數據生命週期管理流程圖
數據生命週期管理範本，涵蓋取得、核實、分類、儲存、使用、分享審批、保留、暫緩、封存及有證據的處置。
甚麼是數據生命週期管理流程
數據生命週期管理是在識別來源後，令數據責任落實的營運路徑。這個範本由新數據進入受理開始，要求在取得前記錄來源、用途及問責負責人。擷取團隊核實格式、完整性及沿革，再由數據管理專員判斷質素是否適合所述用途。獲接受的數據會被分類，並連同適當存取權及保障措施儲存。用戶其後可在已記錄背景下使用數據；任何外部或跨領域分享都要另行審查接收者、用途及最少所需欄位。使用及分享會在進入保留階段前留下紀錄，再按到期及暫緩狀態決定繼續保留、建立封存套件，或連同結果紀錄處置。
本圖管治一個數據集的路徑，不會設計遷移或建立處理管道。系統之間搬移紀錄需要透過 /yue/templates/數據遷移流程 處理對照、模擬載入、核對及回復；建立重複執行的轉換則要透過 /yue/templates/數據管道開發流程 處理程式、測試、保安、數據質素及營運交接。這些流程應承接生命週期的負責人、分類、保留及處置決定，而不是在項目計劃另立規則。業務詞彙表可以界定詞彙及分類，但不會批出存取權或批准分享。所有關卡都要按機構的數據類別、合約、政策及適用責任調整；封存及處置取決於背景，並非固定時間表上的通用終點。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 六條問責角色泳道及七個階段：取得、核實、儲存及分類、使用及分享、保留、封存及處置
- 在擷取前檢查取得數據是否有理據，再核實格式、完整性及沿革，並循環修正或隔離來源異常
- 批出存取權前完成分類及獲批儲存，保障設定未完成時不得開始使用
- 另行審查分享的接收者、用途及最少欄位，批准後留下紀錄，拒絕則只限內部使用
- 按保留期及生效暫緩判斷，再選擇封存套件或最終處置，並留下決策證據
何時使用本範本
- 團隊可以解釋數據如何收集及使用，卻無法追溯由誰決定何時封存、延長保留或處置
- 儲存、存取、分享及保留規則分開記錄，在負責人交接時出現缺口或矛盾
- 數據平台、遷移或目錄計劃需要一張生命週期圖，向交付團隊提供共同治理要求
- 核數師、客戶或內部審閱人要求證明取得用途、存取、分享、暫緩及處置受到一致管治
運作方式
盤點生命週期觸發條件
界定每個來源由甚麼事件展開受理，以及甚麼事件開始保留、檢討、封存及處置。盡量採用合約結束或帳戶關閉等業務事件，而不是只依賴建立日期。
把分類對應至管控措施
以機構分類取代圖中的通用步驟，並把每個類別連到儲存位置、存取方式、分享保障及審閱角色。標籤要讓數據提供者及用戶理解，不應只方便治理專家。
界定質素是否適用
按每個預定用途訂明所需核實證據，包括完整性、有效程度、沿革及獲接受例外。數據集可能適合一種分析而不適合另一種，所以要把使用背景連同決定記錄。
設定分享審查
列明哪些傳送屬跨領域或外部分享、由誰審查接收者及用途，以及如何證明欄位最少化、協議及傳送保障。加入清晰的不分享結果，同時不要阻礙獲准的內部使用。
由保留測試到處置
讓一項一般到期紀錄及一項受生效暫緩限制的紀錄走完整個最後階段。確認封存資料仍可擷取並受管治，處置涵蓋範圍內副本及下游儲存，而結果紀錄足以供日後審閱。
常見問題
數據生命週期管理有哪些階段？
實用生命週期會為有記錄的用途取得數據，核實格式、完整性及沿革，分類及儲存，批出受控存取權，審查分享申請，記錄使用及傳送證據，套用保留及暫緩規則，封存需要保存的紀錄，再連同結果紀錄處置合資格數據。所有階段應沿用同一負責人及分類，避免項目團隊套用互相衝突的規則。
數據保留與數據封存有甚麼分別？
保留是因指定理由及期間保存數據的決定，不論資料是否仍供日常使用。封存則是把必須保存但不需一般營運存取的數據，轉到另一種儲存安排。封存數據仍需要負責人、保安、擷取測試及最終檢討或處置路徑。只把舊紀錄搬到較便宜儲存空間，改變的是位置而不是生命週期狀態。
誰負責數據處置決定？
責任通常按職能分配，不應全交給儲存管理員。紀錄或私隱角色解讀保留、暫緩及責任要求；數據負責人確認業務需要；平台保管人則在議定系統執行處置並記錄結果。機構可以合併職責，但決策權與刪除能力仍應在流程上可分辨。
法律或調查暫緩應如何影響生命週期？
有效暫緩應停止範圍內數據的一般封存或處置，同時讓無關紀錄按正常時間表處理。記錄發出人、範圍、生效日期及解除權限，並讓保留檢查在採取行動前讀取該狀態。要求會因司法管轄區及事項而異，所以流程應連到已批准暫緩程序，而不是在圖中自行制定法律規則。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程緊接數據沿革文件流程圖之後。
它是數據治理中的其中一個步驟。
第 1 步: 數據治理營運模式範本
第 2 步: 數據治理流程圖：由問題受理到結案
第 3 步: 數據目錄流程圖：由登記到認證
第 4 步: 數據質素管理流程圖
第 5 步: 數據沿革文件流程圖
數據沿革文件流程範本，涵蓋界定輸出範圍、追查來源相依項、繪製轉換關係、核實證據及維護變更。
第 6 步: 數據生命週期管理流程圖 當前位置
數據生命週期管理範本，涵蓋取得、核實、分類、儲存、使用、分享審批、保留、暫緩、封存及有證據的處置。