et la période se termine avec le rapprochement, les approbations et les preuves conservées ensemble. La gestion des exceptions de paiement gère un paiement individuel échoué, en double, expiré ou ambigu qui peut nécessiter une action immédiate ; ce flux de travail prouve la position plus large des livres et du règlement. La surveillance des commerçants et l'évaluation des risques des commerçants peuvent utiliser des résultats répétés en matière de frais, de litiges ou de règlements comme preuve de risque, tandis que l'intégration des commerçants doit établir les identifiants et dont dépend le rapprochement de la configuration du règlement. Adaptez les noms des sources, les seuils, les tolérances et les niveaux d’approbation sans rendre le graphique spécifique au fournisseur.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Six étapes depuis la capture de la source jusqu'aux contrôles d'exhaustivité, à la normalisation, à l'appariement, à l'enquête, à la correction contrôlée, à la nouvelle correspondance et à la clôture fondée sur des preuves.
- Enregistrements internes des transactions et du grand livre, ainsi que passerelle ou processeur, acquéreur ou réseau, et sources bancaires ou de règlement.
- Classification des différences de timing, de manquants, de doublons, de montant, de frais et de change avant attribution au participant responsable ou au propriétaire interne
- Boucles d'enquête et de remontée d'informations, avec un timing séparé des corrections ou des ajustements comptables pris en charge
- Approbation indépendante suivie d'une publication attribuable liée à l'exception et aux preuves avant la revanche
- Escalade des exceptions anciennes, totaux de contrôle, soldes de règlement et preuves de rapprochement et d'approbation conservées
Quand utiliser ce modèle
- Les totaux des paiements concordent à un niveau élevé, mais l'équipe ne peut pas retracer les transactions individuelles depuis la plateforme interne jusqu'au règlement final.
- Les fichiers manquants, les lots retardés et les différences de fuseau horaire ou d'identifiant créent un bruit de réconciliation récurrent et un travail manuel sur feuille de calcul.
- Les différences en matière de frais, de change, de duplicata, de montant et de règlement sont corrigées avant que l'État faisant autorité et le propriétaire responsable ne soient établis.
- Les ajustements manuels des journaux ou des règlements manquent de preuves, d'approbation indépendante, de réappariement ou de lien avec l'exception d'origine.
- La gestion des exceptions de paiement résout les incidents individuels, mais les éléments récurrents sans correspondance ne sont pas pris en compte dans la surveillance des commerçants ou l'examen des risques.
Comment cela fonctionne
Définir les sources, les seuils et l'exhaustivité
Inventoriez chaque grand livre interne, événement de transaction, rapport de passerelle ou de processeur, fichier de règlement de l'acquéreur ou du réseau, relevé bancaire et compte de règlement utilisé pour la période. Enregistrez les délais de livraison prévus, le nombre de fichiers ou de lots, le fuseau horaire et le traitement des arrivées tardives. Le rapprochement ne doit pas commencer tant que les données manquantes ou partielles ne sont pas visibles et attribuées, même si le rapprochement se poursuit provisoirement.
Concevoir des clés de correspondance pour les transactions et les règlements
Choisissez des identifiants stables et des champs de support pour chaque étape, y compris le montant, la devise, le type d'événement, le lot, la date et la référence du participant. Normalisez les horodatages et les devises sans écraser les valeurs sources. Testez les captures, les remboursements, les annulations, les litiges, les frais et le règlement en plusieurs étapes afin qu'un cycle de vie valide ne soit pas confondu avec un paiement en double ou manquant.
Construire un modèle de raison et de propriété
Définissez les codes de motif pour le timing, les manquants, les doublons, le montant, les frais, les effets de change et autres différences approuvées, avec un propriétaire responsable et un âge cible pour chacun. Indiquez quelles preuves confirment l’autorité de l’État. Un code général tel que inégalé est utile pour l'admission mais pas pour la clôture, l'analyse des tendances ou la décision quel participant doit agir.
Contrôler les corrections et les ajustements
Définissez qui prépare une correction ou un ajustement, qui l'approuve de manière indépendante et qui le publie. Préserver la valeur originale, la raison et la source des preuves ; reliez la publication autorisée à l’exception et à l’approbation. Configurez l'autorité en fonction de l'importance relative et du risque dans le cadre de la politique interne, puis réexécutez la correspondance après la publication plutôt que de clôturer à partir d'un seul ticket d'approbation.
Clôture avec revanche et preuves conservées
Définissez des déclencheurs d'ancienneté et de matérialité pour l'escalade, puis confirmez chaque élément effacé lors d'une nouvelle exécution de correspondance. Rapprochez le nombre de transactions, les montants bruts et nets, les frais, les soldes de change et de règlement. Conservez ensemble les versions sources, l'enregistrement des exceptions, les preuves des participants, les corrections, les approbations et les résultats de rematch, et intégrez les modèles opérationnels récurrents dans les examens des exceptions de paiement et de la surveillance des commerçants.
Questions fréquentes
Quels enregistrements un rapprochement de paiement doit-il comparer ?
Les sources exactes dépendent du modèle de paiement, mais le processus compare généralement les événements de paiement internes et les écritures comptables avec les enregistrements de la passerelle ou du processeur, les détails de règlement de l'acquéreur ou du réseau et les relevés bancaires ou de règlement. Incluez les remboursements, les annulations, les litiges, les frais, les changes et les ajustements le cas échéant, et définissez les seuils et l'exhaustivité attendus pour chaque source.
Quelles sont les différences courantes en matière de rapprochement des paiements ?
Les catégories courantes incluent les différences temporelles ou limites, les enregistrements manquants, les enregistrements en double, les différences de montant ou de devise, les frais, les calculs de change, les remboursements, les annulations, les litiges et les erreurs de comptabilisation des règlements. La classification est importante car un élément de calendrier normal, un défaut de données source et un ajustement comptable nécessitent des preuves, des propriétaires et des approbations différents.
Quand un ajustement de rapprochement de paiement doit-il être approuvé ?
L'approbation doit suivre la confirmation de l'état de la transaction faisant autorité, de la cause profonde, du montant concerné, des comptes, des preuves à l'appui et de la raison pour laquelle une résolution temporelle est insuffisante. Conserver la préparation, l'approbation indépendante et la publication attribuables à leurs propriétaires. L'entrée approuvée doit ensuite être publiée avec son lien d'exception et de preuve, suivi d'une nouvelle correspondance avant que l'élément puisse être effacé.
Quelle est la différence entre le rapprochement des paiements et la gestion des exceptions ?
La gestion des exceptions de paiement répond à un problème individuel d'échec, de refus, de duplication, de délai d'attente, de traitement, de montant ou de règlement et choisit une action opérationnelle sûre. Le rapprochement des paiements compare les populations complètes et les dossiers financiers des participants pour prouver la correspondance et le règlement. Les deux doivent partager des identifiants, des codes de raison et des résultats, mais aucun ne remplace l’autre.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Modèle d'organigramme du processus de remboursement.
C'est une étape de Cycle de vie des paiements par carte.
Étape 1: Diagramme du processus de paiement par carte (achat à capture)
Étape 2: Organigramme du processus d'autorisation de paiement (demande de capture)
Étape 3: Diagramme du cycle de vie de la transaction par carte
Étape 4: Modèle d'organigramme du processus de compensation et de règlement des paiements
Organigramme du processus de compensation et de règlement des paiements pour la validation des enregistrements, le calcul de la position, les mouvements de fonds, le financement des commerçants, les enquêtes sur les discordances et la…
Étape 5: Organigramme du processus de rapprochement des paiements (des… Vous êtes ici
Modèle de processus de rapprochement des paiements pour la capture complète de la source, la correspondance des transactions et des règlements, la classification des différences, la correction contrôlée, la revanche et les preuves d'audit.