ERP-Cutover-Plan erstellen

Kurz gesagt

• Proben Sie den Cutover mindestens einmal mit produktionsnahen Daten und messen Sie die Zeit.
• Frieren Sie das Altsystem vor der letzten Extraktion ein und legen Sie fest, was eingefroren wird.
• Laden Sie Stammdaten vor offenen Transaktionen und stimmen Sie dann beides ab.
• Vereinbaren Sie Go/No-Go-Kriterien und den Rollback-Plan vorab.
• Beenden Sie die Hypercare anhand von Ausstiegskriterien und nicht an einem Datum.

Planen Sie die Tore und nicht nur die Aufgaben

Ein Cutover-Plan beginnt meist als Aufgabenliste, und die detaillierte Liste ist wichtig: mehrere hundert Aufgaben mit Verantwortlichen, Dauern und Abhängigkeiten. Doch ein Go-live scheitert selten, weil eine Aufgabe fehlte. Er scheitert, weil ein Tor unklar war: Niemand hatte vereinbart, was „abgestimmt“ heißt, die Go/No-Go-Kriterien wurden erst in der Nacht festgelegt, oder der Rollback-Plan existierte nur als Satz auf einer Folie.

Planen Sie deshalb zuerst die Tore. Zeichnen Sie den Cutover als Prozessablauf mit den Entscheidungspunkten darin: Probelaufziele erreicht, Abstimmung abgezeichnet, Go oder No-Go, Hypercare-Ausstieg. Vereinbaren Sie die Kriterien für jedes Tor Wochen vor dem Go-live mit dem Lenkungsausschuss. Bauen Sie dann die detaillierte Aufgabenliste unter jede Phase.

Das folgende Beispiel ist ein allgemeiner ERP-Cutover, der für SAP S/4HANA, Oracle Fusion, Dynamics 365 oder NetSuite funktioniert. Es zeigt die Tore und die Pfade, die laufen, wenn ein Tor scheitert.

ERP-Cutover mit seinen Toren

Vom festgelegten Runbook bis zur Übergabe. Achten Sie auf die vier Entscheidungen: Probelauf, Abstimmung, Go/No-Go und Hypercare-Ausstieg.

1. Proben, bis es ins Fenster passt

   Das Probe-Cutover fährt das echte Runbook gegen eine Kopie der Produktion und wird zeitlich gemessen. Verfehlt es die Zeit- oder Fehlerziele, wird das Runbook korrigiert und der Probelauf wiederholt. Bei einem großen Go-live sind zwei oder drei Probeläufe normal.

2. Einfrieren, extrahieren und laden

   Geschäftstransaktionen und Stammdatenänderungen stoppen im Altsystem, die letzten Salden und offenen Posten werden extrahiert, Stammdaten werden vor den Transaktionen geladen, und das technische Team schaltet Schnittstellen, Batch-Jobs und Berechtigungen um.

3. Abstimmen und abzeichnen

   Der Fachbereich und nicht das Datenteam stimmt Datensatzzahlen und Salden gegen das Altsystem ab und zeichnet ab. Differenzen gehen zur Korrektur und zum erneuten Laden zurück an das Datenteam. Diese Unterschrift ist das wichtigste Tor im Plan.

4. Go oder No-Go

   Der Lenkungsausschuss entscheidet anhand vorab vereinbarter Kriterien. Ein No-Go löst den Rollback-Plan und einen neuen Termin aus, ein geplanter Ausgang und kein Scheitern des Projekts.

5. System öffnen und Hypercare fahren

   Die Anwender beginnen zu arbeiten, das Supportteam triagiert Tickets täglich, und die Hypercare endet, wenn die Ausstiegskriterien erfüllt sind, meist einschließlich des ersten Monatsabschlusses im neuen System.

So funktioniert es

1. Zuerst die Tore zeichnen

   Beginnen Sie mit einem Prozessablauf der Cutover-Phasen und der Entscheidungen dazwischen: Probelaufziele, Abzeichnung der Abstimmung, Go/No-Go und Hypercare-Ausstieg. Stimmen Sie ihn mit dem Lenkungsausschuss ab, bevor Sie Aufgaben schreiben.

2. Das detaillierte Runbook schreiben

   Listen Sie unter jeder Phase jede Aufgabe mit Verantwortlichem, Vorgänger, geplantem Start, Dauer und der Person auf, die die Erledigung bestätigt. Nehmen Sie auch Fachaufgaben wie Inventuren und Schlussfakturierung auf, nicht nur technische.

3. Festlegen, was wann eingefroren wird

   Schreiben Sie auf, welche Transaktionen und Stammdaten im Altsystem ab welchem Zeitpunkt stoppen und was der Fachbereich in der Zwischenzeit tut, etwa manuelle Aufträge oder Versand auf Papier.

4. Datenladung und Abstimmung planen

   Legen Sie die Reihenfolge der Ladung fest (Stammdaten, dann offene Posten und Salden), definieren Sie die Abstimmungsberichte je Objekt und benennen Sie den fachlichen Verantwortlichen, der jeden abzeichnet.

5. Go/No-Go-Kriterien und Rollback-Plan vereinbaren

   Schreiben Sie messbare Kriterien und den spätesten Zeitpunkt auf, bis zu dem ein Rollback noch möglich ist. Proben Sie die Rollback-Schritte ebenso wie den Cutover.

6. Proben und verfeinern

   Führen Sie mindestens ein vollständiges Probe-Cutover mit produktionsnahen Daten durch, messen Sie jede Aufgabe und aktualisieren Sie den Plan. Wiederholen Sie das, bis der Cutover mit Reserve ins Fenster passt.

Häufige Fehler

• Kriterien erst in der Nacht festgelegt

  Sind die Go/No-Go-Kriterien nicht vorab vereinbart, wird die Entscheidung zur Verhandlung unter Druck. Vereinbaren Sie sie Wochen vorher.

• Rein technischer Plan

  Von der IT geschriebene Cutover-Pläne übersehen Fachaufgaben wie letzte Inventuren, offene Bestellungen und Kundenkommunikation. Jeder Fachbereich braucht seine eigenen Aufgaben im Runbook.

• Kein Probelauf

  Ein Cutover, der nie zeitlich gemessen wurde, passt nicht ins Fenster. Der erste Probelauf dauert fast immer zu lange.

• Rollback als Nachgedanke

  Ein Rollback-Plan, der nie getestet wurde, ist kein Plan. Kennen Sie den Punkt ohne Rückkehr und proben Sie die Schritte davor.

ERP-Cutover-Ablauf öffnen

Öffnen Sie den Cutover-Ablauf als Ihr eigenes Diagramm, tragen Sie Ihre Go/No-Go-Kriterien an der Entscheidung ein und senden Sie ihn zur Freigabe an den Lenkungsausschuss.

ERP-Cutover-Ablauf öffnen

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Häufig gestellte Fragen

Was gehört in einen ERP-Cutover-Plan?

Die zeitlich geplante Aufgabenliste für den Wechsel vom Altsystem zum neuen ERP, mit Verantwortlichen und Abhängigkeiten, der Freeze des Altsystems, Datenextraktion, Ladung und Abstimmung, die technische Umschaltung von Schnittstellen und Jobs, Fachaufgaben wie Inventuren, Go/No-Go-Kriterien, der Rollback-Plan, die Kommunikation und die Regelungen zur Hypercare.

Wie lange dauert ein ERP-Cutover?

Das Cutover-Fenster selbst dauert meist ein Wochenende bis eine Woche, je nach Datenvolumen und danach, wie viele Standorte gleichzeitig live gehen. Die Planung und die Proben dauern mehrere Monate und beginnen schon in der Aufbauphase.

Was sind typische Go/No-Go-Kriterien?

Vom Fachbereich abgezeichnete Datenabstimmung, keine offenen Fehler der Schwere 1, eine vereinbarte Liste bekannter Probleme geringerer Schwere, geschulte Anwender, besetzter Support und besetzte Hypercare, durchgängig getestete Schnittstellen und die Bestätigung, dass ein Rollback noch möglich ist.

Was ist Hypercare nach dem Go-live?

Eine Phase intensiven Supports unmittelbar nach dem Go-live, meist vier bis acht Wochen, mit täglicher Ticket-Triage, dem Projektteam in Bereitschaft und schnellen Korrekturen. Sie endet, wenn vereinbarte Ausstiegskriterien erfüllt sind und der Support an das reguläre Betriebsteam übergeht.