مخطط انسيابي لعملية التفتيش على السلامة (رصد الأخطار في الموقع)

ما هي مخطط انسيابي لعملية التفتيش على السلامة (رصد الأخطار في الموقع)؟

التفتيش على السلامة نظرة مخطط لها في منطقة حقيقية والعمل جارٍ فيها فعلاً، يقوم بها شخص مهمته السلامة لا الإنتاج. والمُطلِق هو موعد حالّ في برنامج التفتيش، والتواتر الذي يقف خلف ذلك الموعد حكمٌ على المخاطر: فالمناطق الأكثر تغيّراً، أو الأشد إيذاءً للناس، تُجال فيها الجولات أكثر من غيرها. ويتابع المخطط أدناه جولة واحدة من ذلك الموعد إلى إقفال الدورة: قائمة الفحص المختارة للمنطقة والإجراءات المفتوحة المنقولة من المرة السابقة، ثم الجولة نفسها والمشغّل يشرح كيف تجري المهمة في الواقع، وكل ملاحظة تُقيَّم ثم تُعالَج في الحال أو تتحول إلى إجراء بمسؤول بالاسم، ثم التقرير الصادر إلى المنطقة، ثم العمل المنفَّذ والمتحقَّق منه في الموقع لا على الورق، ثم النتائج مجموعةً في اتجاه تقرؤه لجنة السلامة.

هذا تفتيش مخطط له واستباقي. ولا شيء في هذا المخطط يبدأ من إصابة أو انسكاب أو آلة متضررة: فالحدث الذي وقع فعلاً مكانه الإبلاغ عن حوادث العمل والتحقيق الذي يليه، وكلاهما يبدأ من بلاغ لا من موعد في برنامج. وهو ليس كذلك جولة الترتيب والحالة الدورية التي يجريها مشرف وممثل للعاملين على منطقتهما، فتلك مسح أوسع وأخف يقوده الخط التنفيذي؛ أما هذا فهو تفتيش الأخطار الذي تقوده السلامة والصحة المهنية ويحمل فرع إيقاف العمل. والطريقان يلتقيان عند سجل الإجراءات، حيث تنال الملاحظةُ الآتية من أي منهما مسؤولاً وموعداً وتحققاً بالطريقة نفسها. عامِل المخطط باعتباره نقطة انطلاق تكيّفها وفق إجراءاتكم وأنظمة بلدكم ومراجعة شخص مؤهل. فهو يصف عملية؛ ولا يجعل أحداً ممتثلاً، ولا يحل محل نظام عمل آمن خاص بالموقع.

ثلاثة قرارات تحمل العملية. يأتي «هل يوجد خطر وشيك على أحد الآن؟» أولاً لأنه قرار في الوقت لا في الجسامة، ولأنه يقع بين مسؤول السلامة الذي يطرحه ومشرف المنطقة الذي يوقف المهمة فعلاً: فمن يملك صلاحية إيقاف الإنتاج هو من رُسم القرار في مساره. و«هل يمكن إزالة الخطر؟» هو الموضع الذي يدخل فيه هرم الضوابط إلى المخطط، إذ يوجّه الملاحظة إما إلى الصيانة بوصفها حلاً هندسياً، وإما راجعةً إلى المشرف بوصفها ضابطاً مؤقتاً بتاريخ انتهاء، وهذا ما يمنع تسجيل لافتة وحديث سلامة قصير باعتبارهما حلاً. أما «هل الخطر مضبوط فعلاً؟» فيقع بعد التحقق في الموقع، ويعود بالحلقة إلى قرار الإزالة نفسه متى لم ينجح الضابط، حتى تضطر الملاحظة المغلقة إلى النجاة من نظرة ثانية قبل أن يُسمح للسجل بتصديقها.

ما الذي يغطيه هذا المخطط

في هذا القالب

• خمسة مسارات (مسؤول السلامة والصحة المهنية، ومشرف المنطقة، والمشغّل، والصيانة، وإدارة الموقع) عبر ست مراحل: الجدولة والتحضير، والجولة والملاحظة، والتأمين الفوري، والتقييم والإسناد، والمعالجة والتحقق، والتقرير والمراجعة
• حلقة سير لا خط مستقيم: «هل رُصد خطر أو تصرّف غير آمن؟» يُطرح من جديد عند كل ملاحظة، وتعود المعالجة في الحال والإجراء المسجَّل كلاهما إلى «السير في المسار وفق قائمة الفحص» حتى يكتمل المسار
• «هل يوجد خطر وشيك على أحد الآن؟» مفصولاً عن تقييم المخاطر، مع فرع إيقاف يسلّم مشرف المنطقة «إيقاف المهمة وتأمين المنطقة» قبل أن يُكتب أي شيء أو يُعطى درجة
• هرم الضوابط مجسَّداً: «هل يمكن إزالة الخطر؟» يفصل حلاً هندسياً يُفتح على أمر عمل في مسار الصيانة عن ضابط مؤقت بتاريخ انتهاء في مسار المشرف، ويلتقي الفرعان في سجل إجراء واحد
• إغلاق يُتابَع ثم يُدقَّق: «هل أُغلق الإجراء في موعده؟» يرسل الإجراء المتأخر إلى إدارة الموقع لتحديد موعد جديد، و«هل الخطر مضبوط فعلاً؟» يعيد الضابط الذي لم ينجح إلى قرار الإزالة
• ثلاثة سجلات تنتجها الدورة، هي الملاحظة بصورتها وموقعها، والإجراء المسجَّل بمسؤوله وموعده، وتقرير التفتيش الصادر إلى المنطقة، وهي تغذّي اتجاهاً تقرؤه لجنة السلامة بحثاً عن خلل نظامي

متى تستخدم هذا القالب

• تكتب إجراء تفتيش أو تعيد كتابته وتحتاج صورة واحدة لمن يقوم بالجولة، ومن يوقف العمل، ومن يعالج، ومن يتحقق
• الجولات تجري لكن الملاحظات لا تُغلق، وتحتاج أن ترى أين يتعثّر السجل: عند المسؤول أم عند الموعد أم عند التحقق
• تنتقلون من قائمة فحص ورقية إلى تطبيق للسلامة والصحة المهنية وتريدون الاتفاق على العملية قبل ضبط تصنيفات الأخطار ودرجات المخاطر ومسارات الإجراءات
• سأل المدققون كيف تُقيَّم الأخطار المرصودة في الجولات وتُسنَد وتُغلق، والجواب الحالي مجلد من قوائم فحص موقّعة
• تتكرر الملاحظات نفسها في المناطق نفسها، فصارت مراجعة الاتجاه والإجراء التصحيحي على النظام بحاجة إلى أن تكون خطوات مرسومة لا نوايا حسنة

كيف تعمل

1. أعد تسمية المسارات بأدواركم

   استبدل بمسؤول السلامة والصحة المهنية، ومشرف المنطقة، والمشغّل، والصيانة، وإدارة الموقع الأدوارَ الموجودة فعلاً في موقعكم. ففي المواقع الصغيرة كثيراً ما يكون مسؤول السلامة والمدير شخصاً واحداً: ادمج المسارين بدل رسم تسليم لا يحدث قط، وأضف مساراً للمقاولين إن كان في المنطقة مقاولون.

2. حدّد التواتر وقائمة المُطلِقات

   دوّن ما الذي يقرر تواتر تفتيش كل منطقة، كدرجة مخاطرها وسجل حوادثها ومقدار ما يتغير فيها، ثم اسرد الأحداث التي تقدّم موعد التفتيش: معدة جديدة، أو طريقة عمل متغيّرة، أو شكوى، أو زيارة جهة تنظيمية. وسجّل الأساس في البرنامج نفسه ليبقى بعد تغيّر مسؤول السلامة.

3. عرّف الخطر الوشيك بكلماتكم أنتم

   فرع إيقاف العمل لا يصلح للاستعمال إلا إذا اتفق الناس على ما يُطلقه. اكتب اختباراً قصيراً على القرار، وسمِّ من يجوز له إيقاف مهمة ومن يجوز له اعتماد النفقة اللازمة لاستئنافها بأمان، وبيّن ما يحدث لبقية الجولة أثناء تأمين المنطقة. فالغموض هنا بالذات هو ما يحوّل الإيقاف إلى نقاش.

4. ضع مصفوفة المخاطر لديكم على خطوة التقييم

   استبدل بخطوة التقييم العامة سلّم الجسامة والاحتمالية الذي تستعملونه أصلاً، وبيّن ما يوجبه كل نطاق: أي الدرجات تستلزم ضابطاً مؤقتاً في اليوم نفسه، وأيها يضع موعداً بالأيام لا بالأسابيع، وأيها يُرفع فوراً إلى الإدارة. فاختلاف مفتّشَين في تقييم الخطر نفسه هو أول ما ينبغي إصلاحه.

5. اتفقوا على هرم الضوابط وقواعد التدابير المؤقتة

   قرّر من يجوز له قبول ضابط أدنى من الإزالة أو الحل الهندسي، وسجّل ذلك التسويغ على الإجراء بدل تركه في حديث عابر. وامنح كل ضابط مؤقت تاريخ انتهاء ومسؤولاً بالاسم عن الحل الدائم، حتى لا يصير حاجز وحديث سلامة قصير هما الجواب صامتاً طوال السنتين القادمتين.

6. صُغ قاعدة الإغلاق والتحقق

   بيّن من يجوز له إغلاق إجراء، وأي دليل يتطلبه الإغلاق، وهل يلزم أن يراه من رفع الملاحظة. وحدّد مسبقاً مسار التصعيد للإجراءات المتأخرة: كم يوماً من التأخير، وإلى من تُرفع، وماذا يحدث عند التأخر مرة ثانية. ثم قرّر كيف يعيد التحققُ الفاشل فتحَ الملاحظة بدل أن يعيد صياغتها فحسب.

7. جرّبه على جولة تفتيش حقيقية

   خذ جولتين أو ثلاث جولات مكتملة، واحدة سارت بسلاسة وأخرى أُوقفت فيها مهمة أو صُعِّدت ملاحظة أو أُعيد فتحها، وتتبّعها عبر المخطط. فأي خطوة يصفها الناس وليست مرسومة، أو مرسومة لكنها تُقفَز عملياً، هي الملاحظة الجديرة بالتصرف قبل نشر المخطط.

الأسئلة الشائعة

ما خطوات عملية التفتيش على السلامة؟

يحلّ موعد التفتيش في برنامج السلامة، فيختار مسؤول السلامة قائمة الفحص الخاصة بتلك المنطقة ويسحب الإجراءات المفتوحة من الزيارة السابقة، ويُتفق على موعد مع المشرف حتى تجري الجولة والعمل قائم. وفي أثناء الجولة تُختبر كل ملاحظة مرتين: أهي خطر وشيك، فتوقف المهمة وتؤمَّن المنطقة أولاً، ثم كيف تُقيَّم في الجسامة والاحتمالية. وكل ما يمكن معالجته في الحال يُعالَج ويُؤكَّد زواله هناك؛ وما عداه ينزل في هرم الضوابط، إما إلى الصيانة بوصفه حلاً هندسياً وإما إلى المشرف بوصفه ضابطاً مؤقتاً بتاريخ انتهاء، ويُسجَّل إجراءً بمسؤول وموعد. ثم تُستأنف الجولة حتى يكتمل المسار. ويصدر التقرير إلى المنطقة، ويُنفَّذ العمل ويُتابَع إن تأخر، ويُتحقق من المعالجة في الموقع، وتُجمع الملاحظات المغلقة في اتجاه تقرؤه لجنة السلامة.

ما الفرق بين التفتيش على السلامة والتدقيق وتقييم المخاطر؟

التفتيش ينظر في الأحوال والسلوك في مكان مادي وفي لحظة بعينها: أموجود الحاجز الواقي، أخالٍ الممر، أمعلَّق التصريح، أتُؤدّى المهمة كما خُطط لها. أما التدقيق فينظر في نظام الإدارة لا في موقع العمل، ويعاين السجلات ويجري المقابلات ليختبر هل العملية التي وصفها الناس هي العملية التي يشغّلونها فعلاً. وتقييم المخاطر يجري قبل العمل ليقرر أي ضوابط تحتاجها المهمة أصلاً، وهو الوثيقة التي يقيس التفتيش الواقع عليها. والثلاثة يغذّي بعضها بعضاً: فملاحظة تفتيش تتكرر باستمرار دليل يستخدمه التدقيق، وتفتيش يكشف خطراً لم يقيّمه أحد يعيد تقييم المخاطر إلى المراجعة.

من ينبغي أن يقوم بالتفتيش على السلامة، وكم مرة؟

يرسم هذا المخطط تفتيشاً يقوده شخص مكلَّف بالسلامة، يسير مع المشرف ومع من يؤدّون العمل، لأن الملاحظة والتقييم كليهما يتحسنان حين يكون من يشغّل المهمة طرفاً في الحديث. والتواتر قرار مبني على المخاطر لا رقم ثابت. فمعيار ISO 45001:2018 يتركه للمنظمة، ويشترط في البند 9.1 أن تحدد ما يلزم رصده وقياسه، وبأي طرائق، ومتى يُنفَّذ الرصد ومتى تُحلَّل النتائج. وعملياً تضع المواقع فترة أساسية بحسب مخاطر المنطقة، ثم تقدّم مواعيد التفتيش عند مُطلِقات مثل معدة جديدة أو طريقة عمل متغيّرة أو حادثة أو شكوى. كما توجد في معظم الأنظمة القانونية واجبات فحص وتفتيش نظامية لمعدات وأخطار بعينها تفرض تواترها الخاص، فتحقق مما يسري حيث تعملون.

ماذا ينبغي أن يتضمنه سجل التفتيش على السلامة؟

ما يكفي ليتصرف بناءً عليه من لم يكن حاضراً، وليعرف لاحقاً هل نجح ذلك التصرف. فلكل ملاحظة: أين كانت، وما الذي شوهد، وصورة، ونوع الخطر، وتقييم المخاطر، والمعيار أو تقييم المخاطر الذي خالفته. ولكل إجراء: مسؤول واحد بالاسم، وموعد مشتق من التقييم، والضابط المختار وموضعه في هرم الضوابط، وهل يوجد تدبير مؤقت يمسك المخاطرة في الأثناء. وللإغلاق: الدليل، ومن تحقق منه في الموقع، والتاريخ. ثم تحمل الجولة ككل من قام بها، ومتى، وأي نسخة من قائمة الفحص استُعملت، وأي مناطق غُطّيت، وأي إجراءات مفتوحة رُحّلت. واحتفظ بالملاحظة والإجراء سجلين منفصلين، لأن المعالجة في الحال تنتج ملاحظة بلا إجراء، بينما قد تنتج ملاحظة نظامية واحدة عدة إجراءات.

لماذا تظل ملاحظات التفتيش على السلامة تُفتح من جديد؟

غالباً لأن الضابط المختار كان الأرخص المتاح لا الأعلى الذي كان سينجح. ويرتب معيار ISO 45001:2018 المستويات في البند 8.1.2: أزل الخطر، ثم استبدل به ما هو أقل خطورة، ثم طبّق الضوابط الهندسية وأعد تنظيم العمل، ثم الضوابط الإدارية بما فيها التدريب، ومعدات الوقاية الشخصية أخيراً. والملاحظة المغلقة بلافتة وحديث سلامة قصير ووعد تقع في أسفل تلك القائمة، فتصير معتمدة على أن يتذكر الجميع إلى الأبد. والسبب الثاني الإغلاق بكلمة المسؤول، وهو ما يجعل السجل يبدو مكتملاً والخطر لم يُمس؛ ولهذا يتحقق هذا المخطط في الموقع ويعيد التحقق الفاشل إلى قرار الإزالة. والسبب الثالث معاملة التكرار على أنه مشكلة منطقة، بينما الملاحظة نفسها في ثلاث مناطق مشكلة تصميم أو شراء أو تدريب أو جدولة.