كيفية التمثيل البصري لعمليات الأعمال
كيفية تمثيل عملية الأعمال بصرياً: اختر العرض الذي يجيب عن سؤالك — تسلسل أم مسؤولية أم توقيت أم استثناءات — وابنِه من مصدر واحد بدل رسم أربعة مخططات.
كيف تعمل
اكتب السؤال أولاً
جملة واحدة: عمّ سيستطيع أحدهم الإجابة بعد النظر إلى هذا؟ سؤال «أين يقضي الطلب وقته؟» وسؤال «من يعتمد الإفراج عن الدفعة؟» ينتجان مخططين مختلفين، وطرح السؤال أولاً هو ما يمنعك من إنتاج الاثنين وعدم إرضاء أي منهما.
اختر أصغر عرض يجيب عنه
أسئلة التسلسل لا تحتاج مسارات. وأسئلة المسؤولية تحتاج مسارات لا مدداً زمنية. وقاوم إضافة بُعد لمجرد أن الأداة تدعمه — فكل طبقة إضافية تكلّف القارئ انتباهاً كانت الإجابة بحاجة إليه.
ابنِه كصفوف لتصبح العروض رخيصة
في QueryChart المخطط جدول: خطوات ووصلات وأشكال وعمودا مسارات. وإضافة بُعد المسؤولية أو إزالته تعديل على عمود لا إعادة رسم، وهذا ما يجعل إنتاج عرض ثانٍ أمراً معقولاً لا مشروعاً قائماً بذاته.
ضع التوقيت على عمليات التسليم
حين يكون السؤال عن المدة، علّق على نقاط العبور بين المسارات لا على كل خطوة. فوقت الانتظار بين الفرق يفوق وقت العمل نفسه في كل عملية أعمال تقريباً، ووضع الأرقام حيث تقع الطوابير يُظهر ذلك فوراً.
أظهر الاستثناءات أو صرّح بأنك لم تفعل
إن كنت ترسم المسار السعيد وحده عن قصد — لعرض تدريبي مثلاً — فاكتب ذلك على المخطط. فالمخطط السعيد غير المُعنوَن يُستخدم لاحقاً كما لو كان العملية ذاتها، وغالباً على يد من يقرّر عدد الموظفين.
انشر رابطاً واحداً لا خمسة تصديرات
شارك المخطط بدل لصق صورة داخل عرض تقديمي. فالصور المصدَّرة هي الآلية التي تتحول بها أربعة عروض إلى أربعة إصدارات، كل واحد منها مجمّد على اليوم الذي احتاجه فيه أحدهم.
الأسئلة الشائعة
ما أفضل طريقة للتمثيل البصري لعملية الأعمال؟
ابدأ من السؤال. إن كانت الإجابة المطلوبة عن الترتيب فالمخطط الانسيابي يكفي. وإن كانت عن المسؤولية أو عمليات التسليم فاستخدم المسارات. وإن كانت عن أنماط الإخفاق فارسم المسار غير السعيد لكل قرار حتى نهاية حقيقية. وإن كانت عن الزمن فعلّق على عمليات التسليم بدل رسم شيء جديد. أفضل تمثيل هو الأصغر الذي يجيب عن السؤال المطروح، مبنياً على مصدر تستطيع إنتاج عروض أخرى منه لاحقاً.
هل ينبغي أن أستخدم BPMN لتمثيل العملية؟
فقط إذا كان هناك من يستهلكها لاحقاً. دقة BPMN — الأحداث المصنّفة والبوابات وتدفقات الرسائل — قيّمة حين يقرأ النموذجَ محركُ سير عمل أو مشروع تكامل. أما المخطط الذي يقرأه الناس فتلك الدقة ضريبة عليه: يجب تعليم الترميز أولاً، ومن لم يتعلمه يخمّن. ومعظم عمليات الأعمال تُخدَم بشكل أفضل بمسارات وأشكال بسيطة وقرارات مُسمّاة.
كيف أصنع مخطط عملية يستخدمه الناس فعلاً؟
اجعله في شاشة واحدة، وأجب عن سؤال واحد، وضعه حيث يجري العمل لا في مجلد وثائق. ثم أبقِه محدّثاً: فسبب إهمال مخططات العمليات لا يكاد يكون صعوبة الفهم أبداً، بل أن الناس تعلّموا أن المخطط متقادم. المخطط الذي يُعدَّل كلما تغيّرت العملية يُرجَع إليه، أما الذي كان مثالياً في مارس فلا.
ما مقدار التفصيل الذي يحتاجه تمثيل العملية؟
ما يكفي للإجابة عن السؤال ولا أكثر، وبمستوى تفصيل واحد متّسق. خمس عشرة إلى خمس وعشرين خطوة تسع الشاشة وتثبت في ذهن القارئ. وحين يكون هناك ما يستحق القول فعلاً فاربط عملية فرعية بدل تصغير الخط — فالمخطط الذي يحتاج تكبيراً ليُقرأ توقّف أصلاً عن كونه تمثيلاً بصرياً.