訴訟保全流程圖：範圍、通知、保存與解除

甚麼是訴訟保全流程圖：範圍、通知、保存與解除流程

訴訟保全難在執行，因為相關資料分散在人員、裝置、郵箱、協作空間、業務應用程式及日常刪除計劃。本圖由潛在爭議或調查被報告開始，記錄法律顧問的保全決定，建立保管人與資料來源圖，追蹤確認和技術保存行動，並持續覆核，直至法律顧問解除保全。

本範本是一套可自訂的協調工作流程，不構成法律意見，亦不判斷保存責任何時產生。這取決於事實、適用法律與法律顧問的判斷。圖中由法律顧問發出範圍及解除指示，由法律營運、保管人、資訊科技和檔案團隊執行。請按自身環境調整報告渠道、升級時間、資料來源清單、技術行動、覆核頻率及解除控制。

本流程圖涵蓋的內容

本範本包含

• 五條角色泳道由事項負責人和法律團隊延伸至保管人及資訊科技或檔案管理，貫穿觸發、範圍、通知、保存與解除
• 法律顧問授權關口可要求補充事實或記錄毋須保全，但不在圖中加入一項普遍法律判斷標準
• 反覆核定問題、日期、保管人與系統，其後送達通知、催收確認並執行技術保存行動
• 處理保存例外並定期覆核，只有法律顧問解除保全並恢復已批准資料管理計劃後才結束

何時使用本範本

• 保全指示經電郵發出，沒有一處可以同時看到保管人、系統、確認與例外
• 法律團隊依賴資訊科技暫停刪除，但要求範圍沒有轉換成可實施的系統描述
• 長期事項沿用過時的保管人名單，職位轉變與新資料來源沒有得到覆核
• 你們希望在選擇工具前先清楚法律顧問、法律營運、檔案管理與技術管理員之間的交接

運作方式

1. 指定獲授權觸發路徑

   寫明誰接收潛在爭議或調查、如何通知法律顧問，以及原始觸發材料存放在哪裡。法律顧問應按機構處理的事項制定判斷條件和升級要求。

2. 建立可執行的資料來源清單

   用實際營運的電郵、訊息、檔案、裝置、備份及業務應用程式換走一般系統。既指定了解內容的業務負責人，也指定可以實施保存的管理員。

3. 設計通知與確認追蹤

   使用法律顧問批准的通知文本，確定確認機制，並指定提示與升級負責人。把入職、離職及職位轉變納入更新規則，不可把首批名單當作永久名單。

4. 記錄技術行動與例外

   為每項資料來源記錄要求行動、管理員、完成日期、確認及限制。未解決的限制應交回法律顧問評估，不可藏在狀態備註。

5. 設定覆核與解除控制

   確定定期覆核頻率，並列出觸發提前覆核的事項事件。範圍改變與解除應由法律顧問批准，再由資訊科技與檔案團隊確認恢復哪些既定計劃。

常見問題

訴訟保全流程有甚麼步驟？

實用流程會登記潛在事項與已知事實，取得法律顧問指示，界定問題、日期、保管人及資料來源，送達通知並追蹤確認，執行保存行動，記錄及升級例外，定期和按事項轉變覆核範圍與繼續保存的需要，並在恢復已批准刪除計劃前記錄法律顧問的解除。

誰應負責訴訟保全？

責任通常由多個職能共同承擔。法律顧問決定法律範圍及是否繼續；法律營運協調登記冊、通知與確認；保管人遵從指示並識別資料來源；資訊科技和檔案人員實施系統行動。機構應指定真實角色，並區分發出與執行指示。

訴訟保全應多久覆核一次？

本範本沒有通用週期。請按事項持續時間與風險設定頻率，並加入訴求轉變、新締約方、員工離職或系統遷移等事件觸發。每次覆核應由法律顧問確認範圍及繼續保存的需要。

本流程圖是否判斷何時依法需要保存？

不判斷。它由事實被報告開始，把決定交給法律顧問。觸發條件、範圍與期限因事項及司法管轄區而異，應取得合資格法律意見。本圖用於執行並記錄已發出的指示。