爭議解決流程圖（由接收到履行完成）
爭議解決流程圖：登記通知與限期、保存相關資料、評估事實及途徑、嘗試直接解決、管理所選正式程序、執行結果責任並關閉案件。
甚麼是爭議解決流程圖（由接收到履行完成）流程
爭議最初幾日如果只用來決定由誰負責，之後就會更難管理。通知可能帶有合約答覆限期，證據散落在個人郵箱和業務系統，早期商業溝通如果沒有議定權限和目標亦可能損害機構立場。本圖由統一接收紀錄開始，判斷是否需要緊急意見或臨時措施，保存相關資料，確認日期及通知形式，並在選擇解決途徑前完成事實與選項評估。
流程保持司法管轄區中立，亦不代替法律策略。直接商議、管理層上報、調解、仲裁、訴訟及行業機制的規則並不相同，合約或適用法例還可能規定次序。因此正式途徑要求團隊根據爭議條款及最新合資格意見，而不假設調解必經或某個審裁機構較好。本圖亦不保證達成和解：直接條款未能議定便繼續；正式案件尚未結束時，就持續更新策略和里程碑直至有結果。
解決並不等於和解簽署日或裁決日。付款、交付、整改、保密、解除、申報或業務改動仍可能未完成，亦不能因為聆訊結束就自動解除資料保存。最後階段記錄結果的批准權限與責任，指定每項行動，核實完成，按適用保存規則關閉案件，並把經驗帶回合約與業務。請讓合資格顧問按案件調整通知、保密特權、保存、審裁機構和關閉步驟。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五條泳道（案件負責人／業務、法律／顧問、決定權限人、對方／中立方、紀錄／營運），橫跨接收、保存與評估、解決策略、正式途徑及關閉
- 立即判斷是否需要緊急保護意見，然後按比例保存資料、收集事實，並確認答覆和通知限期
- 在「是否值得嘗試直接解決？」之前評估案情、風險承擔、目標與選項，令獲授權建議有清晰商業目的
- 分別設定直接解決決定及合約或正式途徑，包括必要上報或輔助程序、持續案件里程碑，以及直至爭議獲解決或裁定的循環
- 記錄結果，分配並追蹤和解或裁定責任，確認履行，受控解除保存措施，並記錄經驗
何時使用本範本
- 客戶、供應商、合作方或其他對方發出權利主張、拒絕或正式通知，要迅速確立負責人
- 合約通知限期與爭議條款靠電郵追蹤，可能遺漏答覆或上報步驟
- 業務團隊在沒有書面授權、目標或可提方案紀錄下直接商議
- 法律、財務與營運需要共同查看證據、外部顧問、撥備、里程碑及結果責任
- 已關閉爭議仍有和解行動未完成，或經驗從未回饋至合約草擬與業務控制
運作方式
圍繞通知條款建立接收
記錄各方、主張、合約、渠道、接收日、答覆日、爭議條款、適用法律和即時業務影響。指定緊急性覆核人及案件負責人，避免讓收件箱成為案件持有人。
與顧問共同調整保存範圍
識別可能涉及相關資料的保管人、系統、紙本文件和例行刪除，再發出並監察適合案件和審裁機構的適度保存指示。不要把這個通用方格當成已履行所有法律保存責任的結論。
設定直接建議權限
指定誰可以作業務讓步、批准金額範圍及接受非金錢條件。在接觸對方前記錄目標與授權界線，避免把探索性溝通誤作獲授權協議。
取代正式途徑預留步驟
加入合約、審裁機構和最新意見要求的步驟：通知、管理層上報、調解、仲裁、狀書、證據交換、聆訊或其他里程碑。按需要指定外部顧問與保險通知，但不假設每項爭議都適用。
關閉責任而不只是案件
列出結果內每項付款、解除、交付、整改、申報與保密行動，並指定負責人和限期。在解除保存或關閉紀錄前核實完成，再把具體經驗回饋至合約條款、培訓或業務控制。
常見問題
爭議解決主要有哪些階段？
可採用的業務次序是接收及緊急判斷；資料保存與事實收集；確認通知和答覆要求；評估案情、風險承擔及目標；在適當情況作獲授權的直接解決嘗試；選擇合約或正式途徑；完成必要上報、調解或案件步驟；記錄和解或裁定；執行所有結果責任；最後受控關閉。可用途徑、限期與法律效果取決於合約、審裁機構及司法管轄區。
所有爭議都必須先調解再仲裁或訴訟嗎？
不是。有些合約或程序規則要求分級上報或調解，有些把它設為可選，另一些案件需要緊急濟助或不同途徑。即使不是強制，調解亦可能有用，但決定取決於時間、目標、成本、可執行性和最新意見。選擇前應閱讀爭議條款及適用規則。本範本令檢查可見，但不指定調解或任何審裁機構。
爭議資料應在何時保存？
當重大爭議、主張或程序已可合理預見時，應迅速考慮保存，但觸發標準與範圍不同。合資格顧問應界定相關主題、保管人、系統、期間和審裁機構要求，再監察遵行及改變。須按比例並合法保存，包括私隱與存取限制。本圖把保存放在早期，因為討論策略時例行刪除仍會繼續；它並不聲稱通用指示符合所有責任。
爭議案件何時可以關閉？
所選途徑下的結果已足夠確定、所有責任都有負責人、完成情況已核實、費用與收回款項已核對、紀錄保存已設定，並由顧問確認能否解除保存措施後，才可以關閉。記錄經驗時仍須保護享有特權或保密的分析。已簽和解如果仍有款項未付或整改未完成，只是等待履行的協議，並非業務上已關閉的爭議。