كيفية الحفاظ على مكتبة العمليات
احتفظ بمكتبة العمليات بنسخة واحدة معتمدة لكل عملية، وملكية واضحة، وبيانات تعريف قابلة للبحث، ومشغلات المراجعة، والسجل المؤرشف. اطلع على عملية QueryChart الناجحة والخطوات العملية لتطبيقها.
احتفظ بمكتبة العمليات بنسخة واحدة معتمدة لكل عملية، وملكية واضحة، وبيانات تعريف قابلة للبحث، ومشغلات المراجعة، والسجل المؤرشف.
باختصار
- تحديد السجل: استخدم المعرفات الثابتة والأسماء الثابتة والمالكين والفئات وروابط الإصدار الحالي.
- منشور التحكم: يتطلب المراجعة والموافقة قبل أن تظهر الخريطة كخريطة حالية؛ أرشيف حلت محل القضايا.
- حافظ على سلامتها: قم بمراجعة العناصر المتأخرة والروابط المعطلة والخرائط المكررة والعمليات التي تغيرت بسبب الحوادث أو الأنظمة.
كيفية الحفاظ على مكتبة العملية في الممارسة العملية
يصبح مجلد الرسوم البيانية قديمًا عندما تختلف العناوين، ويتم تداول النسخ المكررة، ويغادر المالكون. تسهل المكتبة المفيدة العثور على العملية الحالية ومعرفة متى تم فحصها آخر مرة مقابل العمل الحقيقي.
قم بإنشاء سجل بمعرف العملية والاسم والمالك والنطاق والإصدار الفعال وتاريخ المراجعة وإجراءات التشغيل القياسية ذات الصلة والحالة. انشر الروابط المعتمدة، وليس الصادرات المنفصلة، واستخدم خطوة السحب عندما تحل المراجعة محل خريطة قديمة.
راجع سير عمل عملية التحكم في المستندات
خطوة من خلال القرارات وراء كيفية الحفاظ على مكتبة العمليات.
تحديد السجل
يدخل المستند الجديد أو المتغير إلى التدفق المتحكم به بهوية ثابتة.
منشور التحكم
المراجعة والموافقة تميز الخريطة المرشحة عن النسخة المؤهلة للمكتبة.
حافظ على صحتها
يتم تحديث السجل الرئيسي والموقع الخاضع للتحكم بينما يتم سحب النسخ القديمة.
كيف تعمل
تحديد السجل
استخدم المعرفات الثابتة والأسماء المتسقة والمالكين والفئات وروابط الإصدار الحالي.
منشور التحكم
تتطلب المراجعة والموافقة قبل أن تظهر الخريطة كخريطة حالية؛ أرشيف حلت محل القضايا.
حافظ على صحتها
قم بمراجعة العناصر المتأخرة والروابط المعطلة والخرائط المكررة والعمليات التي تم تغييرها بسبب الحوادث أو الأنظمة.
أخطاء ينبغي تجنّبها
فقدان سجل القرار
إبقاء الفاعل والقرار والحالة الفعلية إلى جانب المخرجات. يصبح مجلد الرسوم البيانية قديمًا عندما تختلف العناوين، ويتم تداول النسخ المكررة، ويغادر المالكون. تسهل المكتبة المفيدة العثور على العملية الحالية ومعرفة متى تم فحصها آخر مرة مقابل العمل الحقيقي.
افتح عملية العمل
استخدم قالب عملية التحكم في المستندات المرتبطة لتكييف سير العمل مع فريقك.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
هل يجب أن تظهر كل مسودة في المكتبة؟
احتفظ بالمسودات متاحة للمتعاونين ولكن بشكل منفصل عن العمليات المعتمدة والفعالة.
ما هي البيانات الوصفية الضرورية؟
المعرف والعنوان والمالك والنطاق والحالة والإصدار الفعال والمراجعة التالية.
ماذا يحدث للخرائط القديمة؟
أرشفتها بالسجل وإزالتها من البحث العادي ونقاط الاستخدام.