So organisieren Sie SOPs
Organisieren Sie SOPs nach Stall-ID, Aufgabe und Eigentümer in einer kontrollierten Bibliothek mit aktuellem Status, effektiver Revision und Point-of-Use-Links.
Organisieren Sie SOPs nach Stall-ID, Aufgabe und Eigentümer in einer kontrollierten Bibliothek mit aktuellem Status, effektiver Revision und Point-of-Use-Links.
Kurz gesagt
- Definieren Sie die Taxonomie: Verwenden Sie Aufgabe, Prozess, Ausrüstung, Standort, Eigentümer und Kritikalität als Metadaten und nicht als tiefen Ordnercode.
- Veröffentlichen Sie einen aktuellen Link: Machen Sie das genehmigte Problem über die Bibliotheks- und Point-of-Use-Links verfügbar; Beschriften Sie Entwürfe und Archive deutlich.
- Überprüfen Sie die Bibliothek: Überprüfen Sie doppelte Titel, verwaiste SOPs, überfällige Überprüfungen, Berechtigungen und defekte Links.
So organisieren Sie SOPs in der Praxis
Allein die Ordnerhierarchie bricht zusammen, wenn Teams ihre Arbeit umbenennen oder teilen. Personen suchen nach Aufgabe, Ausrüstung, Rolle oder Standort; Metadaten sollten diese Pfade unterstützen, ohne dass mehrere unkontrollierte Kopien erstellt werden.
Führen Sie ein Hauptregister, verwenden Sie einheitliche Titel, Tag-Bereiche und betroffene Rollen und verknüpfen Sie die Workstations mit dem genehmigten Problem. Trennen Sie Entwürfe und Archive von aktuellen SOPs und überprüfen Sie regelmäßig defekte Links und Duplikate.
Platzieren Sie jede SOP in der kontrollierten Bibliothek
Sehen Sie, wie der Dokumentlebenszyklus einem Verfahren einen Eigentümer, einen aktuellen Standort und einen Überprüfungsstatus zuweist.
Definieren Sie die Taxonomie
Der kontrollierte Gegenstand beginnt mit einem identifizierten Bedarf, Eigentümer und Entwurf.
Veröffentlichen Sie einen aktuellen Link
Durch Eignungsprüfung und Genehmigung wird eine geeignete SOP von den Entwürfen in der Bibliothek getrennt.
Überprüfen Sie die Bibliothek
Das Hauptregister und der kontrollierte Standort machen die aktuelle Ausgabe auffindbar, während alte Exemplare zurückgezogen werden.
So funktioniert es
Definieren Sie die Taxonomie
Verwenden Sie Aufgabe, Prozess, Ausrüstung, Standort, Eigentümer und Kritikalität als Metadaten und nicht als tiefgreifenden Ordnercode.
Veröffentlichen Sie einen aktuellen Link
Stellen Sie das genehmigte Problem über die Bibliotheks- und Point-of-Use-Links bereit. Beschriften Sie Entwürfe und Archive deutlich.
Überprüfen Sie die Bibliothek
Überprüfen Sie doppelte Titel, verwaiste SOPs, überfällige Rezensionen, Berechtigungen und defekte Links.
Häufige Fehler
Duplizieren von Dateien über Ordner hinweg
Verwenden Sie Links zu einer kontrollierten Kopie, damit bei Aktualisierungen keine veralteten Zwillinge verborgen bleiben.
Öffnen Sie den bearbeiteten Workflow
Passen Sie die Vorlage für den Dokumentenkontrollprozess an Ihr Team an und veröffentlichen Sie eine kontrollierte aktuelle Version.
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Häufig gestellte Fragen
Sollten SOPs nach Abteilungen eingereicht werden?
Die Abteilung kann ein Filter sein, aber verwenden Sie eine stabile ID und Aufgabenmetadaten, damit funktionsübergreifende SOPs weiterhin auffindbar bleiben.
Wie werden Entwürfe getrennt gehalten?
Geben Sie ihnen bis zur Genehmigung einen eindeutigen Status und einen eingeschränkten Ort für die Zusammenarbeit.
Was sollte in der Suche zuerst angezeigt werden?
Das aktuell gültige Problem mit sichtbarem Besitzer und Revision vor dem Öffnen.