Modèle d'organigramme interfonctionnel (révision de contenu et publication)
Un modèle d'organigramme interfonctionnel construit sur un processus de révision et de publication de contenu : quatre voies pour l'auteur, l'éditeur, l'équipe juridique et de conformité et l'équipe Web, à travers cinq phases, depuis le…
Qu'est-ce que le processus modèle d'organigramme interfonctionnel (révision de contenu et publication) ?
Un organigramme interfonctionnel est une carte de processus ordinaire découpée en voies, une voie par propriétaire, de sorte que chaque étape indique à la fois ce qui se passe et qui le tient. Les ruelles ne sont pas décoratives et elles ne sont pas gratuites. Ils doublent à peu près l'espace dont le diagramme a besoin et vous obligent à nommer un propriétaire pour les étapes où la propriété est véritablement contestée. Le test pour savoir si vous en avez besoin est simple. Dessinez d'abord le processus sous la forme d'une séquence simple, puis demandez-vous ce qui n'a pas fonctionné au cours des dix dernières exécutions. Si ce sont les étapes elles-mêmes qui ont mal fonctionné, conservez l’organigramme simple. Si ce qui n’a pas fonctionné, ce sont les transferts, les voies sont tout l’intérêt du diagramme.
La révision et la publication du contenu sont le processus utilisé ici car toute sa difficulté réside dans les croisements. Une réclamation concernant un concurrent ou un chiffre d'économies doit être approuvée par quelqu'un qui n'en rédige pas de copie. Une page est construite et mise en scène par l'équipe web mais signée par un éditeur qui ne peut pas la déployer. Un article qui revient du domaine juridique a encore besoin de l'auteur, et non du critique qui a trouvé le problème. Les échecs sont de manière fiable les trois mêmes : personne ne sait qu'un article les attend, la vérification légale est ignorée parce que l'auteur l'a jugé inutile, et les vérifications avant publication sont exécutées sur le document au lieu de la page préparée. Chacun de ces éléments est un transfert.
Le graphique ci-dessous va d'un mémoire à une page publiée avec une date de révision ou à un article enrichi et jamais publié. Il comporte quatre voies, auteur, éditeur, équipe juridique, conformité et web, réparties en cinq phases, et les croisements sont dessinés plutôt que décrits. L'étape de révision se situe dans le couloir de l'auteur au sein de la phase de révision. Legal écrit la formulation requise dans un registre et rend l'article à l'auteur plutôt qu'à l'éditeur qui l'a rédigé. La décision de pré-publication appartient à l'éditeur tandis que le travail de correction revient à l'équipe web. Les lecteurs qui ont atteint cette forme grâce au modèle Cross Functional Flowchart de Visio reconnaîtront la structure, éditée ici sous forme de lignes plutôt que dessinée.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Quatre voies : auteur, éditeur, juridique et conformité et équipe Web, réparties en cinq phases : brouillon, révision, approbation, publication et après publication.
- La boucle éditoriale à « L'éditeur approuve le brouillon ? », dont la branche Non va à « Réviser le brouillon par rapport aux notes de l'éditeur » et revient à la sous-édition, l'étape de révision étant dans le couloir de l'auteur tandis que l'article reste en phase de révision.
- Un déclencheur de réclamations appartenant à l'éditeur plutôt qu'à l'auteur, à « Le contenu fait-il des réclamations réglementées ou comparatives ? », ce qui envoie un article dans la voie juridique au lieu de laisser cet appel à celui qui respecte la date limite.
- Une décision juridique à trois volets "Le service juridique efface les revendications telles qu'elles sont écrites?"
- Une porte intermédiaire à « La page réussit les vérifications de pré-publication ? » qui se trouve dans la voie de l'éditeur tandis que le travail de correction revient à "Créer la page et la préparer pour un aperçu" dans la voie de l'équipe Web, de sorte qu'une vérification échouée n'atteint jamais l'auteur par défaut.
- La vie après la publication : "Vérifier l'indexation, les redirections et les erreurs de page", puis "La page atteint-elle l'objectif de contenu à la date de révision ?", dont la branche de mise à jour entre à nouveau dans la même étape de révision afin que les revendications modifiées soient à nouveau effacées plutôt que glissées.
Quand utiliser ce modèle
- Les pièces restent en attente pendant des jours et personne ne peut dire si elles attendent sur l'éditeur, sur un créneau juridique ou sur un créneau de déploiement.
- Une réclamation concernant un concurrent, un prix ou un chiffre de performance a atteint une page en direct sans que personne en dehors de l'équipe de contenu ne la lise.
- Il est demandé à l'équipe Web de résoudre les problèmes de copie lors de la préparation, car la signature s'est produite sur un document plutôt que sur la page créée.
- Deux personnes pensaient chacune que l'autre avait approuvé l'article, et celui-ci est sorti avec un espace réservé ou un lien rompu.
- Vous écrivez le flux de travail éditorial pour la première fois et souhaitez une image plutôt que quatre listes de contrôle d'équipe qui ne sont pas d'accord sur les bords.
Comment cela fonctionne
Décidez si les voies méritent leur place
Avant d’adapter quoi que ce soit, vérifiez que vos échecs résident dans les transferts. Si votre problème est que les courants d’air sont faibles, un diagramme de voies ne sera pas utile et une séquence simple est plus facile à lire. Donnez une voie uniquement à une équipe qui prend une décision ou attend un travail en attendant, jamais une par personne : les voies portant le nom d'individus cessent de décrire le processus la première fois que quelqu'un change de poste.
Renommez les voies avec les fonctions dont vous disposez réellement
Remplacez l'équipe Auteur, Éditeur, Juridique et conformité et Web par la vôtre. Si vous n'avez pas de réviseur juridique interne, ne supprimez pas le chèque ainsi que la piste : déplacez "Vérifier chaque réclamation par rapport à ses preuves" dans la piste de l'éditeur et nommez le conseiller externe ou le propriétaire de la conformité qui la signe. Fusionnez les voies auteur et éditeur uniquement si une seule personne fait réellement les deux, ce qui est le point à partir duquel le graphique cesse d'être interfonctionnel.
Notez la liste des déclencheurs de réclamations
« Le contenu fait-il des allégations réglementées ou comparatives ? » est aussi bon que la liste qui se cache derrière. Enregistrez le vôtre sur la marche : noms de concurrents, chiffres de prix ou d'économies, allégations de performances ou de sécurité, noms et logos de clients, conseils médicaux, financiers ou juridiques et toute condition réglementée. Gardez la décision dans le couloir de l'éditeur. Les auteurs, soumis à un délai, contournent un chèque qu'ils possèdent eux-mêmes, ce qui est l'échec que ce croisement vise à empêcher.
Définir le délai d'exécution du service juridique et nommer un réviseur
Le modèle suppose un délai d'exécution indiqué, trois jours ouvrables étant un délai courant, et un seul évaluateur nommé par pièce. Mettez votre vraie silhouette sur la marche. Conservez la troisième branche sur "Le service juridique efface les revendications telles qu'elles sont écrites?"
Appropriez-vous les vérifications de pré-publication et exécutez-les sur la page préparée
Répertoriez vos contrôles à l'étape de décision : copie approuvée en place, titre et méta description, titres et texte alternatif, liens de travail, mise en page mobile, comportement de consentement sur tout média intégré. Deux choses comptent plus que la liste. Ils s'exécutent sur la page préparée plutôt que sur le document, et un échec revient à l'équipe Web, alors laissez cette branche pointer sur "Créer la page et la préparer pour un aperçu".
Fixez la date de révision au moment de la signature, pas plus tard
"Signez la copie et fixez la date de publication" est également la date de révision, généralement 30 ou 90 jours, jugée par rapport à l'objectif mentionné dans le mémoire plutôt que par le seul trafic. Laissez la branche de mise à jour alimenter l'étape de révision : une revendication modifiée doit être à nouveau effacée. Si votre équipe ne revisite vraiment jamais les pages publiées, supprimez la dernière phase plutôt que de laisser une étape que personne n'effectue.
Questions fréquentes
Quand avez-vous besoin d’un organigramme interfonctionnel plutôt que d’un organigramme simple ?
Quand les échecs vivent dans les transferts. Dessinez le processus comme une séquence simple et examinez ce qui n’a pas fonctionné récemment. Si les étapes sont mal exécutées, les voies ajoutent de la largeur et ne vous apprennent rien de nouveau. Si le travail s'arrête parce que personne ne sait qu'il est arrivé, ou s'il est terminé deux fois parce que deux équipes ont chacune supposé que c'était la leur, alors la propriété est l'information qui vous manque et les voies sont le moyen de le montrer. Le processus de publication ici se qualifie à ce test : une réclamation nécessitant une autorisation légale et une page que l'équipe Web met en scène mais que l'éditeur approuve sont deux croisements, et dans les deux cas, des éléments sont perdus.
Quelles sont les étapes d’un processus de révision et de publication de contenu ?
Cinq, et ils correspondent aux phases de ce tableau. Brouillon : rédigez un mémoire qui nomme le public, l'objectif, l'URL de destination et la date cible, puis joignez les sources, les images et le texte alternatif. Révision : sous-édition pour la précision et le style maison, puis décision de l'éditeur avec une boucle de révision. Approbation : décidez si l'article fait des affirmations réglementées ou comparatives, comparez ces affirmations à leurs preuves, puis signez la copie et fixez la date de publication. Publier : créez et préparez la page, effectuez les vérifications de pré-publication, publiez et demandez l'indexation. Après la publication : vérifiez l'indexation, les redirections et les erreurs, puis jugez la page par rapport à son objectif à une date de révision fixée.
À qui appartient le processus de révision et de publication du contenu ?
L'éditeur est propriétaire du flux ; personne d’autre n’est en mesure de le faire. L'auteur est propriétaire du brouillon et des révisions, les aspects juridiques et de conformité déterminent si une réclamation peut être maintenue telle qu'elle est écrite, et l'équipe Web est propriétaire de la page créée et du déploiement. Mais l'éditeur est le seul rôle qui apparaît dans quatre des cinq phases, c'est pourquoi le déclencheur des revendications, la signature de la copie, la décision avant publication et la révision après publication se situent tous dans cette voie. Si votre processus continue de stagner, vérifiez d’abord si ce propriétaire de bout en bout existe ou si chaque équipe fait simplement sa part et espère.
Comment cela se compare-t-il à un organigramme interfonctionnel dans Visio ?
Le modèle de bureau de Visio s'appelle Cross Functional Flowchart, et la césure du nom propre à Microsoft varie dans sa documentation, alors n'y lisez pas de différence. Deux choses surprennent les gens. Les phases ne sont pas une propriété de voie, mais des formes de séparateur distinctes déposées sur les voies, et la suppression d'un couloir supprime toutes les formes qu'il contient, la solution de contournement documentée de Microsoft consistant à déplacer d'abord ces formes complètement en dehors du diagramme. Sur le Web, les organigrammes interfonctionnels nécessitent Visio Plan 1 ou Plan 2 ; ils ne sont pas disponibles dans le niveau Visio fourni dans Microsoft 365. Ici, la voie est une valeur sur l'étape elle-même, donc la réaffectation d'une étape est une modification de cette ligne.