合規政策豁免流程圖（由申請到到期）
合規政策豁免流程圖：指明條款、檢查外部責任與合規替代方案、設計補償措施、按權限審批、登記限時豁免，並在到期時恢復合規或重新申請。
甚麼是合規政策豁免流程圖（由申請到到期）流程
政策豁免應該由目前無法遵守的準確規則開始，而不是籠統要求彈性處理。申請人要列明政策條款、受影響人士、系統或交易、業務理由、影響及擬定結束日期。合規人員然後判斷偏離是否違反法例、監管、牌照或合約等外部責任，因為內部審批人無權免除機構不能自行支配的責任。如果有實際可行的合規方法，就應該沿該途徑關閉申請，而不是製造豁免。
這與接受企業風險不同。風險接受是在評估處理方案後權衡剩餘不確定性，可以涉及策略、營運或保安風險。政策豁免則容許暫時、有限地偏離一項內部要求，同時透過補償措施與補救維持政策目標。分別決定紀錄內容：豁免必須寫明準確條款、範圍、控制負責人、監察、審批權限和硬性到期日。它不能變成政策已不重要的證據，亦不能成為反覆設計缺陷的長期變通方法。
本圖令到期真正產生行動。控制負責人確認補償措施確實可以運作，審批人設定條件，保證或紀錄團隊登記並監察豁免。控制出現問題便把申請退回修改；到期時檢查原政策合規是否已恢復。如未恢復，機構必須讓豁免失效、上報，或讓新申請重新經過全部資格判斷。請按本身政策框架與合資格合規意見調整權限上限、禁止豁免及覆核頻率；本範本本身不能建立合規。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五條泳道（申請人／流程負責人、合規／政策負責人、控制負責人、審批權限人、保證／紀錄），橫跨申請、資格、控制與期限、審批登記、到期關閉
- 申請準確列明政策條款、範圍、原因、影響和結束日期，再由外部責任關卡拒絕企圖免除法例、監管、牌照或合約承諾的要求
- 分析豁免前先檢查實際可行的合規方法，然後評估受影響的政策目標，並設計可運作、可監察的補償措施
- 按權限傳送，並作批准、修改條件或拒絕的三向決定；每項批准都進入豁免登記冊
- 監察控制問題與日期，到期時判斷是否恢復政策合規；確實需要新豁免時必須完整重新進入流程
何時使用本範本
- 團隊在有限期間無法符合一項內部政策要求，需要受控途徑而不是口頭批准
- 豁免經電郵批准，卻沒有條款參考、補償措施、負責人或到期日
- 合規團隊要把涉及外部責任的禁止申請，與機構可以有效批准的內部偏離分開
- 審計或保證團隊發現項目或系統限制結束後仍長期運作、從未覆核的變通方法
- 政策負責人在設定管治工具前設計豁免登記冊、審批矩陣與提示
運作方式
界定合資格與禁止申請
列明哪些內部政策可能容許豁免、哪些條款絕不容許，以及由誰判斷外部責任疑問。要求申請人引用準確條款和範圍。保安豁免或合規豁免這類類別太廣，不能有效傳送與監察。
認真檢查合規替代方案
指定誰檢查標準方法、採用哪些成本或時間證據，以及為何只是麻煩並不足夠。正常途徑可行時，就沿該途徑關閉並記錄，不要在登記冊內增加不必要豁免。
圍繞政策目標設計補償措施
說明條款要達到甚麼、偏離產生哪種風險、哪些暫時措施可以降低風險、如何監察及由誰運作。承諾會小心並不是控制，亦不能在覆核時測試。
設定權限、期限與條件
按範圍、期限和影響安排審批，禁止自行批准，指定替代人員，並在適當時設最長期間。批准中必須有補救負責人及硬性到期日；只有覆核日而沒有到期日，會令一次漏掉的提示變成永久許可。
把到期當作新決定
提早通知負責人以便恢復合規。覆核時驗證控制與補救證據，不要複製舊理由。關閉已恢復事項，讓沒有支持的豁免失效；確實要延長時，重新通過外部責任與替代方案關卡。
常見問題
合規政策豁免申請應包括甚麼？
應列明準確政策和條款、受影響範圍、無法符合要求的原因、期限、影響、相關外部責任、已考慮替代方案、補償措施、控制與補救負責人、監察證據及擬定審批人。決定紀錄還應增加條件、開始與到期日、審批權限和覆核歷史。各機構要求不同，但欠缺這些具體內容便不能一致篩查、傳送或關閉申請。
政策豁免與風險接受有甚麼不同？
政策豁免容許暫時、明確偏離內部規則，並在恢復合規期間透過補償措施維持規則目標。風險接受是在評估處理後保留剩餘風險的較廣決定。兩者可能相關，但不能互換。接受風險不會自動免除政策，政策豁免亦不會消除相關風險。應連繫兩份紀錄，但分別採用各自流程與權限。
政策豁免可以免除法律或監管要求嗎？
任何內部批准都不能取消外部責任。如果偏離會違反適用法例、監管、牌照條件、法庭命令或合約，機構需要採用合規途徑，或取得責任容許範圍的合資格意見；稱為豁免並不會改變責任。由於適用情況可能不清楚，本圖寫的是未發現衝突，而不是聲稱法律合規，並把疑問交給適當覆核人。
政策豁免應持續多久？
沒有劃一期限。它不應長於已證明限制與補救計劃所需時間，並要有監察及強制決定的到期日。影響較大或期限較長的申請，通常按機構框架需要較高權限與更頻密覆核。延長不得自動發生：重新評估外部責任、替代方案、控制表現、範圍與補救，如仍有理由便形成新的審批紀錄。