如何管理 SOP 修訂

運作方式

1. 在第一條項目之前，先訂定編號方案

   一次過決定已發放的修訂用整數（1、2、3），還是用一套把草稿與已發放副本分開的主版本.次版本方案，並把規則寫下來。絕不要為修正一個舊有的不一致，而重新為一本正在運作的登記冊編號——重新編號的序列，會令每一份引用過舊編號的交叉引用、培訓紀錄與之前的審計軌跡全部失效。

2. 按風險設定檢討周期，不要用一條通用規則

   安全關鍵的 SOP 應該有比低風險 SOP 更短的周期；圖表本身的「變更是否影響安全關鍵步驟？」分支，正是套用在個別變更上的同一種分流，檢討節奏也值得用同一套邏輯。把周期寫進 SOP 的頁首本身，成為一個到期日，令它不用依賴某人記得一項政策。

3. 為整本登記冊指定一位負責人

   SOP 的作者起草它的項目，審批人為它簽署，但兩者都不對登記冊整體負責——不對逾期三週的項目負責，也不對沒有人設定檢討日期的 SOP 負責。把這份工作交給一個具名角色，通常是文件管理員或品質經理，由他們去追蹤逾期的項目。

4. 把「沒有變更」的檢討，記錄為它自己的一條項目

   當一次既定檢討確認一份 SOP 仍然正確，就把這個結論連同日期與審閱人姓名寫進登記冊，方式跟記錄一次真正的修訂一樣。一本只有在內容改動時才會增長的紀錄冊，在審核員眼中，讀起來就像一份自寫成以來沒有人看過的文件。

5. 在重複項目相撞之前先攔截它們

   起草一條新項目之前，先查核這份 SOP 是否已經有一條待處理項目——登記冊裡「修訂歷史紀錄冊是否已有這份 SOP 的待處理項目？」這個問題之所以存在，是因為兩位作者在同一份主檔上工作，常見到值得特意繞開。把變更合併，或者為項目排出先後次序，令紀錄冊永遠不用為同一份文件調解兩個候選版本號。

常見問題

SOP 的「修訂」跟它的「版本」有甚麼分別？

修訂，是一條有日期的項目——SOP 內容的一次變更，連同作者與原因一併記錄。它的版本，則是那條項目所產生的編號，印在現行已發放副本上的那個。實際上兩個詞常被當成同一回事使用，但登記冊本身是圍繞修訂來組織的：每一列是一次修訂，而版本，是最新一次修訂獲批之後 SOP 所處的狀態。QueryChart 自己的版本歷史（/features/version-control）用「版本」的方式也一樣——一次儲存所產生、帶編號、可比較的快照。

一份 SOP 應該多久檢討一次？

沒有一個適用於所有程序的單一周期——正確答案取決於這個步驟一旦失效，代價有多大。安全關鍵或面向法規的 SOP，通常一年檢討一次，甚至更頻密；低風險的行政性 SOP，兩到三年檢討一次也是安全的。比具體數字更重要的是，每一份 SOP 都要有一個檢討周期，寫進它的頁首成為到期日，而不是留給剛好發現它逾期的人。

誰應該擁有 SOP 修訂登記冊？

一個跟任何一份 SOP 的作者或審批人都不同的人——通常是文件管理員或品質經理，正是上面圖表自己一條泳道裡，負責為每一條已批准項目定案的角色。作者與審批人各自對一次修訂負責；登記冊則需要一個人對整體負責：追蹤逾期的檢討、攔截重複的項目，並保持編號方案穩定。

一次沒有發現需要變更的檢討，仍然算數嗎？

算數，而且需要它自己的紀錄去證明。審核員抽查一本修訂登記冊時，找的是檢討有沒有按時發生的憑證，不是 SOP 有沒有改動的憑證——一份寫得正確的程序，理應維持多年不變。把檢討日期與「不需要變更」這個結論，記錄成一條有日期的項目，否則兩次修訂之間的空白，讀起來會像疏忽，而不是穩定。

這跟追蹤 SOP 每一次個別變更有甚麼分別？

追蹤個別變更，是項目層面的事：改了甚麼、誰改的、取代了甚麼，這是 /yue/guides/如何追蹤sop的變更 討論的主題。管理 SOP 修訂，則是登記冊層面的事：每一條項目都要跟從的編號方案、每份 SOP 到期檢討的周期，以及其中任何一環出岔子時的具名負責人。一本登記冊可以把每一次個別變更都記錄得完美無瑕，卻仍然因為沒有人擁有那份時間表而管理得很差。本頁以外更完整的一套管治做法，見 /yue/guides/sop版本控制最佳做法。